Documentos com mais de 15 MB não serão aceitos.
Onde encontrar documentos
- No menu lateral esquerdo, acesse Documentos.
- A partir daqui você pode acessar:
- Público
- Privados
- Colaboradores
- Distribuir arquivos
- Modelos
- Lixeira
Documentos Públicos
Na aba Público, você pode enviar documentos públicos para toda a empresa visualizar. Se você tornar os documentos públicos, todos os colaboradores poderão vê-los.
Para enviar novos documentos:
- No menu lateral esquerdo, acesse Documentos → Público.
- Clique em Carregar arquivos no canto superior direito.
- Arraste e solte o documento.
- Clique em Carregar Arquivos.
Você pode escolher se os colaboradores verão o documento ou não, clicando no ícone de olho nos (…).
Ao tornar um documento visível para os colaboradores, você pode escolher se eles serão notificados ou não.
Documentos Privados
Na aba Privados você pode gerenciar os documentos privados da empresa. Somente colaboradores com permissões podem acessar este espaço.
Como carregar ou enviar para a lixeira documentos privados
- No menu lateral esquerdo, acesse Documentos → Privados.
- Abra a pasta na qual deseja adicionar documentos.
- Clique em Carregar arquivos no canto superior direito.
- Arraste e solte o documento.
- Selecione uma pasta.
- Ative a opção se desejar solicitar uma assinatura eletrônica.
- Clique em Carregar arquivos.
Como excluir um documento
- Clique em (...)
- Selecione Mover para a lixeira.
Se os arquivos foram excluídos nos últimos 30 dias, eles podem ser recuperados. Se foram excluídos há mais de 30 dias, a recuperação não é mais possível.
O administrador pode acessar Documentos → Lixeira para recuperar os documentos de lá.
Como excluir um documento permanentemente
Para excluir um arquivo permanentemente, acesse aa aba lixeira, selecione o arquivo e escolha a opção para excluí-lo permanentemente.
Documentos dos colaboradores
Na aba Colaboradores, você pode aplicar diversos filtros para encontrar documentos com facilidade. Esse recurso permite localizar documentos de todos os colaboradores que você gerencia, acessá-los diretamente ou realizar ações como alterar a visibilidade, mover para a lixeira, baixar, mover ou enviar lembretes de assinatura, individualmente ou em massa.
Visualizar documentos
Você pode abrir e ler documentos diretamente na Factorial, sem precisar baixá-los ou abri-los em outro aplicativo. O visualizador de documentos é compatível com os seguintes formatos:
- Arquivos PDF
- Imagens
- Documentos do Word (.docx)
- Planilhas do Excel (.xlsx)
- Arquivos CSV (.csv)
Ao abrir um documento, você pode:
- Aumentar ou diminuir o zoom usando os botões – e + ou o menu de porcentagem de zoom.
- Baixar o arquivo clicando no ícone de download.
- Navegar entre os documentos usando as setas ao lado do contador de documentos.
A visualização de documentos está disponível para administradores e colaboradores em todas as empresas.
Quando um arquivo CSV é muito grande, a visualização exibe apenas as primeiras 1.000 linhas. Para acessar o arquivo completo, clique em Baixar, na parte inferior do visualizador.
Distribuir arquivos
Você pode enviar diversos tipos de documentos em massa usando nossos diferentes fluxos de trabalho: holerites, envio do mesmo arquivo para todos, arquivos pessoais e modelos de documentos. Você pode optar por dividir o PDF em documentos separados, deixá-los inalterados ou combiná-los em um único documento.
O seletor de colaboradores classifica as pessoas de acordo com uma pontuação de correspondência calculada com base no texto extraído de cada arquivo, considerando informações como nome, sobrenome e identificador. Os colaboradores com maior probabilidade de correspondência aparecem primeiro, com etiquetas que destacam as correspondências mais relevantes.
Esse recurso está disponível em Arquivos pessoais e Holerites.
Criar pastas e subpastas
Para adicionar uma pasta
- No menu lateral esquerdo, acesse Configurações.
- Em geral, abra Documentos.
- Selecione o espaço onde deseja adicionar uma nova pasta (Público, Privado ou Colaborador).
- Clique em + Nova pasta para adicionar uma nova.
Para adicionar uma subpasta
- Abra uma pasta de sua preferência.
- Clique em + Nova pasta
- Uma subpasta será criada dentro da pasta principal.
Para adicionar informações extras aos seus documentos, você pode aplicar campos personalizados a cada pasta e subpasta.
Modelos de documentos
Os modelos de documentos economizam tempo no gerenciamento de documentos de colaboradores. Esse recurso permite enviar o mesmo documento para vários colaboradores, substituindo automaticamente as informações pessoais em cada documento final por meio de variáveis.
