Stundenlohnmitarbeitende werden basierend auf den Stunden bezahlt, die sie tatsächlich gearbeitet haben.

Dies erfordert, dass die entsprechende Funktion aktiviert ist und die Arbeitsstunden in Factorial erfasst werden. Wenn dies der Fall ist, können die geleisteten Stunden von der Zeiterfassung in das Entlohnungsmodul und von dort aus zu DATEV übertragen werden – eine manuelle Übertragung ist nicht erforderlich.

Ohne aktivierte Funktion oder ohne erfasste Stunden werden keine Werte übertragen.

Wie man einrichtet

Um Stundenlohnmitarbeitende einzurichten, folgen Sie bitte diesen Schritten:

Schritt 1: Setzen Sie einen Stundenlohn im Vertrag fest

Der Vertrag des Mitarbeitenden muss Folgendes enthalten:

1. Der „Basisgehaltstyp“ muss auf „stündliches Grundgehalt“ eingestellt sein. (Wichtig: Bitte verwenden Sie nicht „Geleistete Stunden“ als Basisgehaltstyp)
2. Das „Basisgehalt“ muss einen Wert pro Stunde haben

Schritt 2: Integrationseinstellungen einrichten

In den Integrationseinstellungen muss die folgende Zuordnung eingerichtet werden:

1. Grundgehalt pro Stunde: Verknüpfen Sie den Lohnart für den Stundenlohn (gewöhnlich Lohnart 1000 - Stundenlohn, wie in unserem Screenshot unten zu sehen. Bitte überprüfen Sie mit Ihrem DATEV-Admin/Steuerberater die genaue Nummer). Dies ermöglicht die Übertragung des Stundenlohns (z.B. 20,00 €) zu DATEV.
2. Entlohnungskonzept Geleistete Stunden: Verknüpfen Sie dies mit der gleichen Lohnart wie oben gewählt (in unserem Beispiel unten 1000 - Stundenlohn). Dies ermöglicht die Übertragung der Anzahl der geleisteten Stunden (z.B. 38 Stunden).

Schritt 3: Konfigurieren Sie „Zusätzliche und Sonderstunden“ für stundenbasierte Entlohnung in den Einstellungen

Öffnen Sie dazu die Zeiterfassungseinstellungen und gehen Sie zur Richtlinie für stundenlohnabhängige Mitarbeitende und öffnen Sie „Zusätzliche und Sonderstunden“.

1. Berechnung der zusätzlichen Stunden: Aktivieren Sie die Einstellung „Geplante Stunden“. Dies garantiert, dass jede Stunde, die über den Zeitplan hinaus gearbeitet wird (z.B. 39 Stunden arbeiten, wenn für 38 geplant), korrekt als zusätzliche Stunde gezählt wird, anstatt gegen die 40-Stunden-Vertragsgrenze „verloren“ zu gehen.

   

2. Regeln für zusätzliche Stunden: Konfigurieren Sie die Basisregel unter „Regeln für zusätzliche Stunden“ nach einem 1:1-Stundenlohn.

   

   
   Setzen Sie anschließend die „Entlohnungsmethode“ auf „Überstunden(h)“.

   

3. Sonderstunden (falls zutreffend): Die Sonderstunden müssen ebenfalls wie die zusätzlichen Stunden eingerichtet werden.
   Der Stundenlohn muss auf einer 1:1-Basis liegen und auf die zuvor erstellte Entlohnungsmethode gesetzt werden, die mit der richtigen Lohnart in DATEV verknüpft ist. Bitte überprüfen Sie mit Ihrem DATEV-Admin/Steuerberater die genaue Lohnartnummer und die Einrichtung, um sicherzustellen, dass die geleisteten Stunden an die richtige Stelle in DATEV synchronisiert werden.

   

Schritt 4: Entlohnung für stundenbasierte Entlohnung in den Einstellungen konfigurieren

Öffnen Sie dazu die Zeiterfassungseinstellungen und gehen Sie zur Richtlinie für stundenlohnabhängige Mitarbeitende und öffnen Sie „Entlohnung“.

1. Der „Entlohnungszeitraum“ muss auf „Täglich“ eingestellt sein.

   

Die „Berechnungsfrequenz“ muss auf „Täglich“ eingestellt sein.

Schritt 5: Aktivieren Sie die Verbindung zum Zeiterfassungsmodul

Sobald die Verträge und Richtlinien korrekt sind, kann die Verbindung zum Zeiterfassungsmodul aktiviert werden.

Gehen Sie zu Einstellungen → Entlohnung → Verbundene Module → Zeiterfassung und aktivieren Sie „Nur Stundenlohnmitarbeitende“ im Feld rechts.

Betrachten Sie den Prozess in der Praxis:

1. Genehmigen Sie die geplanten Arbeitsstunden in den Stundenzetteln:
   Alle erfassten Stunden innerhalb der geplanten Arbeitsstunden fließen automatisch nach Genehmigung in das Entlohnungsmodul unter dem Konzept "Geleistete Stunden" ein.

   

2. Zusätzliche Stunden oder Sonderstunden auszahlen: Um zusätzliche Stunden (außerhalb der geplanten Arbeitsstunden) sowie Sonderstunden zu übertragen, muss der bereits genehmigte Stundenzettel im Stundenzettel des Mitarbeitenden ausgezahlt werden ("vergütet").

   

3. Pufferzeit einplanen:
   Die Übertragung in das Entlohnungsmodul (sowie die automatische Berechnung von Verpflegungspauschalen) kann einige Minuten in Anspruch nehmen.
4. Synchronisieren:
   Sobald alle Werte im Entlohnungsmodul sichtbar sind, können Sie die Synchronisation mit DATEV starten oder den Export für die Lohnbuchhaltung generieren.