Weisen Sie Hunderte von Mitarbeitenden in einem einzigen Vorgang Kostenstellen zu, indem Sie eine CSV- oder Excel-Datei hochladen. One gleicht automatisch Mitarbeitende ab, validiert die Zuweisungen der Kostenstellen und bereitet die Zuordnungen zur Überprüfung vor, bevor Änderungen vorgenommen werden.
Diese Funktion hilft Finanz- und Buchhaltungsteams, Zeit zu sparen, manuelle Arbeit zu reduzieren und die Genauigkeit der für die Finanzberichterstattung und die Kostenverteilung der Gehälter verwendeten Daten zu verbessern.
Übersicht
Die Massen-Zuweisung von Kostenstellen ermöglicht es Ihnen, einer oder mehreren Kostenstellen vielen Mitarbeitenden gleichzeitig mithilfe von One zuzuweisen.
Statt jede/n Mitarbeitende/n einzeln zu aktualisieren, laden Sie eine CSV- oder Excel-Datei hoch, die die Namen der Mitarbeitenden und deren Zuweisungen zu den Kostenstellen enthält. One liest die Datei, gleicht die Mitarbeitenden mit bestehenden Datensätzen in Factorial ab, validiert die Informationen und bereitet alle Zuordnungen zur Überprüfung vor, bevor sie angewendet werden.
Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie:
- Kostenstellen einer großen Anzahl von Mitarbeitenden zuweisen möchten
- Kostenstellen-Zuweisungen nach einer organisatorischen Änderung aktualisieren möchten
- Kostenstellendaten aus einem externen Finanz- oder ERP-System importieren möchten
- Mitarbeitende über mehrere Kostenstellen hinweg mit prozentualen Verteilungen zuweisen möchten
Wenn eine Kostenstelle, die in der Datei enthalten ist, noch nicht in Factorial existiert, erstellt One sie automatisch, bevor die Zuordnung abgeschlossen wird.
Wie man es benutzt
- Öffnen Sie ein Gespräch mit One
- Laden Sie eine CSV- oder Excel-Datei hoch, die enthält:
- Namen der Mitarbeitenden
- Namen der Kostenstellen
- Verteilungssätze für jede Kostenstelle
- One liest die Datei und vergleicht die Informationen mit Ihren bestehenden Mitarbeitenden und Kostenstellen in Factorial.
- Wenn eine referenzierte Kostenstelle nicht existiert, erstellt One sie automatisch
- One validiert die Zuweisungen und identifiziert alle Datensätze, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, bevor Änderungen vorgenommen werden
- Überprüfen Sie die vorgeschlagenen Zuordnungen sorgfältig
- Bestätigen Sie den Vorgang
- One wendet die Zuweisungen der Kostenstellen auf alle übereinstimmenden Mitarbeitenden-Datensätze in einem einzigen Vorgang an
Wenn einigen Mitarbeitenden keine Kostenstelle zugewiesen wurde, überprüfen Sie, ob die Namen der Mitarbeitenden in Ihrer Datei mit den Namen in Factorial übereinstimmen. Wenn One einen Mitarbeitenden nicht eindeutig identifizieren kann, wird der Datensatz zur Überprüfung markiert, bevor Änderungen vorgenommen werden.
Wenn die Kostenstelle noch nicht existiert, erstellt One sie automatisch während des Imports. Wenn die Zuordnung immer noch nicht abgeschlossen ist, überprüfen Sie die Validierungsergebnisse, um Probleme mit den hochgeladenen Daten zu identifizieren.
Die Gesamtzuweisung jeder/m Mitarbeitenden über alle zugewiesenen Kostenstellen muss 100% entsprechen. Wenn die Zuweisungsprozentsätze ungültig sind, aktualisieren Sie die Datei und laden Sie sie erneut hoch, wenn die Summen falsch sind.
Tipps und bewährte Praktiken
- Überprüfen Sie, dass die Namen der Mitarbeitenden in Ihrer Datei mit den in Factorial gespeicherten Namen übereinstimmen, um den Abgleichsprozess zu verbessern.
- Stellen Sie sicher, dass die Gesamtzuweisung für jede/n Mitarbeitende/n 100% beträgt, wenn Sie mehrere Kostenstellen zuweisen.
- Überprüfen Sie die Validierungsergebnisse von One, bevor Sie den Import bestätigen, um nicht zugeordnete Mitarbeitende oder unerwartete Zuweisungen zu identifizieren.
- Halten Sie Ihre Quelldatei aktuell, um zu vermeiden, dass veraltete Informationen zu Kostenstellen importiert werden.
FAQ
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Welche Dateiformate werden unterstützt?
Sie können CSV- und Excel-Dateien hochladen, die die Namen der Mitarbeitenden, die Namen der Kostenstellen und die Zuweisungsprozentsätze enthalten.
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Kann ich einem/einer Mitarbeitenden mehreren Kostenstellen zuweisen?
Ja. One unterstützt mehrere Kostenstellen-Zuweisungen für dieselbe/n Mitarbeitende/n, vorausgesetzt, die kombinierte Zuweisung beträgt 100%.
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Was passiert, wenn die Kostenstelle noch nicht existiert?
One erstellt automatisch die fehlende Kostenstelle, bevor die Zuordnung abgeschlossen wird.
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Werden die Änderungen sofort nach dem Hochladen der Datei angewendet?
Nein. One bereitet die Zuordnungen vor und hebt alle Probleme hervor, die Ihre Überprüfung erfordern. Änderungen werden erst nach Bestätigung des Vorgangs angewendet.
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Kann ich die Zuordnungen überprüfen, bevor sie angewendet werden?
Ja. One präsentiert eine Zusammenfassung der vorgeschlagenen Zuordnungen und etwaiger Validierungsprobleme, sodass Sie diese überprüfen können, bevor Sie bestätigen.