Gestionar documentos y garantizar el cumplimiento normativo puede ser una tarea que consume mucho tiempo. Con ONE , ahora puede hacer preguntas directamente sobre sus documentos, carpetas y plantillas, lo que le ahorrará tiempo y mejorará la visibilidad en toda su organización.
Descripción general
Esta función le permite interactuar con su base de datos de documentos mediante lenguaje natural. En lugar de buscar manualmente en carpetas o pestañas, puede hacerle una pregunta a ONE y recibir respuestas al instante.
Cuándo y por qué debe utilizarse
Utilice esta función cuando:
- Deba comprobar rápidamente si los documentos cumplen con los requisitos (por ejemplo, si faltan firmas o archivos)
- Desee verificar el estado de un documento o empleado/a específico/a
- Esté preparando auditorías y necesite identificar deficiencias
- Necesite ayuda para comprender o utilizar las plantillas de documentos
Cómo usar
- Abra ONE
- Inicie una conversación: Escriba su pregunta en lenguaje natural (como se la haría a un/a compañero/a)
- Revise la respuesta proporcionada por ONE
- Si es necesario, refine su pregunta para obtener resultados más específicos
- Seguimiento del cumplimiento: "Muéstreme una lista de todos/as los/as empleados/as con una firma 'Pendiente' para la Nueva Política de Seguridad."
- Situación individual: "¿Ha firmado Eduardo Oliveira su último contrato? Si es así, ¿cuándo?"
- Auditoría y deficiencias: "Coteje las contrataciones de 2025 y enumere a cualquier persona a la que le falte un archivo en su carpeta de 'Documentos de identificación'".
- Validación: "Confirme la fecha de carga del contrato de promoción de María López y verifique si recibió el nuevo archivo."
- Ayuda con las plantillas: "¿Qué variables relacionadas con los contratos puedo usar en mis plantillas?"
Si no obtiene los resultados esperados, intente reformular su pregunta con detalles más específicos (por ejemplo, nombre del/la empleado/a, tipo de documento o fecha).
Si ONE no encuentra la información que solicita, asegúrese de que el documento exista en la plataforma y esté correctamente categorizado, y compruebe que tiene permiso para acceder a los datos solicitados.
Si la respuesta parece incompleta, formule una pregunta complementaria o proporcione más contexto para refinar los resultados.
Consejos y mejores prácticas
- Sea lo más específico/a posible al formular preguntas (por ejemplo, incluya nombres, tipos de documentos o plazos)
- Utilice palabras clave claras como "firmado", "pendiente", "cargado" o “faltante”
- Divida las consultas complejas en preguntas más pequeñas para obtener respuestas más precisas
- Verifique dos veces la información crítica sobre el cumplimiento normativo antes de tomar medidas
Preguntas frecuentes
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¿Puede ONE comprobar si un documento ha sido firmado?
Sí, ONE puede confirmar si un documento ha sido firmado y, si está disponible, proporcionar la fecha de la firma.
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¿Puedo usar ONE para identificar documentos faltantes?
Sí, puede solicitarle a ONE que realice una comparación cruzada de empleados/as o períodos de tiempo y que resalte los archivos que faltan o las carpetas incompletas.
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¿Puedo preguntar sobre empleados/as específicos/as?
Sí, puede preguntar sobre empleados/as individuales y el estado de sus documentos (por ejemplo, contratos firmados, archivos subidos).
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ONE puede ayudarme con plantillas de documentos?
Sí, puede preguntar sobre las variables disponibles y cómo utilizarlas en sus plantillas.
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¿ ONE actualiza los documentos o solo proporciona información?
ONE proporciona información y análisis, pero no modifica los documentos ni su estado.
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¿Por qué ONE no puede acceder a ciertos documentos?
El acceso depende de sus permisos. Si no tiene acceso a un documento, ONE no podrá recuperar información sobre él.
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¿La información proporcionada por ONE está siempre actualizada?
ONE refleja los datos disponibles actualmente en la plataforma. Asegúrese de que los documentos se carguen y actualicen correctamente para obtener resultados precisos.