Les politiques dans Factorial aident les entreprises à centraliser des documents internes importants et à s'assurer que les employés y ont non seulement accès, mais qu'ils les lisent et les reconnaissent lorsque cela est nécessaire.
Avec les dernières améliorations, les Politiques prennent désormais en charge l'ensemble du cycle de vie des politiques : de la publication d'un document, à la cible du bon public, à la demande de reconnaissance, et au suivi de la conformité au fil du temps.
Présentation
Avec les Politiques, vous pouvez :
- Créer, télécharger, organiser et distribuer des documents internes tels que :
- Manuels des employés
- Code de conduite
- Politiques IT et de sécurité
- Lignes directrices en matière de santé et de sécurité
- Politiques de dépenses et de voyage
- Accords de télétravail
- Documents de protection des données et de conformité
- Contrôler qui peut accéder à chaque politique
- Cibler les politiques par :
- Entité légale
- Lieu de travail
- Équipe
- Demander la reconnaissance des employés
- Suivre les taux de reconnaissance
- Surveiller l'adoption et la visibilité des politiques
- Détecter quels employés doivent encore examiner des documents importants
Les politiques peuvent être ciblées vers des groupes spécifiques d'employés et, si nécessaire, les employés peuvent être invités à confirmer qu'ils ont lu et compris le contenu. Cela aide les équipes RH et Opérations à améliorer la communication, la conformité et la visibilité à travers l'entreprise. De plus, les équipes RH peuvent contrôler qui voit chaque politique, demander une confirmation de compréhension, et suivre les taux de reconnaissance en un seul endroit.
Quand et pourquoi cela doit être utilisé
Utilisez cette fonctionnalité pour :
- Partager les politiques de l'entreprise avec des groupes spécifiques (par exemple, par entité légale, lieu de travail ou équipe)
- S'assurer que les employés sont informés des nouvelles politiques ou des politiques mises à jour
- Collecter et suivre les reconnaissances à des fins de conformité ou d'audit
- Améliorer l'adoption et la visibilité de la documentation interne
Cela est particulièrement utile pour les politiques obligatoires telles que le code de conduite, la conformité au RGPD, la protection des données, la politique de télétravail ou les lignes directrices en matière de santé et de sécurité. Les politiques sont particulièrement utiles lorsque l'information doit être :
- Clair
- Facilement accessible
- Reconnu par les employés
- Auditables à des fins de conformité
Comment utiliser
- Dans votre barre latérale, allez à Politiques
- Vous pouvez :
- Télécharger un nouveau document de politique ou sélectionner un document existant
- Créer une nouvelle politique directement dans Factorial
- Lors du processus de publication, définissez la visibilité en sélectionnant un ou plusieurs des éléments suivants :
- Entité légale
- Lieu de travail
- Équipe
Vous pouvez combiner plusieurs filtres pour créer des règles de visibilité plus précises
- Activez Demander la reconnaissance si vous souhaitez que les employés confirment qu'ils ont lu et compris la politique
- Publiez la politique
- Une fois publiée :
- Les employés inclus dans les paramètres de visibilité auront accès
- Les employés nécessitant une reconnaissance recevront une tâche en attente
- Ils confirmeront leur compréhension par une simple action de reconnaissance
- Les RH et les administrateurs peuvent suivre les progrès depuis l'aperçu de la politique
- Suivez l'état et les pourcentages de reconnaissance directement depuis l'aperçu de la politique. Depuis l'aperçu des Politiques, les administrateurs et les équipes RH peuvent surveiller :
- Total des employés concernés
- Nombre de reconnaissances complètes
- Reconnaissances en attente
- Pourcentage global de reconnaissance
Cela aide les équipes à identifier :- Politiques avec une faible adoption
- Employés qui ont encore besoin de rappels
- Gaps de documentation à travers les départements ou les lieux
Comment fonctionne la visibilité
Par exemple :
- Une politique du travail spécifique à l'Espagne peut être visible uniquement pour les employés de l'entité légale espagnole
- Une politique d'accès au bureau peut être visible uniquement pour les employés travaillant dans un lieu de travail spécifique.
- Une politique de processus Finance peut être partagée uniquement avec l'équipe Finance.
Si aucun groupe de visibilité n'est sélectionné, les employés n'auront pas accès à la politique.
Si un employé ne peut pas voir une politique, vérifiez que :
- La politique est publiée
- Les paramètres de visibilité incluent les bons :
- Entité légale
- Lieu de travail
- Équipe
Si les taux de reconnaissance sont faibles, vérifiez que :
- Les bons employés ont été ciblés
- La reconnaissance a été activée lors de la publication
- Le contenu de la politique est facile à comprendre
- Vous pouvez également envisager de partager à nouveau ou de rappeler manuellement aux employés.
Si vous ne pouvez pas voir les données de reconnaissance, vous n'avez peut-être pas les autorisations requises pour accéder aux analyses de politique ou aux informations de reconnaissance. Contactez votre administrateur d'entreprise pour examiner vos autorisations.
Tableau de bord des Politiques et Insights
Les Politiques incluent également un tableau de bord dédié qui aide les équipes RH et Administrateurs à comprendre comment les employés interagissent avec les politiques de l'entreprise et à identifier les lacunes de connaissance à travers l'organisation.
Selon les autorisations, les administrateurs et les équipes RH peuvent accéder aux analyses et aux insights liés à :
- Questions que les employés posent sur les politiques
- Sujets les plus recherchés
- Zones générant confusion ou questions répétées
- Tendances dans les préoccupations ou la curiosité des employés
- Politiques avec une faible compréhension ou engagement
Ce tableau de bord aide les entreprises à passer d'une documentation statique à un système de gestion des connaissances plus dynamique et axé sur les données. Par exemple, les équipes peuvent détecter :
- Employés posant à plusieurs reprises des questions sur les règles de congé
- Confusion autour des processus de remboursement des dépenses
- Augmentation des questions liées au télétravail ou aux heures supplémentaires
- Documentation manquante pour des questions opérationnelles récurrentes
Ces insights peuvent être utilisés pour :
- Améliorer les politiques existantes
- Créer de nouvelles politiques de manière proactive
- Clarifier les sections peu claires
- Identifier les lacunes de communication à travers les équipes ou les lieux
- Détecter les tendances et les comportements au sein de l'entreprise
Le tableau de bord est particulièrement précieux pour les équipes RH, Opérations, Juridique et Communications Internes cherchant à améliorer continuellement la documentation interne et la compréhension des employés.
L'accès au tableau de bord des Politiques dépend des autorisations des utilisateurs et de la configuration du plan de Politiques de votre entreprise.
Notifications
Les employés sont informés lorsqu'une politique est publiée ou mise à jour. Lorsque vous publiez une nouvelle politique ou mettez à jour une politique existante, vous pouvez maintenant notifier les employés concernés. Cela aide à s'assurer que les personnes sont au courant des nouvelles politiques ou des politiques modifiées sans nécessiter une reconnaissance obligatoire.
Comment cela fonctionne
Lors de la publication d'une politique, vous verrez un bouton Activer les notifications des employés dans la boîte de dialogue de publication. Le bouton est activé par défaut.
Si les notifications des employés sont activées et que la politique ne nécessite pas de reconnaissance, les employés dans le champ de publication de la politique reçoivent une notification par leurs canaux disponibles :
- Boîte de réception
- Notifications push
Chaque notification comprend un lien direct vers la politique publiée, facilitant l'ouverture et la lecture pour les employés.
Si vous ne souhaitez pas notifier les employés—par exemple, lors d'une mise à jour mineure—vous pouvez désactiver les notifications des employés avant de publier.
Qui est informé ?
Les notifications ne sont envoyées qu'aux employés inclus dans le champ de publication de la politique, que ce soit tout le monde ou un groupe spécifique de personnes. La personne publiant la politique ne reçoit pas de notification pour sa propre publication.
Mises à jour des politiques
Chaque fois que vous publiez une mise à jour, cela est considéré comme un nouvel événement de sensibilisation. Si les notifications sont activées, les employés concernés sont à nouveau informés afin qu'ils soient au courant des dernières modifications.
Politiques nécessitant une reconnaissance
Si une politique nécessite une reconnaissance, les employés ne recevront que la tâche de reconnaissance. Aucune notification de publication supplémentaire n'est envoyée, évitant des notifications en double pour la même politique.
Préférences de notification
Les employés continuent de contrôler comment ils reçoivent les notifications via leurs préférences de notification existantes. Les notifications ne sont livrées que par les canaux que chaque employé a activés.
Meilleures pratiques
- Cibler les politiques avec soin : Évitez de partager chaque politique avec chaque employé. Limiter la visibilité améliore la pertinence et réduit la surcharge d'informations.
- Utiliser un langage simple et clair : Les politiques rédigées dans un langage clair et compréhensible obtiennent généralement des taux de reconnaissance plus élevés et une meilleure compréhension des employés.
- Redemander la reconnaissance après des mises à jour majeures : Si une politique change de manière significative, demandez à nouveau la reconnaissance pour vous assurer que les employés sont au courant des nouvelles informations.
-
Examiner régulièrement les données de reconnaissance : Surveiller les taux de reconnaissance peut aider à identifier :
- Équipes manquant d'informations importantes
- Gaps de communication
- Politiques qui peuvent nécessiter clarification ou simplification
FAQ
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Qui peut créer et publier des politiques ?
Les administrateurs et les utilisateurs ayant les autorisations appropriées peuvent créer, éditer et publier des politiques.
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Que signifie la reconnaissance pour les employés ?
Les employés confirment qu'ils ont lu et compris la politique par une simple action de reconnaissance.
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Les notifications sont-elles envoyées automatiquement ?
Actuellement, les employés reçoivent une tâche demandant une reconnaissance.
Des capacités de notification et de rappel supplémentaires sont prévues pour les futures versions.
-
Puis-je suivre qui a reconnu une politique ?
Oui. Les équipes RH et les administrateurs peuvent suivre les progrès de reconnaissance et voir les taux de complétion globaux directement depuis l'aperçu des Politiques.
-
Les employés peuvent-ils accéder aux anciennes politiques ?
Les employés peuvent accéder à toute politique qui est :- Publiée
- Visible pour eux selon les paramètres de visibilité configurés
-
Que se passe-t-il lorsqu'une politique est mise à jour ?
Les administrateurs peuvent republier la version mise à jour et demander éventuellement à nouveau la reconnaissance pour s'assurer que les employés examinent les dernières modifications.