As políticas em Factorial ajudam as empresas a centralizar documentação interna importante e garantir que os funcionários não apenas tenham acesso a ela, mas também a leiam e reconheçam quando necessário.
Com as melhorias mais recentes, as Políticas agora suportam todo o ciclo de vida da política: desde a publicação de um documento, até a segmentação do público certo, solicitação de reconhecimento e acompanhamento da conformidade ao longo do tempo.
Visão Geral
Com as Políticas, você pode:
- Criar, fazer upload, organizar e distribuir documentação interna, como:
- Manuais de funcionários
- Código de conduta
- Políticas de TI e segurança
- Diretrizes de saúde e segurança
- Políticas de despesas e viagens
- Acordos de trabalho remoto
- Documentos de proteção de dados e conformidade
- Controlar quem pode acessar cada política
- Segmentar políticas por:
- Entidade Jurídica
- Local de Trabalho
- Equipe
- Solicitar reconhecimento dos funcionários
- Acompanhar taxas de reconhecimento
- Monitorar a adoção e visibilidade das políticas
- Detectar quais funcionários ainda precisam revisar documentação importante
As políticas podem ser direcionadas a grupos específicos de funcionários e, quando necessário, pode-se pedir que os funcionários confirmem que leram e entenderam o conteúdo. Isso ajuda as equipes de RH e Operações a melhorar a comunicação, conformidade e visibilidade em toda a empresa. Além disso, as equipes de RH podem controlar quem vê cada política, solicitar confirmação de entendimento e acompanhar taxas de reconhecimento em um só lugar.
Quando e por que deve ser usado
Use este recurso para:
- Compartilhar políticas da empresa com grupos específicos (por exemplo, por entidade jurídica, local de trabalho ou equipe)
- Garantir que os funcionários sejam informados sobre políticas novas ou atualizadas
- Coletar e acompanhar reconhecimento para fins de conformidade ou auditoria
- Melhorar a adoção e visibilidade da documentação interna
Isso é especialmente útil para políticas obrigatórias, como código de conduta, conformidade com o GDPR, proteção de dados, política de trabalho remoto ou diretrizes de saúde e segurança. As políticas são especialmente úteis quando a informação deve ser:
- Comunicada de forma clara
- Facilmente acessível
- Reconhecida pelos funcionários
- Auditável para fins de conformidade
Como usar
- No seu painel lateral, vá para Políticas
- Você pode:
- Fazer upload de um novo documento de política ou selecionar um existente
- Criar uma nova política diretamente no Factorial
- Durante o processo de publicação, defina a visibilidade selecionando um ou mais dos seguintes:
- Entidade Jurídica
- Local de Trabalho
- Equipe
Você pode combinar múltiplos filtros para criar regras de visibilidade mais precisas
- Ative o Solicitar reconhecimento se você quiser que os funcionários confirmem que leram e entenderam a política
- Publique a política
- Uma vez publicada:
- Funcionários incluídos nas configurações de visibilidade terão acesso
- Funcionários que necessitam de reconhecimento receberão uma tarefa pendente
- Eles confirmam o entendimento através de uma simples ação de reconhecimento
- RH e Administradores podem acompanhar o progresso a partir da visão geral da política
- Acompanhe o status e as porcentagens de reconhecimento diretamente da visão geral da política. A partir da visão geral das Políticas, Administradores e equipes de RH podem monitorar:
- Total de funcionários afetados
- Número de reconhecimentos concluídos
- Reconhecimentos pendentes
- Porcentagem geral de reconhecimento
Isso ajuda as equipes a identificar:- Políticas com baixa adoção
- Funcionários que ainda precisam de lembretes
- Gaps de documentação entre departamentos ou locais
Como funciona a visibilidade
Por exemplo:
- Uma política trabalhista específica da Espanha pode ser visível apenas para funcionários da entidade jurídica espanhola
- Uma política de acesso ao escritório pode ser visível apenas para funcionários que trabalham em um local de trabalho específico.
- Uma política de processo financeiro pode ser compartilhada apenas com a equipe de Finanças.
Se nenhum grupo de visibilidade for selecionado, os funcionários não terão acesso à política.
Se um funcionário não consegue ver uma política, verifique se:
- A política está publicada
- As configurações de visibilidade incluem o correto:
- Entidade Jurídica
- Local de Trabalho
- Equipe
Se as taxas de reconhecimento estão baixas, verifique se:
- Os funcionários corretos foram segmentados
- O reconhecimento foi ativado durante a publicação
- O conteúdo da política é fácil de entender
- Você também pode considerar re-compartilhar ou lembrar os funcionários manualmente.
Se você não consegue ver dados de reconhecimento, pode não ter as permissões necessárias para acessar análises de políticas ou informações de reconhecimento. Entre em contato com o Administrador da sua empresa para revisar suas permissões.
Dashboard de Políticas e Insights
As políticas também incluem um painel dedicado que ajuda as equipes de RH e Admin a entender como os funcionários interagem com as políticas da empresa e identificar lacunas de conhecimento em toda a organização.
Dependendo das permissões, Administradores e equipes de RH podem acessar análises e insights relacionados a:
- Perguntas que os funcionários estão fazendo sobre políticas
- Temas mais pesquisados
- Áreas que geram confusão ou perguntas repetidas
- Tendências nas preocupações ou curiosidade dos funcionários
- Políticas com baixa compreensão ou engajamento
Este painel ajuda as empresas a passar de documentação estática para um sistema de gerenciamento de conhecimento mais dinâmico e orientado por dados. Por exemplo, as equipes podem detectar:
- Funcionários perguntando repetidamente sobre regras de férias
- Confusão em torno dos processos de reembolso de despesas
- Aumento de perguntas relacionadas ao trabalho remoto ou horas extras
- Documentação ausente para perguntas operacionais recorrentes
Esses insights podem ser usados para:
- Melhorar políticas existentes
- Criar novas políticas proativamente
- Esclarecer seções pouco claras
- Identificar lacunas de comunicação entre equipes ou locais
- Detectar tendências e padrões comportamentais dentro da empresa
O painel é especialmente valioso para equipes de RH, Operações, Jurídico e Comunicações Internas que buscam continuamente melhorar a documentação interna e a compreensão dos funcionários.
O acesso ao Dashboard de Políticas depende das permissões do usuário e da configuração do plano de Políticas da sua empresa.
Notificações
Os funcionários são notificados quando uma política é publicada ou atualizada. Quando você publica uma nova política ou atualiza uma existente, agora pode notificar os funcionários a quem se aplica. Isso ajuda a garantir que as pessoas estejam cientes de novas ou alteradas políticas sem exigir um reconhecimento obrigatório.
Como funciona
Ao publicar uma política, você verá um botão de Notificar funcionários na janela de publicação. O botão é ativado por padrão.
Se Notificar funcionários estiver ativado e a política não exigir reconhecimento, os funcionários dentro do escopo publicado da política recebem uma notificação através de seus canais disponíveis:
- Caixa de entrada
- Notificações push
Cada notificação inclui um link direto para a política publicada, facilitando para os funcionários abri-la e lê-la.
Se você não quiser notificar os funcionários—por exemplo, ao fazer uma atualização menor—pode desativar Notificar funcionários antes de publicar.
Quem é notificado?
As notificações são enviadas apenas para os funcionários incluídos no escopo publicado da política, seja isso todos ou um grupo específico de pessoas. A pessoa que publica a política não recebe uma notificação por sua própria publicação.
Atualizações de políticas
Cada vez que você publica uma atualização, é tratada como um novo evento de conscientização. Se as notificações estiverem ativadas, os funcionários no escopo são notificados novamente para que estejam cientes das últimas mudanças.
Políticas que requerem reconhecimento
Se uma política requer reconhecimento, os funcionários receberão apenas a tarefa de reconhecimento. Nenhuma notificação adicional de publicação é enviada, evitando notificações duplicadas para a mesma política.
Preferências de notificação
Os funcionários continuam a controlar como recebem notificações através de suas preferências de notificação existentes. As notificações são entregues apenas pelos canais que cada funcionário ativou.
Melhores práticas
- Segmentar políticas com cuidado: Evite compartilhar todas as políticas com todos os funcionários. Limitar a visibilidade melhora a relevância e reduz a sobrecarga de informações.
- Usar linguagem simples e clara: Políticas escritas em linguagem clara e compreensível geralmente alcançam taxas de reconhecimento mais altas e melhor compreensão por parte dos funcionários.
- Re-solicitar reconhecimento após atualizações significativas: Se uma política mudar significativamente, solicite reconhecimento novamente para garantir que os funcionários estejam cientes das novas informações.
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Revisar dados de reconhecimento regularmente: Monitorar taxas de reconhecimento pode ajudar a identificar:
- Equipes que estão perdendo informações importantes
- Lacunas de comunicação
- Políticas que podem precisar de esclarecimento ou simplificação
FAQ
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Quem pode criar e publicar políticas?
Administradores e usuários com as permissões apropriadas podem criar, editar e publicar políticas.
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O que significa reconhecimento para os funcionários?
Os funcionários confirmam que leram e entenderam a política através de uma simples ação de reconhecimento.
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As notificações são enviadas automaticamente?
Atualmente, os funcionários recebem uma tarefa solicitando reconhecimento.
Capacidades adicionais de notificação e lembrete estão planejadas para lançamentos futuros.
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Posso acompanhar quem reconheceu uma política?
Sim. As equipes de RH e Administradores podem acompanhar o progresso de reconhecimento e ver as taxas de conclusão geral diretamente da visão geral das Políticas.
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Os funcionários podem acessar políticas antigas?
Os funcionários podem acessar qualquer política que esteja:- Publicada
- Visível para eles de acordo com as configurações de visibilidade configuradas
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O que acontece quando uma política é atualizada?
Os Administradores podem republicar a versão atualizada e, opcionalmente, solicitar reconhecimento novamente para garantir que os funcionários revisem as últimas mudanças.