O envio de modelos de documentos no Factorial permite que você:

• Gere documentos diretamente a partir de modelos predefinidos.
• Envie documentos para um ou vários funcionários em apenas alguns passos.
• Coletar assinaturas eletrônicas quando necessário.
• Acompanhe o status de cada documento (enviado, assinado, concluído)
• Mantenha todos os documentos dos funcionários armazenados e organizados em um só lugar.

Essa funcionalidade ajuda a padronizar os processos de documentação, reduzir o trabalho manual e garantir a consistência em toda a sua organização.

Requisitos anteriores

Antes de enviar um modelo de documento, certifique-se de que:

• O modelo de documento já existe na sua conta. Caso contrário, você precisará criá-lo primeiro. Saiba como neste artigo.
• Você ativou a permissão " Usar modelos de documento" . Saiba mais sobre permissões de documento aqui .
• Você entende que o envio de um modelo irá gerar um documento e solicitar a assinatura do funcionário (se aplicável), iniciando o fluxo de trabalho do documento. Saiba mais sobre assinatura eletrônica neste artigo.
• Você já criou os funcionários no Factorial . Aprenda como fazer isso aqui .

Certifique-se de que esses requisitos sejam atendidos antes de iniciar o processo para evitar interrupções ou erros. Isso ajuda a garantir que o documento seja enviado corretamente e chegue ao funcionário certo, sem erros.

Como enviar um modelo de documento

Você pode enviar modelos de documentos a partir da seção Distribuir documentos :

1. Na sua barra lateral, acesse Documentos.
2. Acesse a opção Distribuir arquivos.
3. Selecione o modelo de documento
4. Selecione:
   1. Modelo de documento
   2. Nome do arquivo
   3. Pasta de destino no espaço de documentos do funcionário "Meus Documentos"
   4. Solicitar assinatura eletrônica
5. Clique em Importar modelo
6. Selecione os funcionários que receberão o documento.
7. Clique em Enviar para x funcionários

O que acontece depois de enviar um modelo de documento?

Após enviar um modelo de documento no Factorial :

1. O documento é gerado a partir do modelo e enviado ao(s) funcionário(s) selecionado(s).
2. Os funcionários recebem uma notificação (por e-mail ou no aplicativo) solicitando que revisem e assinem o documento, se necessário.
3. Você pode acompanhar o status do documento no Factorial : Enviado, Visualizado, Assinado ou Concluído.
4. Após assinado, o documento é armazenado com segurança no perfil do funcionário para consultas futuras.
5. Todas as atualizações ou acompanhamentos podem ser monitorados e gerenciados diretamente da plataforma.

Isso garante um fluxo de trabalho transparente e rastreável , além de manter toda a documentação dos funcionários organizada.

Perguntas frequentes

1. Posso enviar o mesmo modelo de documento para vários funcionários ao mesmo tempo?
   Sim. Factorial permite selecionar um ou mais funcionários ao enviar um modelo de documento. Cada um receberá sua própria cópia para revisar e assinar.
   
2. Os funcionários podem editar o documento depois que eu o enviar?
   Não. Os funcionários só podem revisar e assinar o documento. Quaisquer edições devem ser feitas no modelo antes do envio.
   
3. Como posso verificar se um funcionário assinou o documento?
   Você pode verificar o status do documento no Factorial . Os status incluem: Enviado, Visualizado, Assinado e Concluído.
   
4. Posso reenviar um documento se um funcionário não o tiver assinado?
   Sim. Você pode reenviar um modelo de documento para lembrar os funcionários de revisá-lo e assiná-lo.
   
5. Posso anexar arquivos adicionais ao modelo ao enviá-lo?
   Não. Se precisar de arquivos adicionais, eles devem ser incluídos no próprio modelo antes do envio.