As Políticas na Factorial ajudam as empresas a centralizar a documentação interna importante e garantem que os colaboradores não apenas tenham acesso a ela, mas também leiam e reconheçam quando necessário.
Com as últimas melhorias, as Políticas agora suportam todo o ciclo de vida da política: desde a publicação de um documento, até a segmentação do público-alvo, solicitação de reconhecimento e rastreamento da conformidade ao longo do tempo.

Visão Geral

Com as Políticas, você pode:

• Criar, fazer upload, organizar e distribuir documentação interna, como:
  • Manuais de colaboradores
  • Código de conduta
  • Políticas de TI e segurança
  • Diretrizes de saúde e segurança
  • Políticas de despesas e viagens
  • Acordos de trabalho remoto
  • Documentos de proteção de dados e conformidade
• Controlar quem pode acessar cada política
• Segmentar políticas por:
  • Entidade Legal
  • Local de Trabalho
  • Equipe
  • Cargo
• Solicitar confirmação de leitura dos colaboradores
• Rastrear taxas de confirmação de leitura
• Monitorar a adoção e visibilidade das políticas
• Detectar quais colaboradores ainda precisam revisar documentação importante

As políticas podem ser direcionadas a grupos específicos de colaboradores e, quando necessário, pode-se solicitar que os colaboradores confirmem que leram e entenderam o conteúdo. Isso ajuda as equipes de RH e Operações a melhorar a comunicação, conformidade e visibilidade em toda a empresa. Além disso, as equipes de RH podem controlar quem vê cada política, solicitar confirmação de entendimento e rastrear taxas de confirmação de leitura em um só lugar.

Como usar

1. No menu lateral esquerdo, acesse Políticas.
2. Você pode:
   • Fazer upload de um novo documento de política ou selecionar um existente.
   • Criar uma nova política diretamente na Factorial.
3. Escolha a categoria adequada com a política.
4. Durante o processo de publicação, defina a visibilidade selecionando um ou mais dos seguintes filtros:
   • Entidade Legal
   • Local de Trabalho
   • Equipe
   • Cargo
     • Ao selecionar um cargo, todos os níveis desse cargo serão incluídos automaticamente.
   • Você pode combinar vários filtros para criar regras de visibilidade mais precisas.
5. Ative Exigir confirmação de leitura se você quiser que os colaboradores confirmem que leram e entenderam a política.
   • Se a confirmação de leitura for obrigatória, escolha a frequência dos lembretes:
     • A cada 3 dias
     • A cada 7 dias
     • A cada 14 dias
     • Nunca
6. Defina se deseja ativar a opção Notificar colaboradores.
7. Publique a política.
8. Uma vez publicada:
   • Colaboradores incluídos nas configurações de visibilidade terão acesso à política.
   • Colaboradores incluídos receberão uma notificação caso essa função esteja habilitada.
   • Colaboradores que requerem confirmação de leitura receberão uma tarefa pendente.
   • Eles confirmam o entendimento por meio de uma simples ação de confirmação de leitura.
   • RH e Administradores podem rastrear o progresso a partir da visão geral da política.
9. Rastreie o status e as porcentagens de confirmação de leitura diretamente da visão geral da política. A partir da visão geral das Políticas, Administradores e equipes de RH podem monitorar:
   • Total de colaboradores afetados
   • Número de confirmações de leitura concluídas
   • Confirmações de leitura pendentes
   • Porcentagem geral de confirmações de leitura
     Isso ajuda as equipes a identificar:
     • Políticas com baixa adoção
     • Colaboradores que ainda precisam de lembretes
     • Lacunas na documentação entre departamentos ou locais

Dashboard de Políticas e Insights

As políticas também incluem um dashboard dedicado que ajuda as equipes de RH e Administradores a entender como os colaboradores interagem com as políticas da empresa e identificar lacunas de conhecimento na organização.
Dependendo das permissões, Administradores e equipes de RH podem acessar análises e insights relacionados a:

• Perguntas que os colaboradores estão fazendo sobre políticas
• Assuntos mais pesquisados
• Áreas que geram confusão ou perguntas repetidas
• Tendências nas preocupações ou curiosidade dos colaboradores
• Políticas com baixo entendimento ou engajamento

Esse dashboard ajuda as empresas a passar de documentação estática para um sistema de gestão do conhecimento mais dinâmico e orientado por dados. Por exemplo, as equipes podem detectar:

• Colaboradores perguntando repetidamente sobre regras de férias
• Confusão em torno dos processos de reembolso de despesas
• Aumento de perguntas relacionadas ao trabalho remoto ou horas extras
• Documentação faltando para perguntas operacionais recorrentes

Esses insights podem ser usados para:

• Melhorar políticas existentes
• Criar novas políticas proativamente
• Esclarecer seções pouco claras
• Identificar lacunas de comunicação entre equipes ou locais
• Detectar tendências e padrões comportamentais dentro da empresa

O dashboard é especialmente valioso para equipes de RH, Operações, Jurídico e Comunicações Internas que buscam continuamente melhorar a documentação interna e o entendimento dos colaboradores.

Notificações

Os colaboradores podem receber notificações sempre que uma política for publicada ou atualizada. Ao publicar uma nova política ou atualizar uma existente, você pode escolher se deseja notificar os colaboradores aos quais ela se aplica.
 

Como funciona?

Durante a publicação, a opção Notificar colaboradores estará disponível e ficará ativada por padrão.

Se essa opção estiver ativada e a política não exigir confirmação de leitura, os colaboradores incluídos nas configurações de visibilidade receberão uma notificação pelos canais disponíveis:

• Caixa de entrada da Factorial
• E-mail
• Notificações push

Cada notificação inclui um link direto para a política publicada, facilitando o acesso e a leitura do conteúdo.

Quem recebe as notificações?

As notificações são enviadas somente aos colaboradores incluídos nas configurações de visibilidade da política, seja ela direcionada a todos ou a um grupo específico.

A pessoa responsável pela publicação da política não recebe uma notificação sobre sua própria publicação.
 

Atualizações de políticas

Sempre que uma atualização for publicada, ela será considerada um novo evento de comunicação. Se as notificações estiverem ativadas, os colaboradores incluídos nas configurações de visibilidade receberão uma nova notificação para que fiquem cientes das alterações mais recentes.
 

Políticas que exigem confirmação de leitura

Se uma política exigir confirmação de leitura, os colaboradores receberão apenas a tarefa de confirmação. Nenhuma notificação adicional de publicação será enviada, evitando notificações duplicadas sobre a mesma política.
 

Preferências de notificação

Os colaboradores continuam podendo controlar como desejam receber notificações por meio de suas preferências de notificação. As notificações serão enviadas somente pelos canais que cada colaborador tiver habilitado.

Lembretes de Confirmação de Leitura

Para políticas que exigem confirmação de leitura, a Factorial pode enviar lembretes automáticos aos colaboradores que ainda não confirmaram a leitura. Assim, as equipes de RH não precisam acompanhar cada pendência manualmente.
 

Lembretes automáticos

Ao publicar uma política com a opção Solicitar confirmação de leitura ativada, você poderá escolher uma frequência para os lembretes:

• A cada 3 dias
• A cada 7 dias
• A cada 14 dias
• Nunca

A Factorial continuará enviando lembretes aos colaboradores com confirmação de leitura pendente, de acordo com a frequência selecionada, até que eles reconheçam a política.
 

Enviar lembretes manualmente

Na janela de Confirmações de leitura da política, clique em Enviar lembretes para lembrar, com um único clique, todos os colaboradores que ainda possuem confirmações pendentes.
 

Como funcionam os lembretes

• Os lembretes são enviados todas as manhãs aos colaboradores que ainda não confirmaram a versão atual da política.
• Cada colaborador recebe no máximo um lembrete por dia.
• Os lembretes deixam de ser enviados assim que o colaborador reconhece a política.
• Somente os colaboradores aos quais a política se aplica recebem os lembretes.
• A publicação de uma nova versão da política reinicia a programação dos lembretes. As confirmações de leitura das versões anteriores continuam registrados.
   

Acompanhar lembretes e confirmações

Na janela de Confirmações de leitura, a aba Pendente mostra quantos lembretes cada colaborador recebeu, além das datas do último e do próximo lembrete.

A lista de políticas também apresenta a quantidade de confirmações de cada política, sem que seja necessário abri-la.

Os colaboradores também podem consultar a data em que confirmaram cada política.

Perguntas Frequentes

1. Quem pode criar e publicar políticas?
   Administradores e usuários com as permissões apropriadas podem criar, editar e publicar políticas.
    
2. O que significa confirmação de leitura para os colaboradores?
   Os colaboradores confirmam que leram e entenderam a política por meio de uma simples ação de confirmação de leitura.
    
3. As notificações são colaboradores automaticamente?
   Os colaboradores recebem uma tarefa solicitando a confirmação de leitura da política. Se você definir uma frequência de lembretes durante a publicação, os colaboradores que ainda não reconheceram a política também receberão lembretes automáticos até que realizem a confirmação de leitura.
   Você também pode enviar lembretes manualmente a qualquer momento, utilizando a opção Enviar lembretes.
    
4. Posso rastrear quem reconheceu uma política?
   Sim. As equipes de RH e Administradores podem rastrear o progresso de confirmação de leitura e visualizar as taxas de conclusão geral diretamente da visão geral das Políticas.
    
5. Os colaboradores podem acessar políticas antigas?
   Os colaboradores podem acessar qualquer política que seja:
   • Publicada
   • Visível para eles de acordo com as configurações de visibilidade configuradas
      
6. O que acontece quando uma política é atualizada?
   Os Administradores podem publicar novamente a versão atualizada e, opcionalmente, solicitar uma nova confirmação de leitura para garantir que os colaboradores revisem as alterações mais recentes.
   A publicação de uma nova versão também reinicia a programação dos lembretes, enquanto as confirmações de leitura das versões anteriores continuam registrados.