Esta función te permite crear presupuestos estructurados y convertir presupuestos aprobados basados en proyectos en proyectos completamente configurados con un solo clic. Te ayuda a conectar la propuesta de venta directamente con la ejecución del proyecto, manteniendo los presupuestos, las tarifas y las horas alineados desde el principio.
En este artículo, aprenderás cómo funciona el generador de presupuestos, cuándo usarlo y cómo convertir un presupuesto en un proyecto sin perder información financiera o de planificación.
Disponible únicamente para empresas con el plan Projects Enterprise .
Descripción general
El generador de presupuestos te permite crear y gestionar dos tipos de presupuestos:
- Presupuestos de productos (para bienes o servicios puntuales)
- Presupuestos de proyectos (para trabajos por tiempo, servicios o proyectos en curso)
Cuando se acepta un presupuesto de tipo proyecto , puedes convertirlo directamente en un proyecto. Toda la información clave, como las horas, los roles, las tarifas y el presupuesto, se transfiere automáticamente para garantizar la coherencia entre las ventas y la entrega.
Cuándo y por qué debe utilizarse
Utiliza el generador de presupuestos cuando desees:
- Crear presupuestos estructurados para los clientes antes de comenzar el trabajo
- Asegúrate de que los precios y la planificación del proyecto se mantengan alineados
- Evita volver a introducir manualmente los datos del proyecto después de la aprobación del presupuesto
- Realiza un seguimiento del rendimiento financiero desde la cotización hasta la entrega del proyecto
Resulta especialmente útil para equipos que trabajan con plazos y materiales o en proyectos basados en servicios.
Cómo usar
Crear un presupuesto
- En la barra lateral, ve a Ventas
- Accede a la pestaña Presupuestos
- Haz clic en +Nueva cotización
- Selecciona el tipo de cotización:
- Producto (para artículos únicos)
- Proyecto (para servicios o trabajos por horas)
- Agrega una fase
- En esta fase, haz clic en Agregar artículo y selecciona Agregar producto
- Configura los detalles
- Completa el resumen financiero
- Haz clic de nuevo en Agregar elemento y selecciona Agregar rol
- Configura los detalles
- Completa el resumen financiero
- Al agregar roles a un presupuesto de proyecto, selecciónalos del Catálogo de trabajos
- Repite el proceso en las siguientes fases
- Ve a la pestaña Detalles y completa la información
- Guarda el presupuesto
- Haz clic en Listo para enviar en la esquina superior derecha.
- Márcalo como aceptado una vez que el cliente lo apruebe
Convertir un presupuesto en una factura
- Abre un presupuesto aceptado
- Haz clic en Crear factura en la esquina superior derecha
Convertir un presupuesto en un proyecto
- Abre un presupuesto aceptado
- Haz clic en Crear proyecto en la esquina superior derecha
- Completa la información requerida
- Haz clic en Crear proyecto
Si el botón "Convertir a proyecto" no está visible, asegúrate de que el tipo de presupuesto sea Proyecto (no Producto) y confirma que el presupuesto se haya marcado como Aceptado . Además, verifica que tu empresa tenga habilitado el plan Projects Enterprise .
Si las tarifas o las horas no se transfieren correctamente, asegúrate de que los puestos de trabajo se hayan seleccionado del Catálogo de Empleos y verifica que el presupuesto se haya guardado por completo antes de la conversión.
Si no puedes editar las tarifas de facturación en el presupuesto, confirma que tienes permisos de administrador o de edición de presupuestos y verifica si el presupuesto está bloqueado debido al estado de aprobación.
Consejos y mejores prácticas
- Mantén la coherencia en los roles laborales utilizando siempre el Catálogo de Empleos en lugar de realizar entradas manuales
- Revisa las tarifas de facturación antes de convertir el presupuesto para garantizar que la rentabilidad sea correcta
- Utiliza presupuestos de proyectos para cualquier trabajo en el que se necesite realizar un control horario o elaborar un presupuesto
- Utiliza el enlace de presupuesto a proyecto para revisar el rendimiento del margen después de la entrega
- Estandariza las estrategias presupuestarias entre los equipos para mejorar la presentación de informes financieros
Preguntas frecuentes
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¿Qué sucede cuando convierto un presupuesto en un proyecto?
El sistema crea un nuevo proyecto utilizando los datos del presupuesto. Las horas, las tarifas y la configuración del presupuesto se transfieren automáticamente y se utilizan como base del proyecto.
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¿Puedo editar el proyecto después de la conversión?
Sí, puedes ajustar los detalles del proyecto después de su creación, pero el presupuesto original permanece sin cambios para garantizar la trazabilidad.
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¿Puedo convertir un presupuesto de producto en un proyecto?
No. Solo las cotizaciones de tipo proyecto se pueden convertir en proyectos.
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¿La cotización sigue vigente después de la conversión?
Sí, el presupuesto sigue disponible y está vinculado al proyecto creado para facilitar la navegación.