O que é a integração DATEV RDS?

DATEV RDS 1.0 (Rechnungsdatenservice 1.0) envia suas despesas aprovadas de Factorial, os dados da fatura mais o recibo, diretamente para a caixa de entrada do seu/a consultor/a fiscal no DATEV Unternehmen Online (DUO). Os registros chegam pré-codificados com números de contas e taxas de IVA. Seu/a consultor/a fiscal os revisa, ajusta se necessário e os lança no livro razão. Ao contrário da Exportação de Arquivo DATEV, não há arquivo para baixar ou enviar: Factorial envia os dados para a DATEV através de sua API.

Configurando a integração

A configuração tem duas partes: o que seu/a consultor/a fiscal prepara do lado da DATEV e o que você faz no Factorial. A integração é para entidades legais alemãs.

Do lado da DATEV (seu/a consultor/a fiscal)

• Solicitar o Rechnungsdatenservice 1.0. É um serviço DATEV separado, solicitado pelo/a seu/sua consultor/a fiscal através do MyDATEV Mandantenregistrierung. A solicitação precisa de um SmartCard e é feita no mandantengenutzte Beraternummer (Unterberaternummer).
• Configurar Belege online na forma de processamento "Erweitert". Tanto "Mit Lieferantenrechnungen arbeiten" quanto "Mit Kundenrechnungen arbeiten" devem estar em "Erweitert". Isso permite que a DATEV transforme os dados que o Factorial envia em Buchungsvorschläge.
• Dar acesso de escrita à pessoa de conexão. No Rechteverwaltung online, eles precisam do papel "Belegverwaltung online — Schreibrechte" mais permissão para o Rechnungsdatenservice 1.0. Apenas um/a administrador/a DATEV (geralmente o/a Kanzleiinhaber) pode conceder isso.
• Um SmartLogin ou SmartCard para essa pessoa, para fazer login durante a etapa de conexão. Se ninguém na sua empresa tiver um, solicite ao seu/a consultor/a fiscal.
• Um ano fiscal (Wirtschaftsjahr) cobrindo o período que você exporta, com seu livro razão de contas a pagar (Rechnungseingangsbuch). A DATEV também aceita o ano imediatamente anterior dentro de 12 meses do seu término.
• Tenha seu Beraternummer e Mandantennummer prontos (uma Mandantennummer por entidade legal).

Do lado do Factorial

1. Configurar a contabilidade no Factorial — seu plano de contas e o mapeamento de categoria para conta devem estar em vigor, para que cada despesa carregue uma conta G/L.
2. Instalar o DATEV RDS 1.0 — abra o Factorial Marketplace, encontre o DATEV RDS 1.0, clique em "Instalar para empresa" e siga as etapas de configuração.
3. Conectar sua conta DATEV — insira seu código de consultor (Beraternummer), depois, para cada entidade legal, selecione seu conjunto de dados e insira o código do cliente (Mandantennummer). Você será redirecionado para a página de login da DATEV; faça login com seu SmartLogin ou SmartCard. Repita para cada entidade legal que você deseja conectar.
4. Definir suas contas credoras de fallback — a conta coletiva do fornecedor (para reembolsos) e a conta para despesas pagas pela empresa.
5. Verificar o painel de prontidão — ele mostra se cada conjunto de dados pode receber uma importação e se suas contas G/L mapeadas se encaixam, e nomeia exatamente quais categorias ou contas precisam de atenção.

Exportando despesas

1. Em Despesas, selecione as despesas aprovadas para exportar e clique em Exportar para DATEV.
2. Factorial as agrupa por entidade legal e por mês contábil e as envia para a DATEV.
3. Acompanhe o progresso no log de processamento. Os registros chegam na caixa de entrada do/a consultor/a fiscal no DUO (Belegablage), pré-codificados.
4. Seu/a consultor/a fiscal revisa, ajusta se necessário e os lança no livro razão.

Escopo

A integração:

• Exporta despesas regulares, quilometragem e diárias.
• Os dados fluem em uma direção: Factorial para DATEV.
• One registro de accountsPayableLedger por despesa (ou um por taxa de IVA quando a despesa tem uma divisão de múltiplas taxas).

O que é enviado

Os seguintes campos são sincronizados:

• Data e valor
• Conta G/L (Sachkonto): da sua Factorial mapeamento de contas por entidade legal
• Conta credora (Personenkonto): a conta do/a colaborador/a, ou a conta coletiva do fornecedor, para reembolsos; a conta do cartão para despesas pagas pela empresa
• Taxa de IVA 
• Texto de lançamento, número do documento, nome do fornecedor
• Moeda e taxa de câmbio (quando aplicável)
• Centro de custo (KOST1)
• Arquivo do recibo para cada despesa

Limitações

• Apenas entidades legais alemãs.
• Necessita da configuração contábil: as contas G/L vêm do seu Factorial mapeamento de categoria para conta. O painel de prontidão sinaliza qualquer categoria ou conta que esteja faltando ou não se encaixe no conjunto de dados, antes que você exporte.
• O lado da DATEV deve estar pronto: o conjunto de dados precisa de gerenciamento de documentos (Belege online) ativo, e a pessoa que conecta a DATEV (seu/a consultor/a fiscal, ou o/a usuário/a da empresa que possui o SmartLogin ou SmartCard) precisa de permissão para o serviço.
• Correções acontecem na DATEV: os registros chegam na caixa de entrada do DUO para o/a consultor/a fiscal revisar e lançar; eles não são escritos diretamente no livro razão.
• Tratamento de IVA (códigos BU): não definido automaticamente no lançamento. A taxa de IVA é enviada, e seu/a consultor/a fiscal insere o tratamento de IVA no DUO.
• Centros de custo: um KOST1 por registro. KOST2 (Kostenträger) ainda não está coberto.