Establece un número máximo de participantes para cada grupo de formación y visualiza su capacidad de un vistazo. Esto te ayuda a gestionar los asientos disponibles, evitar la sobreasignación y ajustar los límites del grupo directamente durante el flujo de asignación de participantes.
Descripción general
Los grupos de formación pueden tener un límite máximo de participantes o configurarse explícitamente como Sin límite.
La capacidad se muestra de manera consistente a lo largo de la experiencia de formación, por lo que puedes ver cuántos asientos están disponibles antes de asignar participantes. Cuando un grupo alcanza su límite, se bloquea la asignación de participantes adicionales hasta que haya suficientes asientos disponibles o se aumente el límite.
Esta funcionalidad está disponible para empresas con Training Core.
Cómo usar
Establecer un límite de participantes
- En tu barra lateral, ve a Formación
- Selecciona un grupo de formación o crea uno nuevo
- Ingresa el número máximo de participantes permitidos para el grupo.
- Deja el campo en blanco si el grupo debe tener Sin límite.
- Guarda el grupo
Comprobar la capacidad del grupo
Puedes ver la capacidad de un grupo en varios lugares:
- Tabla de grupos: Ve el número de participantes asignados en comparación con el límite, como 4/10
- Detalles del grupo: Consulta la capacidad en el encabezado del grupo
- Selector de grupos: Ve la capacidad como una etiqueta al seleccionar un grupo
- Catálogo de formación: Cuando un curso permite a los participantes elegir su grupo, las personas pueden ver cuántos lugares quedan en cada grupo antes de solicitarlo
Los indicadores de capacidad utilizan la misma codificación de colores a lo largo de la experiencia:
- Neutral: El grupo tiene asientos disponibles
- Ámbar: El grupo está en su último asiento disponible o está al menos al 90% lleno
- Rojo: El grupo está lleno o sobre su límite
- Sin límite: El grupo está marcado explícitamente como Sin límite
Asignar participantes
- Abre la opción para agregar participantes a un grupo de formación
- Selecciona a los participantes que deseas asignar
- Consulta el medidor de capacidad para ver cómo se ajusta tu selección dentro de los asientos disponibles
- Si la selección excede el límite, el medidor se vuelve rojo y muestra cuántos participantes deben ser eliminados, por ejemplo: 3 sobre el límite, elimina 3 para ajustarte
- Elimina participantes de tu selección hasta que se ajuste a la capacidad disponible
- Asigna a los participantes
La acción de Asignar permanece deshabilitada mientras la selección exceda el límite del grupo.
Aumentar la capacidad mientras se asignan participantes
Si tienes permiso para editar la formación, puedes aumentar el límite del grupo sin salir del flujo de asignación.
- Selecciona a los participantes que deseas asignar
- Si tu selección excede el límite actual, utiliza la opción para aumentar la capacidad
- El nuevo límite sugerido coincide con tu selección actual
- Confirma el cambio
- Asigna a los participantes
El cambio de capacidad se confirma tanto en el flujo del grupo como con una notificación. Ambas confirmaciones incluyen una opción de Deshacer.
Para deshacer el cambio:
- Selecciona Deshacer después de aumentar el límite
- El grupo vuelve a su capacidad anterior
Si se han tomado asientos adicionales desde que se aumentó el límite, el cambio no se puede deshacer. Un mensaje explica por qué.
Si el botón Asignar está deshabilitado, verifica si el número de participantes seleccionados excede la capacidad del grupo. Elimina participantes hasta que la selección se ajuste a los asientos disponibles, o aumenta el límite del grupo si tienes permiso para editar la formación.
Si el grupo muestra que está sobre el límite, el grupo puede haber alcanzado o superado su capacidad porque ya se han asignado participantes. Revisa la lista actual de participantes y aumenta el límite si es apropiado.
Deshacer no está disponible si han tomado asientos adicionales desde que se aumentó el límite. Esto evita que el grupo termine por debajo de su número actual de participantes.
Si no ves un límite de capacidad, el grupo puede estar configurado como Sin límite. Los grupos sin un máximo se muestran explícitamente como Sin límite en lugar de dejar la capacidad en blanco.
Consejos y mejores prácticas
- Establece la capacidad al crear un grupo para que los asientos disponibles estén claros desde el principio.
- Utiliza Sin límite cuando no haya un número máximo de participantes en lugar de dejar la capacidad ambigua.
- Consulta el indicador de capacidad antes de asignar participantes, especialmente para grupos con espacio físico o licencias limitadas.
- Si un grupo está alcanzando regularmente su límite, considera revisar la capacidad del grupo antes de crear otra asignación.
FAQ
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¿Puede un grupo de formación no tener límite de capacidad?
Deja el campo de máximo de participantes en blanco al crear o editar el grupo. El grupo se marcará como Sin límite.
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¿Puedo asignar más participantes de los que permite el grupo?
No. Si los participantes seleccionados exceden el límite del grupo, la asignación se bloquea hasta que la selección se ajuste o se aumente la capacidad.
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¿Puedo aumentar la capacidad mientras asigno participantes?
Sí, si tienes permiso para editar la formación. Puedes aumentar el límite directamente desde el flujo de asignación para ajustarte a tu selección actual.
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¿Qué sucede cuando un grupo alcanza su límite?
El grupo se muestra en rojo como lleno, y no puedes asignar participantes adicionales a menos que se aumente la capacidad.
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¿Qué sucede si los participantes ya están sobre el límite?
El grupo continúa mostrando su número real de participantes y está marcado como sobre capacidad. Puedes revisar o ajustar el límite según sea necesario.
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¿Qué sucede si alguien solicita un grupo lleno desde el catálogo de formación?
La solicitud aún se procesa, pero no reserva un asiento. Si se aprueba mientras el grupo está lleno, la persona se inscribe en el curso pendiente de asignación al grupo, el grupo solicitado se mantiene en registro, y un/a manager de formación puede colocarlos en un grupo cuando un asiento esté disponible. Un grupo nunca se llena más allá de su límite. Aprende más en Sobre solicitudes de formación y flujos de aprobación.