Con reglas de acumulación flexibles, describes con tus propias palabras cómo los empleados ganan ausencias en una asignación, y Factorial calcula los saldos por ti. Esto te permite establecer reglas que provienen de la ley, tu convenio colectivo o la política de tu empresa, sin ajustes manuales cada ciclo.
Disponibilidad: las reglas de acumulación flexibles se están implementando gradualmente. Si tus asignaciones de ausencias aún muestran la configuración anterior, la función no está disponible en tu cuenta aún.
Descripción general
Cada asignación en una política de ausencias ahora se muestra como texto, en cuatro partes:
- Configuración básica: el nombre de la asignación, los tipos de ausencia que cubre, el tipo de saldo y el ciclo
- Acumulación de ausencias: cómo los empleados ganan ausencias. Por ejemplo, 24 días al año otorgados el 1 de enero, o 2 días por mes trabajado
- Uso de ausencias: cómo los empleados pueden usar su saldo. Por ejemplo, si pueden solicitar más días de los que tienen
- Transferencia: qué sucede con el saldo no utilizado al final del ciclo
Acumulación de ausencias se configura con One. La configuración básica, el uso de ausencias y la transferencia mantienen las mismas opciones que antes, y las cambias con los menús desplegables en cada sección.
Configurar reglas de acumulación con One es gratuito y no consume créditos de One.
Puedes encontrar las definiciones de los términos utilizados en este artículo en Términos clave, al final.
Lo que puedes configurar
Las reglas de acumulación flexibles funcionan con asignaciones de saldo fijo, en días o en horas. Algunos ejemplos de reglas que puedes configurar:
- Acumulación basada en la fecha de contratación. Por ejemplo, los empleados contratados el 15 o antes ganan el mes completo, y los empleados contratados después no ganan nada por ese mes
- Diferentes reglas para diferentes años en la empresa, en una sola política. Por ejemplo, en el primer año los empleados acumulan mensualmente hasta 20 días, y el 1 de enero de su segundo año obtienen 22 días de una vez
- Reglas de antigüedad, separadas de la regla general de acumulación. Por ejemplo, los empleados acumulan 2 días al mes como de costumbre y, a partir de su quinto aniversario laboral, obtienen 1 día extra cada año
- Cuántos decimales mantener y cómo redondear. Por ejemplo, mantener dos decimales, redondear hacia arriba a un decimal, o redondear al número entero más cercano
- Prorrateo para empleados a tiempo parcial. Por ejemplo, un empleado que trabaja al 50% recibe el 50% del derecho a tiempo completo, basado en la información de su contrato
- Todos los días a los que se tiene derecho otorgados de una vez el último día del ciclo
Las reglas solo pueden usar datos que existen en Factorial, como la fecha de contratación, horas del contrato o fecha de terminación.
Editar la regla de acumulación de una asignación
- En tu barra lateral, ve a Configuración y abre tu política de ausencias
- Selecciona la asignación en el lado izquierdo
- Recarga la página o haz clic en Iniciar nuevo chat, para que One comience desde una conversación limpia
- Haz clic en Editar en la parte superior de la página de la asignación. One se abre con consejos y ejemplos de solicitudes
- Describe la regla que necesitas. Por ejemplo: “Son 24 días laborables al año, no 23”
- Responde a las preguntas de seguimiento de One, si las hay. Cambios simples pueden no requerir ninguna
- Revisa la explicación de la nueva regla y sus ejemplos de One. Puedes pedirle a One que pruebe la regla en un empleado real o en ejemplos inventados
- Aplica la regla. La sección de Acumulación de ausencias muestra la regla actualizada
- Haz clic en Guardar en la parte superior de la página. Cuando el botón de Guardar se vuelva gris nuevamente, el cambio estará guardado
No se aplica nada hasta que hagas clic en Guardar. Hasta entonces, tus cambios son solo un borrador en esa pestaña del navegador, incluso si One dice que el cambio está listo. Cuando guardas, los saldos se recalculan con la nueva regla para todo el ciclo actual. Los ciclos pasados no cambian. Lee Antes de cambiar una asignación existente a continuación primero.
Crear una nueva asignación
- En tu política de ausencias, haz clic en + junto a las asignaciones en el lado izquierdo
- Selecciona los tipos de ausencia que la asignación debe cubrir, o continúa sin seleccionar ninguno. Factorial sugiere tipos de ausencia que aún no están en ninguna asignación de esta política
- Revisa la Configuración básica que One propone y confírmala
- Ajusta la regla de Acumulación de ausencias que One propone. Por ejemplo: “1 día laborable el 1 de enero de cada año calendario”
- Completa Uso de ausencias y Transferencia
- Haz clic en Guardar en la parte superior de la página
Si la configuración se detiene a mitad de camino, haz clic en Continuar con One para retomar donde se detuvo.
Verifica una regla con la simulación
La simulación muestra, mes a mes, cuánto tiempo ganan los empleados con una regla, en comparación con la regla anterior. Por ejemplo, un empleado que trabaja todo el año obtiene 24 días, mientras que uno que se va el 30 de junio obtiene 12.
Para abrirla, pide a One o haz clic en el menú ⋯ en la parte superior de la página de la asignación. Puedes ejecutarla en empleados reales o en ejemplos inventados.
Antes de cambiar una asignación existente
Cuando guardas un cambio en una asignación, los saldos se recalculan para todo el ciclo actual. Elige la opción que mejor se adapte a ti.
Opción 1 (recomendada): crea una nueva política y mueve a tus empleados a ella
- Crea una nueva política con las nuevas reglas
- Mueve a los empleados a la nueva política. Los saldos se calculan con la política antigua hasta la fecha de asignación de cada empleado, y con la nueva política a partir de esa fecha
- Transfiere el saldo restante de cada empleado a la nueva política
- Si todos deben estar en esta política, configúralo como la política predeterminada, para que los nuevos empleados se asignen automáticamente a ella
Opción 2: aplica la nueva política desde el inicio del próximo ciclo
Si tu ciclo va de enero a diciembre, puedes crear la nueva política ahora y mover a tus empleados a ella con el primer día del próximo ciclo (por ejemplo, 1 de enero) como la fecha de asignación. El ciclo actual no se recalcula, el saldo restante se mueve como transferencia, y tienes tiempo para configurar y simular las reglas antes de que cambie algo.
Opción 3: edita la asignación existente
El cambio se aplica a todo el ciclo actual de todos los empleados en la política. Si deseas mantener los saldos actuales, expórtalos antes de editar, guarda el cambio y luego añade ajustes manuales para que los saldos coincidan.
Revisa tus ajustes manuales anteriores. Si usaste ajustes manuales en el ciclo actual para corregir un cálculo que la nueva regla ahora hace por sí misma, esos ajustes aún se aplican, por lo que la corrección cuenta dos veces. Esto puede suceder con las opciones 1 y 3. En ese caso, aplica la nueva política desde el inicio del próximo ciclo (opción 2), o revisa los ajustes empleado por empleado.
Lo que debes y no debes hacer
- Debes recargar la página o hacer clic en Iniciar nuevo chat antes de hacer clic en Editar. De lo contrario, One puede continuar una conversación anterior y reutilizar solicitudes antiguas
- Debes guardar antes de salir de la página. Si tienes dudas, pregunta a One: “¿Está esto guardado?”
- No debes recargar o dejar la página con cambios no guardados. Se perderán
- No debes editar la misma asignación en dos pestañas, o con dos personas a la vez. El último guardado reemplaza el otro cambio
- No debes pedir a One que cree una asignación desde la página de inicio. Ve a la política y haz clic en +
Lo que no puedes configurar aún
- Una duración de ciclo flexible. El ciclo mantiene las mismas opciones que antes
- Asignaciones basadas en el tiempo trabajado
- Asignaciones de horas extras
- Reglas basadas en datos que no existen en Factorial
Consejos y mejores prácticas
- Tener una idea clara de la regla antes de comenzar. Cuanto más clara sea tu explicación, menos preguntas necesitará hacer One
- Puedes explicar toda la regla, pegar el texto de tu convenio colectivo o política, o ir paso a paso
- Si algo no está claro, pregunta a One: “Explica esto” o “¿Qué significa esto?”
- Ejecuta la simulación antes de guardar
FAQ
-
¿Por qué no se muestran mis cambios en los saldos de los empleados?
Verifica que hayas hecho clic en Guardar en la parte superior de la página de la asignación. No se aplica nada hasta que guardes. -
Un cambio que hice ha desaparecido. ¿Por qué?
No se guardó antes de que recargases o dejaras la página, o alguien guardó la misma asignación en otra pestaña. Haz el cambio nuevamente y guarda. -
One dice que no pudo responder. ¿Qué hago?
No hagas clic en Guardar. Recarga la página para descartar el borrador y haz el cambio nuevamente en un nuevo chat. -
¿Editar una asignación cambiará ciclos pasados?
No. Solo se recalcula el ciclo actual. -
¿Puede One cambiar la configuración de ciclo, uso o transferencia?
No. Si tu texto los incluye, One aplica la parte de acumulación y explica lo que no puede cambiar. Cambia esas configuraciones con los menús desplegables en cada sección. -
¿Consume créditos de One?
No. Configurar reglas de acumulación con One es gratuito.
Términos clave
| Término | Qué significa |
|---|---|
| Política de ausencias | Un conjunto de asignaciones asignadas a un grupo de empleados. Cada empleado está asignado a una política a partir de una fecha efectiva. |
| Política predeterminada | La política a la que se asignan automáticamente los nuevos empleados cuando se unen a la empresa. |
| Fecha efectiva | La fecha a partir de la cual se aplica la asignación de un empleado a una política. Cuando un empleado se mueve a una nueva política, sus reglas se aplican a partir de esta fecha. |
| Asignación | Las reglas para un tipo de ausencias en una política (por ejemplo, vacaciones o cumpleaños). Tiene cuatro partes: Configuración básica, Acumulación de ausencias, Uso de ausencias y Transferencia. |
| Tipo de ausencia | El tipo de ausencia que los empleados solicitan, como vacaciones, cumpleaños o trabajar desde casa. Cada asignación está vinculada a uno o más tipos de ausencia, que utilizan su saldo. |
| Contador | Cómo se muestra el saldo de ausencias de un empleado en la página de ausencias. |
| One | Factorial’s AI assistant. Lo usas para configurar la Acumulación de ausencias describiendo la regla con tus propias palabras. |
| Asignación de saldo fijo | Una asignación que otorga una cantidad fija de tiempo por ciclo, en días o en horas. Las reglas de acumulación flexibles funcionan con este tipo de asignación. |
| Derecho | La cantidad de ausencias que se otorga a un empleado por un período. Por ejemplo, 24 días al año. |
| Acumulación | Cómo los empleados ganan ausencias con el tiempo. Por ejemplo, 24 días al año otorgados el 1 de enero, o 2 días por mes trabajado. |
| Ciclo | El período en el que se otorga a un empleado una cierta cantidad de ausencias. Por ejemplo, de enero a diciembre. |
| Frecuencia de acumulación | Con qué frecuencia el empleado recibe el tiempo dentro del ciclo. Por ejemplo, 24 días en un ciclo de 12 meses recibidos mes a mes, 2 días a la vez. |
| Prorrateo | Otorgar una parte proporcional del derecho cuando el empleado no está presente durante todo el ciclo o no trabaja a tiempo completo. |
| Redondeo | Cómo se redondean las cantidades decimales. Por ejemplo, siempre hacia arriba, al número entero más cercano, a un decimal o a 2 decimales. |
| Simulación | Una vista que muestra lo que produce una regla de acumulación, mes a mes, en empleados reales o en ejemplos inventados, en comparación con la regla anterior. |
| Transferencia de saldo | Mover el saldo restante de un empleado de un contador a otro. Por ejemplo, cuando mueves al empleado a una nueva política. |
| Ajuste manual | Una corrección que agregas manualmente al contador de un empleado, para añadir o eliminar tiempo. |