O que é o Canal Seguro?
O Canal Seguro permite que colaboradores, ex-colaboradores, prestadores de serviços, clientes e outras pessoas enviem denúncias à empresa de forma confidencial por meio de um formulário.
Por meio da ferramenta, é possível acompanhar o andamento da denúncia, trocar informações e adicionar documentos ou outros anexos quando necessário.
Como adicionar um gestor de denúncias?
Um gestor de denúncias é uma pessoa que trabalha internamente na empresa e recebe autorização para acessar a seção de Denúncias e realizar o tratamento das denúncias.
A pessoa que fizer a denúncia e o gestor de denúncias atribuído poderão deixar comentários e adicionar anexos pela Factorial. Dessa forma, mesmo quando a denúncia for anônima, todas as informações necessárias para o seu tratamento poderão ser fornecidas.
Para adicionar um gestor de denúncias:
- No menu lateral esquerdo, clique em Configurações.
- Selecione Canal Seguro.
- Na seção Responsável pelas denúncias, clique em Adicionar responsável pelas denúncias.
- Selecione os colaboradores e clique em Salvar.
Sempre que um novo caso de reclamação é criado, uma notificação é enviada aos responsáveis pelas reclamações.
Qualquer usuário, independentemente da sua função, pode ser atribuído como gestor de denúncias. Não são necessárias permissões adicionais: basta que a pessoa seja designada como gestor de denúncias.
Como adicionar uma categoria de denúncia?
Uma categoria de denúncia é uma classificação utilizada para organizar as denúncias e facilitar o seu tratamento pelos gestores de denúncias.
A pessoa que enviar a denúncia poderá selecionar uma das categorias disponíveis.
Da mesma forma, um gestor de denúncias poderá reclassificar a denúncia, alterando sua categoria posteriormente, caso necessário.
Para adicionar uma categoria de denúncia:
- No menu lateral esquerdo, clique em Configurações.
- Selecione Canal Seguro.
- Na seção Categorias, clique em Nova categoria.
- Informe o nome da nova categoria e clique em Salvar.
Acesso dos gestores de denúncias por categoria
A visibilidade das denúncias é definida de acordo com os gestores atribuídos a cada categoria:
- Ser um gestor de denúncias concede acesso básico à ferramenta.
- A atribuição de gestores por categoria determina quais categorias cada gestor pode visualizar.
- Essa configuração se aplica às denúncias, mensagens e notas.
- Denúncias sem categoria permanecem visíveis para todos os gestores.
- Os gestores existentes são inicialmente atribuídos a todas as categorias, mantendo o acesso que já possuíam. Os administradores podem, então, configurar quais gestores serão responsáveis por cada categoria.
Como criar uma denúncia pela Factorial?
A Factorial disponibiliza uma página personalizada de acordo com as configurações da sua empresa.
Para acessar o link do formulário de denúncias:
- No menu lateral esquerdo, clique em Configurações.
- Selecione Canal Seguro.
- Você encontrará o link para denúncias na seção Formulário de denúncias.
Acesso ao Canal de Denúncias
Colaboradores podem acessar o canal de denúncias diretamente pela Factorial, por meio do ícone ?, localizado no canto inferior direito da página, ou pela seção de links, caso a empresa tenha compartilhado o link nesse local.
Clientes ou outras pessoas externas poderão acessar o link caso a empresa o publique em seu site ou o compartilhe diretamente com elas.
Para enviar uma denúncia:
- Copie e abra o link do formulário de denúncias no navegador.
- Preencha o Formulário de denúncias:
- Qual é a sua relação com a empresa?
- Tipo de conduta inadequada: selecione o tipo de conduta que melhor corresponde à denúncia.
- Descrição da denúncia obrigatória: forneça informações sobre as pessoas envolvidas, local, data e motivo da denúncia.
- Anexos: adicione documentos, fotos ou outros arquivos que possam servir como evidência da denúncia.
-
Criação de senha: a senha garante a proteção e a segurança da sua denúncia.
A senha será necessária para acessar a página de acompanhamento da denúncia.
-
Código de acompanhamento: será utilizado como nome de usuário para acessar a página onde a denúncia foi registrada.
- A pessoa que realizou a denúncia poderá consultar o status da denúncia e adicionar comentários com informações adicionais e documentos relevantes, caso sejam solicitados pelo gestor de denúncias.
Caso queira adicionar mais informações à sua denúncia, clique em Acompanhar uma denúncia e informe o número da denúncia e a senha.
Todas as informações serão criptografadas para garantir a privacidade durante a transmissão dos dados. Além disso, somente as pessoas designadas poderão acessar as denúncias.
Como tratar uma denúncia na Factorial?
Para gerenciar uma denúncia:
Somente gestores de denúncias podem gerenciar as denúncias.
- No menu lateral esquerdo, clique em Canal Seguro.
- Você verá uma lista de denúncias.
- Clique na denúncia que deseja tratar.
- Ao acessar a denúncia, você encontrará:
- Visão geral: lista de informações sobre a denúncia, como data de criação, prazo, descrição, categoria, status e anexos.
- Respostas públicas: permite adicionar comentários e documentos, além de visualizar e alterar o status da denúncia.
Quando uma denúncia é criada ou atualizada, por exemplo, quando uma nova mensagem é enviada ou um novo anexo é adicionado pela pessoa denunciante, o gestor de denúncias receberá uma nova tarefa pendente no painel e uma notificação por e-mail.
Para alterar o status, clique em Alterar status. Você poderá selecionar uma das seguintes opções:
- Em andamento
- Processada
- Descartada
- Arquivada
Notificações
Uma notificação é enviada ao gestor de denúncias:
- Sempre que uma nova denúncia é criada.
- Sempre que a pessoa denunciante responde no Canal Seguro.
Como configurar sua própria página de política de denúncias
- No menu lateral esquerdo, clique em Configurações.
- Selecione Canal Seguro.
- Acesse a seção URLs de políticas externas e insira a URL externa da sua empresa.
