As Políticas na Factorial ajudam as empresas a centralizar a documentação interna importante e garantem que os colaboradores não apenas tenham acesso a ela, mas também leiam e reconheçam quando necessário.
Com as últimas melhorias, as Políticas agora suportam todo o ciclo de vida da política: desde a publicação de um documento, até a segmentação do público-alvo, solicitação de reconhecimento e rastreamento da conformidade ao longo do tempo.
Visão Geral
Com as Políticas, você pode:
- Criar, fazer upload, organizar e distribuir documentação interna, como:
- Manuais de colaboradores
- Código de conduta
- Políticas de TI e segurança
- Diretrizes de saúde e segurança
- Políticas de despesas e viagens
- Acordos de trabalho remoto
- Documentos de proteção de dados e conformidade
- Controlar quem pode acessar cada política
- Segmentar políticas por:
- Entidade Legal
- Local de Trabalho
- Equipe
- Solicitar reconhecimento dos colaboradores
- Rastrear taxas de reconhecimento
- Monitorar a adoção e visibilidade das políticas
- Detectar quais colaboradores ainda precisam revisar documentação importante
As políticas podem ser direcionadas a grupos específicos de colaboradores e, quando necessário, pode-se solicitar que os colaboradores confirmem que leram e entenderam o conteúdo. Isso ajuda as equipes de RH e Operações a melhorar a comunicação, conformidade e visibilidade em toda a empresa. Além disso, as equipes de RH podem controlar quem vê cada política, solicitar confirmação de entendimento e rastrear taxas de reconhecimento em um só lugar.
Quando e por que deve ser usado
Use este recurso para:
- Compartilhar políticas da empresa com grupos específicos (por exemplo, por entidade legal, local de trabalho ou equipe).
- Garantir que os colaboradores sejam informados sobre novas ou políticas atualizadas.
- Coletar e rastrear reconhecimento para fins de conformidade ou auditoria.
- Melhorar a adoção e visibilidade da documentação interna.
Isso é especialmente útil para políticas obrigatórias, como código de conduta, conformidade com proteção de dados, política de trabalho remoto ou diretrizes de saúde e segurança. As políticas são especialmente úteis quando a informação deve ser:
- Comunicada claramente.
- Facilmente acessível.
- A reconhecida pelos colaboradores.
- Auditoria para fins de conformidade.
Como usar
- No menu lateral esquerdo, acesse Políticas.
- Você pode:
- Fazer upload de um novo documento de política ou selecionar um existente.
- Criar uma nova política diretamente na Factorial.
- Escolha a categoria adequada com a política.
- Durante o processo de publicação, defina a visibilidade selecionando um ou mais dos seguintes:
- Entidade Legal
- Local de Trabalho
- Equipe
Você pode combinar vários filtros para criar regras de visibilidade mais precisas
- Ative Exigir confirmação de leitura se você quiser que os colaboradores confirmem que leram e entenderam a política.
- Defina se deseja notificar os colaboradores ao publicar.
- Publique a política.
- Uma vez publicada:
- Colaboradores incluídos nas configurações de visibilidade terão acesso.
- Colaboradores incluídos receberão uma notificação caso essa função esteja habilitada.
- Colaboradores que requerem reconhecimento receberão uma tarefa pendente.
- Eles confirmam o entendimento por meio de uma simples ação de reconhecimento.
- RH e Administradores podem rastrear o progresso a partir da visão geral da política.
- Rastreie o status e as porcentagens de reconhecimento diretamente da visão geral da política. A partir da visão geral das Políticas, Administradores e equipes de RH podem monitorar:
- Total de colaboradores afetados
- Número de reconhecimentos concluídos
- Reconhecimentos pendentes
- Porcentagem geral de reconhecimento
Isso ajuda as equipes a identificar:- Políticas com baixa adoção
- Colaboradores que ainda precisam de lembretes
- Lacunas na documentação entre departamentos ou locais
Como funciona a visibilidade
Por exemplo:
- Uma política trabalhista específica do Brasil pode ser visível apenas para colaboradores na entidade legal brasileira.
- Uma política de acesso ao escritório pode ser visível apenas para colaboradores que trabalham em um local específico.
- Uma política de processo financeiro pode ser compartilhada apenas com a equipe de Finanças.
Se nenhum grupo de visibilidade for selecionado, os colaboradores não terão acesso à política.
Como funciona a notificação
Sempre que uma política for publicada ou atualizada, os colaboradores poderão ser notificados automaticamente na caixa de entrada da Factorial, por e-mail e por push, desde que a opção Notificar colaboradores esteja habilitada e a política não exija reconhecimento.
Caso o reconhecimento seja obrigatório, apenas a tarefa de reconhecimento será enviada, evitando notificações duplicadas. Os colaboradores também podem gerenciar quais canais desejam utilizar nas suas preferências de notificação.
Se um colaborador não consegue ver uma política, verifique se:
- A política está publicada.
- As configurações de visibilidade incluem o correto:
- Entidade Legal
- Local de Trabalho
- Equipe
Se as taxas de reconhecimento forem baixas, verifique se:
- Os colaboradores corretos foram segmentados
- O reconhecimento foi ativado durante a publicação
- O conteúdo da política é fácil de entender
- Você também pode considerar compartilhar novamente ou lembrar os colaboradores manualmente.
Se você não consegue ver os dados de reconhecimento, pode não ter as permissões necessárias para acessar análises de políticas ou informações de reconhecimento. Entre em contato com o Administrador da sua empresa para revisar suas permissões.
Dashboard de Políticas e Insights
As políticas também incluem um dashboard dedicado que ajuda as equipes de RH e Administradores a entender como os colaboradores interagem com as políticas da empresa e identificar lacunas de conhecimento na organização.
Dependendo das permissões, Administradores e equipes de RH podem acessar análises e insights relacionados a:
- Perguntas que os colaboradores estão fazendo sobre políticas
- Assuntos mais pesquisados
- Áreas que geram confusão ou perguntas repetidas
- Tendências nas preocupações ou curiosidade dos colaboradores
- Políticas com baixo entendimento ou engajamento
Esse dashboard ajuda as empresas a passar de documentação estática para um sistema de gestão do conhecimento mais dinâmico e orientado por dados. Por exemplo, as equipes podem detectar:
- Colaboradores perguntando repetidamente sobre regras de férias
- Confusão em torno dos processos de reembolso de despesas
- Aumento de perguntas relacionadas ao trabalho remoto ou horas extras
- Documentação faltando para perguntas operacionais recorrentes
Esses insights podem ser usados para:
- Melhorar políticas existentes
- Criar novas políticas proativamente
- Esclarecer seções pouco claras
- Identificar lacunas de comunicação entre equipes ou locais
- Detectar tendências e padrões comportamentais dentro da empresa
O dashboard é especialmente valioso para equipes de RH, Operações, Jurídico e Comunicações Internas que buscam continuamente melhorar a documentação interna e o entendimento dos colaboradores.
O acesso ao Dashboard de Políticas depende das permissões do usuário e da configuração do plano de Políticas da sua empresa.
Melhores práticas
- Segmentar políticas com cuidado: Evite compartilhar todas as políticas com todos os colaboradores. Limitar a visibilidade melhora a relevância e reduz a sobrecarga de informações.
- Usar linguagem simples e clara: Políticas escritas em linguagem clara e compreensível geralmente alcançam taxas de reconhecimento mais altas e melhor entendimento dos colaboradores.
- Solicitar o reconhecimento novamente após atualizações significativas: Se uma política mudar significativamente, solicite reconhecimento novamente para garantir que os colaboradores estejam cientes das novas informações.
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Revisar dados de reconhecimento regularmente: Monitorar taxas de reconhecimento pode ajudar a identificar:
- Equipes que estão perdendo informações importantes
- Lacunas de comunicação
- Políticas que podem precisar de esclarecimento ou simplificação
Perguntas Frequentes
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Quem pode criar e publicar políticas?
Administradores e usuários com as permissões apropriadas podem criar, editar e publicar políticas.
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O que significa reconhecimento para os colaboradores?
Os colaboradores confirmam que leram e entenderam a política por meio de uma simples ação de reconhecimento.
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As notificações são colaboradores automaticamente?
Sim. Ao publicar ou atualizar uma política, os colaboradores podem ser notificados automaticamente pela caixa de entrada da Factorial, e-mail e push. Se a política exigir reconhecimento, apenas a tarefa de reconhecimento será enviada, evitando notificações duplicadas.
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Posso rastrear quem reconheceu uma política?
Sim. As equipes de RH e Administradores podem rastrear o progresso de reconhecimento e visualizar as taxas de conclusão geral diretamente da visão geral das Políticas.
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Os colaboradores podem acessar políticas antigas?
Os colaboradores podem acessar qualquer política que seja:- Publicada
- Visível para eles de acordo com as configurações de visibilidade configuradas
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O que acontece quando uma política é atualizada?
Os Administradores podem republicar a versão atualizada e, opcionalmente, solicitar reconhecimento novamente ou enviar uma notificação para garantir que os colaboradores revisem as últimas mudanças.