Fluxo de trabalho personalizado
- Na barra lateral, clique em Fluxos de trabalho.
- Clique em Fluxo de Trabalho Personalizado
- Clique em + Novo fluxo de trabalho
- Insira um nome e uma descrição para o fluxo de trabalho.
- Escolha a categoria : Personalizado, Integração ou Desligamento
- Clique em Criar
Como adicionar um degrau
- Na página de Configuração , clique em + Nova etapa
- Digite um nome
- Selecione o modo de progressão para a etapa , ou seja, as fases ou etapas sucessivas do fluxo de trabalho:
- Agendado : Defina quando esta etapa deve começar. Essa condição permite que a etapa seja ativada com base em datas relativas. Se esta etapa for a primeira no fluxo de trabalho, ela não será iniciada automaticamente até que a data de ativação seja atingida.
- Automático : Esta etapa será ativada assim que as tarefas obrigatórias da etapa anterior forem concluídas. Se esta for a primeira etapa do fluxo de trabalho, ela será iniciada assim que os funcionários forem adicionados.
- Manual : Esta etapa só inicia quando ativada manualmente.
Somente pessoas com a permissão "Editar fluxo de trabalho" e funcionários atribuídos ao fluxo de trabalho podem visualizar as etapas.
Se desejar modificar as configurações de progresso de uma etapa:
- Na barra lateral, acesse Fluxos de trabalho.
- Na lista de fluxos de trabalho, selecione o fluxo de trabalho relevante.
- Abra o fluxo de trabalho desejado
- Acesse a guia Configuração .
- Escolha uma etapa e clique no ícone de três pontos .
- Clique em Editar etapa
- Modifique o progresso da etapa
- Clique em Salvar
A sequência de etapas pode ser modificada manualmente ativando a execução paralela , o que possibilita superar as limitações da execução linear e tornar os fluxos de trabalho mais dinâmicos e eficientes.
Para modificar manualmente o progresso de uma etapa:
- Abra o fluxo de trabalho relevante.
- Na aba Funcionários , selecione o funcionário cujo progresso você deseja modificar.
- Acesse a etapa que deseja ativar e clique em " Iniciar esta etapa".
Como adicionar uma tarefa
- Na página de Configuração , clique em + Nova tarefa
- Selecione o tipo de tarefa :
- Tarefa personalizada
- Informações pessoais
- Informações adicionais do funcionário (campos personalizados)
- Informações de identificação
- Informações bancárias
- Envio de arquivo
- Solicitação de preenchimento de documento
- Clique em Próximo
- Configure a tarefa
- Clique em Próximo
- Verifique se tudo está correto usando a pré-visualização e clique em Salvar tarefa.
Para que um fluxo de trabalho funcione corretamente, ele deve incluir pelo menos uma etapa com uma tarefa e pelo menos um responsável .
Aba "Visão geral da tarefa"
Na página Visão Geral das Tarefas , você pode visualizar uma visão geral do fluxo de trabalho, bem como a lista de tarefas pendentes. Um módulo de estatísticas principais apresenta os dados mais importantes do fluxo de trabalho:
- Fluxos de trabalho em andamento
- Tarefas obrigatórias pendentes
- Tarefas obrigatórias que estão atrasadas
Você pode filtrar a lista para criar visualizações mais específicas.
Você pode dar andamento a tarefas inacabadas enviando lembretes para as pessoas com tarefas pendentes. Basta clicar em "Enviar um lembrete" . Os lembretes serão enviados para o endereço de e-mail delas, bem como para a caixa de entrada Factorial .
Aba Funcionários
Na aba Funcionários , você pode adicionar um ou mais funcionários ao fluxo de trabalho. Lá você verá:
- Nome do funcionário
- A fase em que ele/ela se encontra.
- O número de tarefas concluídas em relação ao número total de tarefas na etapa.
- A data de vencimento da próxima tarefa
Somente pessoas com a permissão "Editar fluxo de trabalho" e funcionários que você atribuiu ao fluxo de trabalho podem ver a página de pré-visualização.
Adicionar funcionários ao fluxo de trabalho
- Na guia Funcionários , clique em Adicionar um funcionário.
- Selecione os funcionários
- Clique em Adicionar funcionários
Os seguintes itens são exibidos na configuração do fluxo de trabalho de cada funcionário:
- O estado de cada etapa
- Tarefas concluídas e pendentes
- As pessoas designadas para as tarefas
Quando um fluxo de trabalho aciona uma nova etapa, todas as suas tarefas são atribuídas simultaneamente a pessoas diferentes.
Notificações
Para os usuários e funcionários designados, sempre que uma nova etapa for ativada, as novas tarefas serão exibidas na caixa de entrada e na seção de tarefas. Além disso, eles receberão um único e-mail com um resumo de todas as tarefas recém-ativadas. Essas tarefas exibirão uma linha do tempo, indicando sua posição no processo.
Assim que uma tarefa for concluída, ela será automaticamente marcada como concluída também no sistema do gestor.