Richtlinien in Factorial helfen Unternehmen, wichtige interne Dokumentationen zu zentralisieren und sicherzustellen, dass Mitarbeitende nicht nur Zugang dazu haben, sondern sie auch lesen und bei Bedarf anerkennen.
Mit den neuesten Verbesserungen unterstützen Richtlinien jetzt den gesamten Lebenszyklus von Richtlinien: vom Veröffentlichen eines Dokuments über die Zielgruppenansprache, das Anfordern von Anerkennung bis hin zur Verfolgung der Einhaltung im Laufe der Zeit.

Überblick

Mit Richtlinien kannst du:

• Interne Dokumentationen erstellen, hochladen, organisieren und verteilen, wie zum Beispiel:
  • Mitarbeiterhandbücher
  • Verhaltenskodex
  • IT- und Sicherheitsrichtlinien
  • Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien
  • Richtlinien zu Ausgaben und Reisen
  • Vereinbarungen zur Telearbeit
  • Dokumente zum Datenschutz und zur Einhaltung
• Steuern, wer auf jede Richtlinie zugreifen kann
• Richtlinien gezielt ansprechen nach:
  • Rechtlicher Einheit
  • Arbeitsplatz
  • Team
• Anerkennung von Mitarbeitenden anfordern
• Anerkennungsraten verfolgen
• Die Annahme und Sichtbarkeit von Richtlinien überwachen
• Erkennen, welche Mitarbeitenden noch wichtige Dokumentationen überprüfen müssen

Richtlinien können auf spezifische Gruppen von Mitarbeitenden ausgerichtet werden und, wenn nötig, können Mitarbeitende gebeten werden zu bestätigen, dass sie den Inhalt gelesen und verstanden haben. Dies hilft den HR- und Betriebsteams, die Kommunikation, Einhaltung und Sichtbarkeit im Unternehmen zu verbessern. Darüber hinaus können HR-Teams steuern, wer jede Richtlinie sieht, die Bestätigung des Verständnisses anfordern und die Anerkennungsraten an einem Ort verfolgen.

Wie man es verwendet

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Richtlinien
2. Du kannst:
   • Ein neues Richtliniendokument hochladen oder ein bestehendes auswählen
   • Eine neue Richtlinie direkt in Factorial erstellen
3. Definiere während des Veröffentlichungsprozesses die Sichtbarkeit, indem du eine oder mehrere der folgenden Optionen auswählst:
   • Rechtliche Einheit
   • Arbeitsplatz
   • Team
     Du kannst mehrere Filter kombinieren, um genauere Sichtbarkeitsregeln zu erstellen
4. Aktiviere Anerkennung anfordern, wenn du möchtest, dass Mitarbeitende bestätigen, dass sie die Richtlinie gelesen und verstanden haben
5. Veröffentliche die Richtlinie
6. Sobald sie veröffentlicht ist:
   • Mitarbeitende, die in den Sichtbarkeitseinstellungen enthalten sind, erhalten Zugang
   • Mitarbeitende, die eine Anerkennung benötigen, erhalten eine ausstehende Aufgabe
   • Sie bestätigen das Verständnis durch eine einfache Anerkennungsaktion
   • HR und Administratoren können den Fortschritt aus der Übersicht der Richtlinien verfolgen
7. Verfolge den Anerkennungsstatus und die Prozentsätze direkt aus der Übersicht der Richtlinien. Aus der Übersicht der Richtlinien können Administratoren und HR-Teams überwachen:
   • Gesamtzahl der betroffenen Mitarbeitenden
   • Anzahl der abgeschlossenen Anerkennungen
   • Ausstehende Anerkennungen
   • Gesamtanerkennungsprozentsatz
     Dies hilft Teams, Folgendes zu identifizieren:
     • Richtlinien mit geringer Annahme
     • Mitarbeitende, die noch Erinnerungen benötigen
     • Dokumentationslücken in Abteilungen oder Standorten

Richtlinien-Dashboard und Insights

Richtlinien umfassen auch ein spezielles Dashboard, das HR- und Administratorenteams hilft zu verstehen, wie Mitarbeitende mit Unternehmensrichtlinien interagieren und Wissenslücken in der Organisation zu identifizieren.
Je nach Berechtigungen können Administratoren und HR-Teams Analysen und Einblicke zu folgenden Themen erhalten:

• Fragen, die Mitarbeitende zu Richtlinien stellen
• Am häufigsten gesuchte Themen
• Bereiche, die Verwirrung oder wiederholte Fragen erzeugen
• Trends in den Bedenken oder Neugier der Mitarbeitenden
• Richtlinien mit geringer Verständnis oder Engagement

Dieses Dashboard hilft Unternehmen, von statischen Dokumentationen zu einem dynamischeren und datengestützten Wissensmanagementsystem überzugehen. Zum Beispiel können Teams erkennen:

• Mitarbeitende, die wiederholt nach Urlaubsregeln fragen
• Verwirrung über Prozesse zur Erstattung von Ausgaben
• Erhöhte Fragen zu Telearbeit oder Überstunden
• Fehlende Dokumentation für wiederkehrende betriebliche Fragen

Diese Erkenntnisse können genutzt werden, um:

• Bestehende Richtlinien zu verbessern
• Proaktiv neue Richtlinien zu erstellen
• Unklare Abschnitte zu klären
• Kommunikationslücken zwischen Teams oder Standorten zu identifizieren
• Trends und Verhaltensmuster im Unternehmen zu erkennen

Das Dashboard ist besonders wertvoll für HR-, Betriebs-, Rechts- und interne Kommunikationsteams, die kontinuierlich die internen Dokumentationen und das Verständnis der Mitarbeitenden verbessern möchten.

FAQ

1. Wer kann Richtlinien erstellen und veröffentlichen?
   Administratoren und Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können Richtlinien erstellen, bearbeiten und veröffentlichen.
    
2. Was bedeutet Anerkennung für Mitarbeitende?
   Mitarbeitende bestätigen, dass sie die Richtlinie durch eine einfache Anerkennungsaktion gelesen und verstanden haben.
    
3. Werden Benachrichtigungen automatisch gesendet?
   Derzeit erhalten Mitarbeitende eine Aufgabe, in der Anerkennung angefordert wird.
   Zusätzliche Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktionen sind für zukünftige Versionen geplant.
    
4. Kann ich verfolgen, wer eine Richtlinie anerkannt hat?
   Ja. HR-Teams und Administratoren können den Fortschritt der Anerkennung verfolgen und die Gesamtabschlussraten direkt aus der Übersicht der Richtlinien einsehen.
    
5. Können Mitarbeitende auf alte Richtlinien zugreifen?
   Mitarbeitende können auf jede Richtlinie zugreifen, die:
   • Veröffentlicht ist
   • Für sie gemäß den konfigurierten Sichtbarkeitseinstellungen sichtbar ist
      
6. Was passiert, wenn eine Richtlinie aktualisiert wird?
   Administratoren können die aktualisierte Version erneut veröffentlichen und optional erneut Anerkennung anfordern, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden die neuesten Änderungen überprüfen.