Die Verwaltung von Dokumenten und die Sicherstellung der Compliance kann zeitaufwendig sein. Mit ONE kannst du jetzt direkt Fragen zu deinen Dokumenten, Ordnern und Vorlagen stellen – Zeit sparen und die Sichtbarkeit in deiner Organisation verbessern.
Überblick
Dieses Feature ermöglicht es dir, mit deiner Dokumentendatenbank in natürlicher Sprache zu interagieren. Anstatt manuell durch Ordner zu suchen oder Tabs zu verfolgen, kannst du einfach ONE Fragen stellen und sofortige Antworten erhalten.
Wann und warum es verwendet werden sollte
Nutze dieses Feature, wenn:
- du schnell die Dokumenten-Compliance überprüfen musst (z.B. fehlende Unterschriften oder Dateien)
- du den Status eines bestimmten Dokuments oder Mitarbeitenden überprüfen möchtest
- du Prüfungen vorbereitest und Lücken identifizieren musst
- du Hilfe bei der Verwendung von Dokumentvorlagen benötigst
Wie man es benutzt
- Öffne ONE
- Beginne ein Gespräch: Tippe deine Frage in natürlicher Sprache (wie du es einem Kollegen fragen würdest)
- Überprüfe die Antwort von ONE
- Verfeinere deine Frage, falls nötig, um spezifischere Ergebnisse zu erhalten
- Compliance-Überwachung: "Zeig mir eine Liste aller Mitarbeitenden mit einer 'Ausstehenden' Unterschrift für die neue Sicherheitsrichtlinie."
- Einzelstatus: "Hat Eduardo Oliveira seinen neuesten Vertrag bereits unterschrieben? Wenn ja, wann?"
- Prüfung und Lücken: "Vergleiche die Einstellungen von 2025 und liste alle auf, die keine Datei in ihrem Ordner 'ID-Dokumente' haben."
- Validierung: "Bestätige das Hochladedatum des Beförderungsvertrags von Maria Lopez und überprüfe, ob sie die neue Datei erhalten hat."
- Vorlagenhilfe: "Welche vertragsbezogenen Variablen kann ich in meinen Vorlagen verwenden?"
Wenn du nicht die erwarteten Ergebnisse erhältst, versuche, deine Frage mit spezifischeren Details umzuformulieren (z.B. Name des Mitarbeitenden, Dokumenttyp oder Datum).
Wenn ONE die Informationen, nach denen du fragst, nicht finden kann, sorge dafür, dass das Dokument auf der Plattform existiert und richtig kategorisiert ist, und überprüfe, ob du die Berechtigung hast, auf die angeforderten Daten zuzugreifen.
Wenn die Antwort unvollständig erscheint, stelle eine Folgefrage oder gib mehr Kontext, um die Ergebnisse zu verfeinern.
Frage ONE, um auf deine Dokumente zuzugreifen
Neben der Beantwortung von Fragen kann ONE alltägliche Dokumentenarbeiten für dich erledigen. HR-Admins, Manager und Mitarbeitende können ONE in ihren eigenen Worten bitten, jede Aktion auszuführen, die sie manuell in Dokumenten durchführen würden:
- Eine Datei speichern: Eine Datei, die du hochlädst, oder eine, die ONE erstellt hat, geht in einen Ordner, den ONE vorschlägt. Du kannst dies bestätigen oder einen anderen Ordner auswählen, auch in den Dokumenten eines anderen Mitarbeitenden.
- Zur Unterschrift senden: ONE fordert die Unterschriften an, und jede Unterzeichnerin erhält eine E-Mail.
- Überprüfen, wer noch nicht unterschrieben hat: ONE listet die ausstehenden Unterzeichner auf und kann ihnen eine Erinnerung senden.
- Dokumente verschieben: In den von dir benannten Ordner.
- Finden und öffnen: ONE antwortet mit einem Link zum Dokument oder listet die Optionen auf, wenn mehrere Dokumente übereinstimmen.
- Löschen und Wiederherstellen: Das Dokument geht in den Papierkorb und kann wiederhergestellt werden. ONE warnt dich, bevor eine Unterschrift, die sich in Bearbeitung befindet, storniert wird.
- Ordner verwalten: Erstelle oder benenne Ordner und Unterordner um.
- Öffne ONE
- Beschreibe die Aktion, die du möchtest, oder füge die Datei hinzu, die du speichern möchtest
- Überprüfe die Zusammenfassung. Vor jeder Änderung zeigt ONE jedes Dokument mit seinem Link, Platz und Ordner an
- Bestätige die Aktion. Nichts ändert sich, bis du bestätigst
ONE arbeitet innerhalb der Berechtigungen jeder Person in Factorial, sodass du nur auf die Dokumente und Ordner zugreifen kannst, die du bereits manuell verwalten kannst.
Unterschrift Erinnerungen sind dieselben E-Mails, die die Unterzeichner beim ersten Mal erhalten haben. Jedes ausstehende Dokument sendet eine separate E-Mail, sodass ein Mitarbeitender mit mehreren ausstehenden Dokumenten eine E-Mail pro Dokument erhält.
Dokumente gleichzeitig an mehrere Mitarbeitende senden ist nur über ONE für Gehaltsabrechnungen verfügbar: Füge das PDF der Gehaltsabrechnung des Monats hinzu und ONE bereitet den Versand vor, damit du ihn überprüfen und verteilen kannst. Erfahre mehr in Wie man Gehaltsabrechnungen im Bulk sendet. Für andere Dokumente kann ONE ein oder mehrere Dokumente an einen Mitarbeitenden gleichzeitig senden. Um sie an viele Mitarbeitende zu senden, benutze den Verteile Dateien Tab in Dokumenten.
Frage ONE, um Dokumentvorlagen zu erstellen und zu senden
ONE kann auch Dokumentvorlagen (DOCX und PDF) erstellen und sie an einen Mitarbeitenden für dich senden. Dies ist für Benutzer verfügbar, die Dokumentvorlagen verwalten können.
Um eine Vorlage zu erstellen:
- Öffne ONE auf der Startseite
- Ziehe eine Datei in den Chat von ONE und bitte ONE, sie in eine Vorlage umzuwandeln, oder beschreibe das Dokument, das du benötigst
- Bestätige. ONE verwandelt es in eine Vorlage
Um eine Vorlage an einen Mitarbeitenden zu senden:
- Öffne ONE
- Bitte ONE, die Vorlage an den Mitarbeitenden zu senden. Zum Beispiel: "Sende das Beförderungsschreiben an Alda, neuer Titel Senior Analyst"
- ONE füllt die Vorlage mit den Daten des Mitarbeitenden aus und fragt dich nach jedem Wert, den Factorial nicht hat (zum Beispiel, einen neuen Jobtitel oder das Startdatum des nächsten Vertrags)
- Überprüfe die Vorschau. ONE zeigt dir das endgültige Dokument, bevor es gesendet wird
- Wähle den Zielordner und bestätige
- Fordere Unterschriften an, falls erforderlich. Du kannst ONE sagen, wer zuerst unterschreiben muss
Ausfüllbare PDFs: Wenn du ONE bittest, ein ausfüllbares PDF zu senden, wählst du, ob du es selbst ausfüllen oder es an den Mitarbeitenden senden möchtest, damit er es ausfüllt. Wenn du es ausfüllst, erhält der Mitarbeitende die endgültige Version, ohne ein Formular ausfüllen zu müssen.
Tipps und bewährte Praktiken
- Sei so spezifisch wie möglich, wenn du Fragen stellst (z.B. Namen, Dokumenttypen oder Zeitrahmen einbeziehen)
- Verwende klare Schlüsselwörter wie “unterschrieben,” “ausstehend,” “hochgeladen” oder “fehlend”
- Zerlege komplexe Anfragen in kleinere Fragen für genauere Antworten
- Überprüfe kritische Compliance-Informationen, bevor du Maßnahmen ergreifst
FAQ
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Kann ONE überprüfen, ob ein Dokument unterschrieben wurde?
Ja, ONE kann bestätigen, ob ein Dokument unterschrieben wurde und, falls verfügbar, das Unterschriftsdatum angeben.
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Kann ich ONE verwenden, um fehlende Dokumente zu identifizieren?
Ja, du kannst ONE bitten, Mitarbeitende oder Zeiträume zu vergleichen und fehlende Dateien oder unvollständige Ordner hervorzuheben.
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Kann ich nach bestimmten Mitarbeitenden fragen?
Ja, du kannst nach einzelnen Mitarbeitenden und ihrem Dokumentenstatus fragen (z.B. unterschriebene Verträge, hochgeladene Dateien).
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Kann ONE mir bei Dokumentvorlagen helfen?
Ja. Du kannst nach verfügbaren Variablen und deren Verwendung in deinen Vorlagen fragen. ONE kann auch eine Datei oder eine Beschreibung in eine Vorlage umwandeln und eine Vorlage an einen Mitarbeitenden senden, die mit seinen Daten ausgefüllt ist.
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Kann ONE Änderungen an meinen Dokumenten vornehmen?
Ja. ONE kann Dokumente speichern, zur Unterschrift senden, Erinnerungen an Unterschriften senden, Dokumente verschieben, löschen und wiederherstellen sowie Ordner erstellen oder umbenennen. Vor jeder Änderung zeigt ONE dir, was es tun wird, und wartet auf deine Bestätigung.
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Warum kann ONE nicht auf bestimmte Dokumente zugreifen?
Der Zugriff hängt von deinen Berechtigungen ab. Wenn du keinen Zugriff auf ein Dokument hast, kann ONE keine Informationen darüber abrufen.
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Ist die von ONE bereitgestellte Information immer aktuell?
ONE spiegelt die aktuellen Daten auf der Plattform wider. Stelle sicher, dass Dokumente ordnungsgemäß hochgeladen und aktualisiert sind, um genaue Ergebnisse zu erhalten.