Las políticas en Factorial ayudan a las empresas a centralizar documentación interna importante y aseguran que los/as empleados/as no solo tengan acceso a ella, sino que también la lean y la reconozcan cuando sea necesario.
Con las últimas mejoras, las Políticas ahora soportan todo el ciclo de vida de la política: desde la publicación de un documento, hasta la segmentación del público adecuado, la solicitud de reconocimiento y el seguimiento del cumplimiento a lo largo del tiempo.
Resumen
Con las Políticas, puedes:
- Crear, subir, organizar y distribuir documentación interna como:
- Manuales de empleado/a
- Código de conducta
- Políticas de TI y seguridad
- Directrices de salud y seguridad
- Políticas de gastos y viajes
- Acuerdos de trabajo remoto
- Documentos de protección de datos y cumplimiento
- Controlar quién puede acceder a cada política
- Dirigir políticas por:
- Entidad legal
- Centro de trabajo
- Equipo
- Rol
- Solicitar reconocimiento por parte de los/as empleados/as
- Rastrear tasas de reconocimiento
- Monitorear la adopción y visibilidad de las políticas
- Detectar qué empleados/as aún necesitan revisar documentación importante
Las políticas pueden dirigirse a grupos específicos de empleados/as y, cuando sea necesario, se puede pedir a los/as empleados/as que confirmen que han leído y entendido el contenido. Esto ayuda a los equipos de RRHH y Operaciones a mejorar la comunicación, el cumplimiento y la visibilidad en toda la empresa. Además, los equipos de RRHH pueden controlar quién ve cada política, solicitar confirmación de entendimiento y rastrear tasas de reconocimiento en un solo lugar.
Cuándo y por qué debe utilizarse
Utiliza esta función para:
- Compartir políticas de la empresa con grupos específicos (por ejemplo, por entidad legal, centro de trabajo o equipo)
- Asegurar que los/as empleados/as estén informados sobre políticas nuevas o actualizadas
- Recoger y rastrear el reconocimiento para fines de cumplimiento o auditoría
- Mejorar la adopción y visibilidad de la documentación interna
Esto es especialmente útil para políticas obligatorias como el código de conducta, cumplimiento del RGPD, protección de datos, política de trabajo remoto o directrices de salud y seguridad. Las políticas son especialmente útiles cuando la información debe ser:
- Comunicada claramente
- Fácilmente accesible
- Reconocida por los/as empleados/as
- Auditable para fines de cumplimiento
Cómo usar
- En tu barra lateral, ve a Políticas
- Puedes:
- Subir un nuevo documento de política o seleccionar uno existente
- Crear una nueva política directamente en Factorial
- Durante el proceso de publicación, define la visibilidad seleccionando uno o más de los siguientes:
- Entidad legal
- Centro de trabajo
- Equipo
- Rol
Puedes combinar múltiples filtros para crear reglas de visibilidad más precisas
- Habilita Solicitar reconocimiento si deseas que los/as empleados/as confirmen que han leído y entendido la política
- Si se requiere reconocimiento, elige una Frecuencia de recordatorio: cada 3, 7 o 14 días, o Nunca. los/as empleados/as que aún no han reconocido la política recibirán un recordatorio con esta frecuencia
- Selecciona si deseas Notificar a los/as empleados/as o no
- Publica la política
- Una vez publicada:
- Los/as empleados/as incluidos en la configuración de visibilidad tendrán acceso
- Los/as empleados/as que requieren reconocimiento recibirán una tarea pendiente
- Confirmarán el entendimiento a través de una simple acción de reconocimiento
- RRHH y Administradores/as pueden rastrear el progreso desde la vista general de la política
- Rastrea el estado y los porcentajes de reconocimiento directamente desde la vista general de la política. Desde la vista general de Políticas, los Administradores/as y equipos de RRHH pueden monitorear:
- Total de empleados/as afectados
- Número de reconocimientos completados
- Reconocimientos pendientes
- Porcentaje general de reconocimiento
Esto ayuda a los equipos a identificar:- Políticas con baja adopción
- Empleados/as que aún necesitan recordatorios
- Vacíos de documentación en departamentos o ubicaciones
Cómo funciona la visibilidad
Por ejemplo:
- Una política laboral específica de España puede ser visible solo para empleados/as en la entidad legal española
- Una política de acceso a la oficina puede ser visible solo para empleados/as que trabajan en un centro de trabajo específico.
- Una política de proceso financiero puede compartirse solo con el equipo de Finanzas.
Si no se selecciona ningún grupo de visibilidad, los/as empleados/as no tendrán acceso a la política.
Si un empleado/a no puede ver una política, verifica que:
- La política está publicada
- La configuración de visibilidad incluye lo correcto:
- Entidad legal
- Centro de trabajo
- Equipo
- Rol
Si las tasas de reconocimiento son bajas, verifica que:
- Se dirigieron a los/as empleados/as correctos
- El reconocimiento fue habilitado durante la publicación
- El contenido de la política es fácil de entender
- Los recordatorios automáticos están habilitados para la política, o usa Enviar recordatorios para motivar a los/as empleados/as que aún están pendientes.
Si no puedes ver los datos de reconocimiento, puede que no tengas los permisos requeridos para acceder a la analítica de políticas o información de reconocimiento. Contacta a tu Administrador/a de la empresa para revisar tus permisos.
Panel de Políticas y Insights
Las políticas también incluyen un panel dedicado que ayuda a los equipos de RRHH y Administradores/as a entender cómo interactúan los/as empleados/as con las políticas de la empresa e identificar vacíos de conocimiento en la organización.
Dependiendo de los permisos, los Administradores/as y equipos de RRHH pueden acceder a analíticas y perspectivas relacionadas con:
- Preguntas que los/as empleados/as están haciendo sobre las políticas
- Temas más buscados
- Áreas que generan confusión o preguntas repetidas
- Tendencias en preocupaciones o curiosidad de los/as empleados/as
- Políticas con bajo entendimiento o compromiso
Este panel ayuda a las empresas a pasar de una documentación estática a un sistema de gestión del conocimiento más dinámico y basado en datos. Por ejemplo, los equipos pueden detectar:
- Empleados/as que preguntan repetidamente sobre las reglas de vacaciones
- Confusión en torno a los procesos de reembolso de gastos
- Aumento de preguntas relacionadas con el trabajo remoto o horas extras
- Documentación faltante para preguntas operativas recurrentes
Estas perspectivas se pueden utilizar para:
- Mejorar políticas existentes
- Crear nuevas políticas de manera proactiva
- Aclarar secciones poco claras
- Identificar vacíos de comunicación entre equipos o ubicaciones
- Detectar tendencias y patrones de comportamiento dentro de la empresa
El panel es especialmente valioso para los equipos de RRHH, Operaciones, Legal y Comunicaciones Internas que buscan mejorar continuamente la documentación interna y la comprensión de los/as empleados/as.
El acceso al Panel de Políticas depende de los permisos de usuario y la configuración del plan de Políticas de tu empresa.
Notificaciones
Los/as empleados/as son notificados cuando se publica o actualiza una política. Cuando publicas una nueva política o actualizas una existente, ahora puedes notificar a los/as empleados/as a los que aplica. Esto ayuda a asegurar que las personas estén al tanto de políticas nuevas o cambiadas sin requerir un reconocimiento obligatorio.
Cómo funciona
Al publicar una política, verás un interruptor de Notificar a los/as empleados/as en el diálogo de publicación. El interruptor está habilitado por defecto.
Si Notificar a los/as empleados/as está activado y la política no requiere reconocimiento, los/as empleados/as dentro del alcance publicado de la política recibirán una notificación a través de sus canales disponibles:
- Bandeja de entrada
- Correo electrónico
- Notificaciones push
Cada notificación incluye un enlace directo a la política publicada, facilitando que los/as empleados/as la abran y la lean.
Si no deseas notificar a los/as empleados/as—por ejemplo, al hacer una actualización menor—puedes desactivar Notificar a los/as empleados/as antes de publicar.
¿Quién recibe notificaciones?
Las notificaciones solo se envían a empleados/as incluidos en el alcance publicado de la política, ya sea a todos o a un grupo específico de personas. La persona que publica la política no recibe notificación por su propia publicación.
Actualizaciones de políticas
Cada vez que publicas una actualización, se trata como un nuevo evento de concienciación. Si las notificaciones están habilitadas, los/as empleados/as en el alcance son notificados nuevamente para que estén al tanto de los últimos cambios.
Políticas que requieren reconocimiento
Si una política requiere reconocimiento, los/as empleados/as solo recibirán la tarea de reconocimiento. No se envía notificación de publicación adicional, evitando notificaciones duplicadas para la misma política.
Preferencias de notificación
Los/as empleados/as continúan controlando cómo reciben notificaciones a través de sus preferencias de notificación existentes. Las notificaciones solo se entregan a través de los canales que cada empleado/a ha habilitado.
Recordatorios de reconocimiento
Para las políticas que requieren reconocimiento, Factorial puede recordar a los/as empleados/as que aún no han reconocido la política, por lo que no necesitas hacer seguimiento manualmente.
Recordatorios automáticos
Al publicar una política con Requerir reconocimiento habilitado, elige una Frecuencia de recordatorio:
- 3 días
- 7 días
- 14 días
- Nunca
Factorial sigue recordando a los/as empleados/as pendientes a la frecuencia seleccionada hasta que reconozcan la política.
Enviar recordatorios ahora
Desde la ventana de Reconocimientos de la política, haz clic en Enviar recordatorios para recordar a todos los que aún están pendientes con un solo clic.
Cómo funcionan los recordatorios
- Los recordatorios se envían cada mañana a los/as empleados/as que aún están pendientes de la versión actual de la política.
- Cada empleado/a recibe un máximo de un recordatorio por día.
- Los/as empleados/as dejan de recibir recordatorios tan pronto como reconozcan la política.
- Solo los/as empleados/as a los que se aplica la política reciben recordatorios.
- Publicar una nueva versión de la política reinicia el programa de recordatorios. Los reconocimientos de versiones anteriores se mantienen en registro.
Rastrear recordatorios y reconocimientos
- En la ventana de Reconocimientos, la pestaña Pendientes muestra cuántos recordatorios ha recibido cada empleado/a, así como cuándo se enviaron los últimos y próximos recordatorios.
- La lista de políticas muestra el conteo de reconocimientos para cada política, sin necesidad de abrirla.
- los/as empleados/as pueden ver cuándo reconocieron cada política.
Los recordatorios de reconocimiento están disponibles para empresas que tienen Políticas con acceso a los reconocimientos y al panel de perspectivas.
Mejores prácticas
- Dirigir políticas cuidadosamente: Evita compartir cada política con cada empleado/a. Limitar la visibilidad mejora la relevancia y reduce la sobrecarga de información.
- Usar un lenguaje simple y claro: Las políticas escritas en un lenguaje claro y comprensible suelen lograr tasas de reconocimiento más altas y mejor comprensión por parte de los/as empleados/as.
- Solicitar reconocimiento nuevamente después de actualizaciones importantes: Si una política cambia significativamente, solicita reconocimiento nuevamente para asegurar que los/as empleados/as estén al tanto de la nueva información.
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Revisar datos de reconocimiento regularmente: Monitorear las tasas de reconocimiento puede ayudar a identificar:
- Equipos que carecen de información importante
- Vacíos de comunicación
- Políticas que pueden necesitar aclaración o simplificación
FAQ
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¿Quién puede crear y publicar políticas?
Los Administradores/as y usuarios/as con los permisos adecuados pueden crear, editar y publicar políticas.
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¿Qué significa el reconocimiento para los/as empleados/as?
Los/as empleados/as confirman que han leído y entendido la política a través de una simple acción de reconocimiento.
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¿Se envían notificaciones automáticamente?
Los/as empleados/as reciben una tarea solicitando reconocimiento. Si estableces una frecuencia de recordatorio al publicar, los/as empleados/as que aún no han reconocido la política también reciben recordatorios automáticos hasta que lo hagan. También puedes enviar recordatorios manualmente en cualquier momento con Enviar recordatorios.
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¿Puedo rastrear quién reconoció una política?
Sí. Los equipos de RRHH y Administradores/as pueden rastrear el progreso de reconocimiento y ver las tasas de finalización generales directamente desde la vista general de Políticas.
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¿Pueden los/as empleados/as acceder a políticas antiguas?
Los/as empleados/as pueden acceder a cualquier política que esté:- Publicada
- Visible para ellos/as según la configuración de visibilidad
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¿Qué sucede cuando se actualiza una política?
Los Administradores/as pueden republicar la versión actualizada y opcionalmente solicitar reconocimiento nuevamente para asegurar que los/as empleados/as revisen los últimos cambios. Publicar una nueva versión reinicia el programa de recordatorios, y los reconocimientos de versiones anteriores se mantienen en registro.