Crie processos de onboarding consistentes e personalizados para novos colaboradores com as políticas de onboarding. Use condições para adaptar as tarefas com base no catálogo de cargos, local de trabalho ou entidade legal e acompanhe o progresso dos novos colaboradores em um único quadro Kanban.
Visão geral
A seção Onboarding, em Configurações, permite que os administradores criem e gerenciem políticas de onboarding para novos colaboradores.
Uma política define as etapas, tarefas e responsáveis pelas quais um novo colaborador passa durante o onboarding. Você pode usar condições para fazer com que a mesma política se adapte a diferentes cargos do catálogo de cargos, locais de trabalho ou entidades legais.
Os status das tarefas também refletem se a ação necessária foi realmente concluída na Factorial. Isso oferece aos administradores uma visão mais confiável do progresso do onboarding de cada pessoa.
Quando e por que usar
Use as políticas de onboarding quando quiser:
- Padronizar a experiência de onboarding em toda a organização
- Personalizar o onboarding com base no cargo, equipe, local de trabalho ou outros atributos de cada novo colaborador
- Evitar criar e manter várias versões do mesmo processo de onboarding
- Garantir que as tarefas só sejam consideradas concluídas quando a ação necessária tiver sido realizada
- Identificar rapidamente quais novos colaboradores estão em dia ou precisam de atenção
- Usar variáveis nas tarefas para personalizar o conteúdo de onboarding para cada novo colaborador.
Como usar
Criar uma política de onboarding
- No menu lateral esquerdo, acesse Configurações.
- Abra a seção Onboarding de colaboradores.
- Crie uma nova política.
- Adicione as etapas e tarefas que os novos colaboradores precisam concluir.
- Atribua um responsável a cada tarefa, quando aplicável.
- Use variáveis nas tarefas quando precisar adaptar o conteúdo ao novo colaborador.
- Salve a política.
- Atribua a política aos novos colaboradores relevantes.
Você também pode criar uma política usando um modelo ou gerar uma de forma conversacional com o One.
Adicionar condições a uma tarefa
As condições permitem que uma única política de onboarding se adapte a diferentes perfis de colaboradores.
As condições podem ser baseadas em:
- Catálogo de cargos
- Local de trabalho
- Entidade legal
Por exemplo, você pode criar uma tarefa “Enviar carteira de motorista” que apareça apenas para motoristas. Você pode pedir ao One para criá-la “apenas para motoristas”, e ela será aplicada somente aos novos colaboradores cujo cargo seja Motorista. Os demais colaboradores ignoram a tarefa automaticamente.
Como adicionar uma condição
- Abra a política de onboarding.
- Peça ao One para criar a tarefa desejada.
- Informe para quem a tarefa deve ser aplicada e especifique a condição, por exemplo, “apenas para motoristas”.
- Confira a tarefa criada pelo One.
- Salve a política.
As etapas não usam condições. Elas usam gatilhos baseados em tempo, como quando o colaborador entra no fluxo, no primeiro dia ou quando as tarefas obrigatórias da etapa anterior são concluídas.
Acompanhar o progresso do onboarding
Você pode acompanhar o progresso do onboarding a partir da política de onboarding ou em Organização > Atividade.
A partir da política de onboarding
- Abra a política de onboarding.
- Selecione Ver participantes do onboarding.
- Consulte o percurso de onboarding personalizado do colaborador no Quadro Kanban.
Se uma tarefa não puder ser executada, por exemplo, porque o responsável atribuído não existe mais, ela será sinalizada em vermelho na linha do tempo do novo colaborador, em vez de ser criada normalmente.
Abra o cartão do novo colaborador para ver o que aconteceu e como corrigir o problema, como atribuir a tarefa a um responsável atual.
Com o novo fluxo de onboarding, uma tarefa só é marcada como concluída quando a ação correspondente realmente acontece na Factorial. Por exemplo, uma tarefa relacionada a um documento é concluída quando o documento obrigatório é assinado, e não simplesmente quando alguém marca uma caixa.
Se um novo colaborador não estiver recebendo a tarefa esperada, verifique se:
- A política de onboarding correta está atribuída à pessoa.
- As condições da tarefa correspondem ao catálogo de cargos, local de trabalho ou entidade legal da pessoa.
- A tarefa não está sendo excluída por outra condição.
Você também pode consultar a atividade de onboarding em Organização > Atividade.
Dicas e boas práticas
- Use condições em vez de duplicar políticas. Se a maioria das etapas de onboarding for igual, mantenha-as em uma única política e use condições para definir as diferenças.
- Atribua responsáveis claros às tarefas. Isso facilita para todos entenderem quem é responsável por cada ação.
- Use variáveis nas tarefas. As variáveis podem personalizar as tarefas para cada novo colaborador e reduzir o trabalho manual repetitivo.
- Mantenha as políticas alinhadas aos seus processos reais. Revise-as regularmente para garantir que os novos colaboradores sempre recebam as etapas de onboarding corretas.
- Use o Quadro Kanban de forma proativa. Consulte-o regularmente para identificar processos de onboarding que precisam de atenção antes que se tornem obstáculos.
Perguntas Frequentes
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Posso criar uma política de onboarding diferente para cada equipe?
Sim, mas isso não é necessário quando a maior parte do processo de onboarding é igual. Em vez disso, use condições para adaptar uma única política com base no catálogo de cargos, local de trabalho ou entidade legal.
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Marcar uma tarefa faz com que ela seja considerada concluída?
Não. Uma tarefa é considerada concluída quando a ação correspondente realmente acontece na Factorial. Por exemplo, uma tarefa relacionada a um documento é concluída quando o documento é assinado.
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As tarefas podem usar variáveis?
Sim. As variáveis podem ser usadas nas tarefas para personalizar o conteúdo do onboarding para cada novo colaborador.
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Posso criar uma política de onboarding sem começar do zero?
Sim. As políticas podem ser criadas a partir de modelos ou geradas de forma conversacional com o One.
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Como posso ver quem precisa de atenção durante o onboarding?
Use Ver participantes do onboarding na política de onboarding ou acesse Organização > Atividade para consultar a atividade de onboarding.