Cualquier documento mayor de 15 MB no será aceptado.
Dónde encontrar documentos
- En tu barra lateral, ve a Documentos
- Desde aquí puedes acceder a:
- Públicos
- Internos
- Empleados
- Enviar en masa
- Plantillas de documentos
- Papelera
Documentos Públicos
En la sección "Público", puedes subir documentos públicos para que toda la empresa los vea. Si los haces públicos, todos los empleados podrán verlos.
Para subir nuevos documentos:
- Haz clic en Subir Archivos en la esquina superior derecha
- Arrastra y suelta el documento
- Haz clic en Subir Archivos
Puedes elegir si los empleados verán el documento o no haciendo clic en el ojo
Al hacer un documento visible para los empleados, puedes elegir si serán notificados o no.
Documentos Privados
En la sección "Privado", puedes gestionar los documentos internos de la empresa. Solo los empleados con permisos pueden acceder a este espacio.
Cómo subir o enviar a la papelera documentos privados
- Abre la carpeta en la que deseas agregar documentos
- Haz clic en Subir archivos en la esquina superior derecha
- Arrastra y suelta el documento
- Selecciona una carpeta
- Activa el interruptor si deseas solicitar firma electrónica
- Haz clic en Subir archivos
Cómo eliminar un documento
- Haz clic en (..)
- Selecciona Mover a la papelera
Si los archivos fueron eliminados en los últimos 30 días, pueden ser recuperados. Si fueron eliminados hace más de 30 días, la recuperación ya no es posible.
El administrador puede ir a Archivos → Papelera para recuperar los archivos desde allí.
Cómo eliminar un documento de forma permanente
Para eliminar un archivo de forma permanente, navega a la sección de papelera, selecciona el archivo y elige la opción para eliminarlo permanentemente.
Documentos de Empleados
En la sección "Documentos de Empleados", puedes aplicar varios filtros para encontrar documentos fácilmente. Esta función te permite localizar documentos para todos los empleados que gestionas, acceder a ellos directamente o realizar acciones como cambiar visibilidad, enviarlos a la papelera, descargar, mover o enviar recordatorios de firma, ya sea de forma individual o en masa.
Documentos de Vista Previa
Puedes abrir y leer documentos directamente en Factorial, sin descargarlos ni abrirlos en otra aplicación. El visor de documentos admite los siguientes tipos de archivos:
- Archivos PDF
- Imágenes
- Documentos de Word (.docx)
- Hojas de cálculo de Excel (.xlsx)
- Archivos CSV (.csv)
Cuando abres un documento, puedes:
- Acercar y alejar usando los botones – y + o el menú de porcentaje de zoom
- Descargar el archivo usando el ícono de descarga
- Moverte entre documentos usando las flechas junto al contador de documentos
La vista previa de documentos está disponible tanto para administradores como para empleados en todas las empresas.
Cuando un archivo CSV es muy grande, la vista previa solo muestra las primeras 1,000 filas. Para ver el archivo completo, haz clic en Descargar en la parte inferior del visor.
Enviar en Masa
Puedes enviar varios tipos de documentos en masa utilizando nuestros diferentes flujos de trabajo: recibos de sueldo, el mismo archivo para todos, archivos personales, y plantillas de documentos. Puedes elegir dividir el PDF en documentos separados, dejarlos sin cambios o combinarlos en un solo documento.
El selector de empleados clasifica a los empleados según una puntuación de coincidencia calculada a partir del texto extraído de cada archivo (nombre, apellido, ID), mostrando primero a la persona más probable, y muestra etiquetas para las coincidencias más fuertes. Esto funciona tanto en Archivos personales como en Recibos de sueldo.
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Crear carpetas y subcarpetas
Para agregar una carpeta
- Ve a Configuración
- En General, abre Documentos
- Selecciona el espacio donde deseas agregar una nueva carpeta (Empleado, Privado o Público)
- Haz clic en + Nueva carpeta para agregar una nueva
Para agregar una subcarpeta
- Abre una carpeta de tu preferencia
- Haz clic en + Nueva carpeta
- Se creará una subcarpeta dentro de la carpeta principal
Para agregar información extra a tus documentos, puedes aplicar Campos personalizados a cada carpeta y subcarpeta.
Plantillas de Documentos
Las Plantillas de Documentos te ahorran tiempo en la gestión de documentos de empleados. Esta función te permite enviar el mismo documento a múltiples empleados sustituyendo automáticamente la información personal en cada documento final usando variables.
