Como funciona a integração do DATEV Rechnungsdatenservice?

A integração envia suas despesas aprovadas do Factorial para o seu/a consultor/a fiscal no DATEV Unternehmen online. Cada despesa chega com seu recibo e já está atribuída a contas, então seu/a consultor/a fiscal só precisa revisar e registrar.

• Os dados vão apenas em uma direção, do Factorial para o DATEV.
• Não há arquivos para baixar ou enviar. O Factorial envia os dados diretamente.
• A integração está disponível para entidades jurídicas na Alemanha.

Antes de começar

O que você precisa no Factorial

Plano: Despesas junto com contabilidade (contas G/L). Você tem contabilidade se uma das seguintes condições se aplicar:

• Você tem Despesas no plano Enterprise, ou
• Você tem Despesas no plano Business, mais Contas a Pagar ou Compras no plano Business ou superior.

Não é necessária ativação separada pelo Factorial.

Configuração contábil: cada categoria de despesa deve estar vinculada a uma conta G/L (Sachkonto). Você faz isso nas configurações contábeis ou através do One.

Quem pode fazer o quê:

• Administradores instalam a integração e conectam o DATEV.
• Administradores e gerentes com permissão para gerenciar despesas podem transferir despesas.
• Criar o plano de contas e vincular categorias a contas G/L precisa das permissões contábeis (“Gerenciar contas do livro” e “Atribuir contas do livro a recursos”).

O que concordar com seu/a consultor/a fiscal primeiro

Revise esta lista juntos antes de configurar qualquer coisa:

• Qual cliente DATEV (Mandant) cada entidade jurídica alemã registra, com o Beraternummer e Mandantennummer. Estes devem corresponder ao conjunto de dados de contabilidade (Buchführungsbestand) no DATEV Kanzlei-Rechnungswesen.
• O ano fiscal: ele deve existir no DATEV, com o livro correto habilitado para ele:
  • O Rechnungseingangsbuch (livro de faturas recebidas) para despesas reembolsadas e qualquer despesa que não vá para o Kassenbuch,
  • Kassenbuch online se você enviar despesas de cartão da empresa para um Kassenbuch.
• Plano de contas e comprimento da conta: SKR03 ou SKR04, e quantos dígitos uma conta G/L tem (por exemplo, 4).
• Atribuição de contas: qual categoria de despesa registra em qual conta G/L e centro de custo, e quais contas credoras (Personenkonten) usar para reembolsos e pagamentos de cartão da empresa.
• IVA: Factorial envia a taxa e o valor do IVA, mas não a chave fiscal (BU-Schlüssel). Concorde sobre como seu/a consultor/a fiscal lida com o IVA no DATEV.
• Quem solicita o serviço e concede acesso no DATEV (seu/a consultor/a fiscal), e quem faz login no DATEV a partir do Factorial (veja abaixo).

O que seu/a consultor/a fiscal configura no DATEV

Seu/a consultor/a fiscal faz isso uma vez para cada cliente, no MyDATEV Mandantenregistrierung, que eles iniciam a partir do DATEV Arbeitsplatz. O guia passo a passo do DATEV é DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 als Steuerberatungskanzlei bestellen und einrichten (Doc. No. 1037210).

Antes de começar, o cliente precisa do serviço (Leistung) Buchführung no DATEV Arbeitsplatz, e a pessoa que faz o pedido precisa dos direitos corretos de “Bestellen-/Vertrags- und Personendaten verwalten” na DATEV Rechteverwaltung online.

1. Solicitar o DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 no número de consultor usado pelo cliente (mandantengenutzte Beraternummer). Se o cliente já tiver um, por exemplo, para o DATEV Unternehmen online, ele é reutilizado; caso contrário, um novo é criado. Um Kanzlei-Beraternummer não pode ser usado aqui. No mesmo passo, seu/a consultor/a fiscal escolhe a pessoa na sua empresa que irá conectar o Factorial e, se necessário, solicita um DATEV SmartLogin para ela. Sua empresa recebe o ID do SmartLogin e o código de registro por carta.
2. Atribuir o modelo de direitos (Rechtevorlage) “DATEV Rechnungsdatenservice 1.0” a essa pessoa. Apenas um administrador na DATEV Rechteverwaltung online pode fazer isso, seja durante o pedido ou depois na Rechteverwaltung online.
3. Criar o conjunto de dados no DATEV Belege online com o formulário de processamento “Erweitert”, incluindo o ano fiscal. Seu Beraternummer e Mandantennummer são retirados da Leistung Buchführung. Um contrato separado do DATEV Unternehmen online não é necessário apenas para receber os dados.

A pessoa do passo 1 conecta o Factorial com seu SmartLogin (ou outro método de login do DATEV, como mIDentity ou SmartCard).

Se alguém na empresa do consultor/a fiscal transferir as despesas em vez disso, seu/a consultor/a fiscal apenas solicita o serviço no número de consultor usado pelo cliente, e sua empresa não precisa de um SmartLogin. A empresa atribui o Rechtevorlage a seu próprio funcionário (Doc. No. 1018840), que faz login a partir do Factorial com seu próprio login do DATEV e precisa de acesso ao Factorial (veja a FAQ abaixo).

Se você usar o Kassenbuch para cartões da empresa, seu/a consultor/a fiscal também habilita o DATEV Kassenbuch online para o conjunto de dados, cria um Kassenbuch para o cliente e o abre para o ano fiscal atual. O DATEV não abre novos anos de livro automaticamente, então isso precisa ser repetido a cada ano. Um Kassenbuch que só recebe pagamentos de cartão precisa de um saldo de abertura, ou a verificação de saldo negativo do DATEV desativada. Belege online com o formulário de processamento “Erweitert” também é necessário neste caso.

Configurar a integração

1. Instale a integração. Vá para Marketplace, abra DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 e clique em Instalar.
2. Conecte-se ao DATEV. Na aba Conexão, clique em Conectar ao DATEV e faça login com seu SmartLogin do DATEV (ou outro método de login do DATEV, como mIDentity ou SmartCard).
3. Escolha o cliente DATEV. Na aba Configuração, escolha o cliente DATEV para cada entidade jurídica alemã. A lista mostra apenas clientes aos quais você tem acesso no DATEV.
4. Opcional: adicione contas credoras. Na aba Rechnungseingangsbuch, insira a conta credora para reembolsos (Kreditorensammelkonto) e, opcionalmente, a para despesas pagas pela empresa. Você também pode dar a cada funcionário sua própria conta credora.
5. Opcional: envie despesas de cartão da empresa para um Kassenbuch. Na aba Kassenbuch, ative Exportar despesas de cartão da empresa para um Kassenbuch. Escolha os cartões (cartão de crédito da empresa, cartão de débito da empresa ou Factorial card) e insira o nome do Kassenbuch exatamente como seu/a consultor/a fiscal nomeou no DATEV, por exemplo “Factorial Karte”. Despesas reembolsadas sempre vão para o Rechnungseingangsbuch.

Verifique se tudo está conectado corretamente

Na aba Conexão:

• Status mostra Conectado.
• Autorizado por (DATEV) mostra o nome da pessoa que você espera.
• A conexão expira em mostra até quando você pode transferir. Por razões de segurança, a conexão dura 11 horas. Você será solicitado a reconectar se tentar sincronizar após esse tempo.

Na aba Configuração, cada cliente mostra seu nome e números, um resultado de verificação para cada livro (o Rechnungseingangsbuch, e o Kassenbuch se você usar um) e quando foi verificado pela última vez com o DATEV:

• Pronto: você pode transferir.
• Precisa de atenção: você pode transferir, mas algumas contas serão rejeitadas. Clique em Mostrar detalhes para ver quais.
• Não pode exportar: algo está faltando no DATEV. A mensagem informa o que.

Você pode ver e revogar o acesso do Factorial no DATEV em Aplicações conectadas.

Transferir despesas

1. Em Despesas, filtre a lista para as despesas aprovadas que você deseja transferir e clique em Sincronizar com DATEV na parte inferior da página. O Factorial transfere as despesas mostradas na lista; selecionar despesas individuais não altera o que é enviado.
2. Factorial as envia para o DATEV, agrupadas por cliente e mês. Os meses do Kassenbuch são enviados um de cada vez, começando pelo mais antigo, então uma transferência que abrange vários meses leva um pouco mais de tempo.
3. Você pode ver o status de sincronização de cada despesa diretamente em Despesas. Para mais detalhes, incluindo as mensagens do próprio DATEV, abra a aba Registro de processamento da integração.

O que é enviado

Para cada despesa, Factorial envia:

• data, valor e moeda (com a taxa de câmbio para moedas estrangeiras),
• taxa e valor do IVA,
• conta G/L e conta credora,
• centro de custo,
• nome do comerciante e ID do IVA,
• número da fatura e descrição,
• o recibo.

O que acontece no DATEV

No Belege online, as contas já estão preenchidas: Sachkonto, Geschäftspartner-Konto (a conta credora) e a taxa de imposto. BU permanece vazio, porque a chave fiscal não é enviada.

1. Cada despesa aparece em Belege online no DATEV Unternehmen online, com o recibo anexado. Ela é arquivada no Belegkreis que seu/a consultor/a fiscal configurou para faturas recebidas (por padrão “Eingangsrechnungen”), sob o mês da despesa.
2. Os dados da fatura se tornam um Belegsatz no Rechnungseingangsbuch do Belege online, vinculado ao recibo e com as contas já preenchidas. Cada upload é listado sob Startseite Belege › Protokolle › Import › Importprotokoll anzeigen.
3. Seu/a consultor/a fiscal torna os Belegsätze disponíveis para contabilidade: sob Startseite Belege › Belege bereitstellen, eles selecionam o Belegstapel e clicam em Bereitstellen.
4. No DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, seu/a consultor/a fiscal os busca (Bestand › Daten holen › Mandant ergänzen), cria sugestões de registro (Buchungsvorschläge) sob Belege buchen, verifica-os, adiciona a chave fiscal se necessário e os registra.

Se você usar o Kassenbuch, as despesas de cartão da empresa aparecem como entradas em dinheiro (Kassenbewegungen) no DATEV Kassenbuch online. Seu/a consultor/a fiscal clica em Festschreiben und Bereitstellen lá e então as busca da mesma maneira.

Factorial nunca registra diretamente em suas contas. Se você alterar uma despesa após transferi-la, corrija o Beleg no DATEV também, depois marque a despesa como Aceitar como exportada na aba Registro de processamento para que transferências posteriores a pulem.

Limitações

• A chave fiscal do IVA (BU-Schlüssel) não é enviada. Seu/a consultor/a fiscal a configura no DATEV.
• Unidades de custo (KOST2) ainda não são suportadas. Apenas centros de custo (KOST1) são suportados por enquanto.

FAQ

1. Meu/a consultor/a fiscal precisa de acesso ao Factorial?
   Não. Na maioria dos casos, a empresa configura a integração e transfere as despesas, enquanto seu/a consultor/a fiscal trabalha apenas no DATEV.
   Se seu/a consultor/a fiscal também deve trabalhar no Factorial, um administrador o/a adiciona de uma das duas maneiras:
   1. Como um/a funcionário/a da sua empresa, ou
   2. Como um/a usuário/a externo/a da sua conta Factorial.
       
2. Quem eu contato se algo der errado?
   Para qualquer coisa sobre a integração no Factorial, entre em contato com Factorial Support. Seu/a consultor/a fiscal ou seu/sua administrador/a do DATEV gerencia configurações e direitos de acesso no DATEV.
    
3. O que acontece se o cliente DATEV estiver faltando, ou Factorial disser que não há acesso ao cliente?
   A pessoa que fez o login não tem o direito do Rechnungsdatenservice 1.0 para aquele cliente, ou o serviço ainda não foi solicitado.
   → Peça ao/a administrador/a do DATEV do seu/a consultor/a fiscal para atribuir o Rechtevorlage “DATEV Rechnungsdatenservice 1.0” na Rechteverwaltung online. Então recarregue a página.
   Quem ajuda: seu/a consultor/a fiscal.
    
4. O que devo fazer se não consigo selecionar o cliente que preciso?
   Você pode ter feito login com um SmartLogin ou SmartCard diferente. Verifique quem está mostrado sob Autorizado por (DATEV). Se for a pessoa errada, clique em Desconectar e faça login novamente com a correta.
   Quem ajuda: você; se o cliente ainda não aparecer, seu/a consultor/a fiscal.
    
5. O que devo fazer se Factorial disser que duas entidades jurídicas não podem registrar no mesmo cliente?
   Escolha um cliente diferente para uma delas.
    
6. O que acontece se meu SmartLogin estiver bloqueado ou não ativado?
   O/a administrador/a do DATEV do seu/a consultor/a fiscal pode resolver isso.
    
7. O que devo fazer se voltar ao Factorial mas o status ainda estiver “Não conectado”?
   Clique em Conectar ao DATEV novamente. Se continuar acontecendo, entre em contato com o Factorial Support.
    
8. O que significa se o status diz “Reconexão necessária”?
   A conexão expirou ou foi revogada. Clique em Conectar ao DATEV novamente.
    
9. O que devo fazer se uma transferência falhou ou foi apenas parcialmente aceita?
   Abra o Registro de processamento. Para cada despesa, você verá por que foi rejeitada, muitas vezes com um link para a ajuda do DATEV.
    
10. O que devo fazer se o registro mostrar um problema de conta, por exemplo, uma conta G/L está faltando ou tem o comprimento errado?
    Corrija-os nas configurações contábeis no Factorial, depois transfira novamente.
     
11. O que devo fazer se o registro mostrar um problema de configuração do DATEV, por exemplo, nenhum ano fiscal, ou o formulário de processamento não é “Erweitert”?
    Peça ao/a consultor/a fiscal para mudar a configuração.
     
12. O que significa o status “Verifique no DATEV”?
    Factorial não conseguiu confirmar o resultado. Verifique no Belege online se os documentos chegaram. Se não chegaram, escolha Não registrado no DATEV para que a próxima transferência os envie novamente. Se chegaram, escolha Aceitar como exportado.
     
13. O que devo fazer se o DATEV não puder ser alcançado, ou o erro continuar voltando?
    Entre em contato com o Factorial Support. Inclua o ID do trabalho do DATEV do registro de processamento.
     
14. O que devo fazer se as despesas de cartão da empresa não chegarem ao Kassenbuch?
    Na aba Configuração, o resultado da verificação informa o que está faltando.
    Quem ajuda: seu/a consultor/a fiscal; para o nome, você.
     
15. O que devo fazer se a verificação disser “Este cliente não tem Kassenbuch” ou “O Kassenbuch não tem ano fiscal para hoje”?
    Peça ao/a consultor/a fiscal para criar o Kassenbuch ou abrir o ano atual no Kassenbuch online.
     
16. O que devo fazer se a verificação disser “O Kassenbuch do próximo ano ainda não está aberto”?
    O ano fiscal termina em breve. Peça ao/a consultor/a fiscal para abrir o próximo ano antes da sua primeira transferência do novo ano.
     
17. O que significa se a verificação disser “Apenas despesas de cartão da empresa podem ser exportadas”?
    O Kassenbuch está pronto, mas o Rechnungseingangsbuch não. As despesas de cartão ainda transferem. Despesas reembolsadas não podem ser transferidas até que seu/a consultor/a fiscal habilite o Rechnungseingangsbuch. Se você transferir apenas despesas de cartão, pode ignorar essa mensagem.
     
18. O que devo fazer se o nome do Kassenbuch no Factorial não corresponder exatamente ao DATEV?
    Corrija-o na aba Kassenbuch.
     
19. O que devo fazer se alguns campos estiverem faltando no DATEV?
    O DATEV mostra apenas campos que estão habilitados na máscara de entrada do Belege online (Erfassungsmaske). Peça ao/a consultor/a fiscal para habilitá-los.

Ajuda do DATEV

• DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 als Steuerberatungskanzlei bestellen und einrichten (Doc. No. 1037210)
• DATEV Rechnungsdatenservice 1.0: Daten übernehmen (Doc. No. 1071255)
• Datenservices Rechnungswesen: Definition und Einrichtung der Rechtevorlagen (Doc. No. 1018840)
• Import von digitalen Belegen und strukturierten Belegdaten prüfen (Doc. No. 1022872)
• Aplicações conectadas no DATEV

Precisa de ajuda?

• Factorial Support — configurando a integração e erros de transferência: entre em contato com Factorial Support
• Seu/a consultor/a fiscal — solicitando o serviço, direitos no DATEV, configurações do cliente e registro no DATEV