Définissez un nombre maximum de participants pour chaque groupe de formation et voyez sa capacité d'un coup d'œil. Cela vous aide à gérer les sièges disponibles, à éviter la surcharge et à ajuster les limites de groupe directement pendant le flux d'attribution des participants.
Aperçu
Les groupes de formation peuvent avoir une limite de participants maximale, ou être explicitement définis comme Sans limite.
La capacité est affichée de manière cohérente tout au long de l'expérience de formation, vous permettant de voir combien de sièges sont disponibles avant d'attribuer des participants. Lorsqu'un groupe atteint sa limite, l'attribution de participants supplémentaires est bloquée jusqu'à ce que suffisamment de sièges soient disponibles ou que la limite soit augmentée.
Cette fonctionnalité est disponible pour les entreprises disposant de Training Core.
Comment utiliser
Définir une limite de participants
- Dans votre barre latérale, allez dans Formation
- Sélectionnez un groupe de formation ou créez-en un nouveau
- Entrez le nombre maximum de participants autorisés pour le groupe.
- Laissez le champ vide si le groupe doit avoir Sans limite.
- Enregistrez le groupe
Vérifier la capacité du groupe
Vous pouvez voir la capacité d'un groupe à plusieurs endroits :
- Tableau des groupes : Voir le nombre de participants assignés par rapport à la limite, par exemple 4/10
- Détails du groupe : Vérifiez la capacité dans l'en-tête du groupe
- Sélecteur de groupe : Voir la capacité comme une étiquette lors de la sélection d'un groupe
- Catalogue de formation : Lorsque un cours permet aux participants de choisir leur groupe, les personnes peuvent voir combien de places sont disponibles dans chaque groupe avant de le demander
Les indicateurs de capacité utilisent le même code couleur tout au long de l'expérience :
- Neutre : Le groupe a des sièges disponibles
- Ambre : Le groupe est à son dernier siège disponible ou est rempli à au moins 90%
- Rouge : Le groupe est complet ou dépasse sa limite
- Pas de limite : Le groupe est explicitement marqué Sans limite
Attribuer des participants
- Ouvrez l'option pour ajouter des participants à un groupe de formation
- Sélectionnez les participants que vous souhaitez attribuer
- Vérifiez le compteur de capacité pour voir comment votre sélection s'inscrit dans les sièges disponibles
- Si la sélection dépasse la limite, le compteur devient rouge et indique combien de participants doivent être retirés, par exemple : 3 au-dessus de la limite, retirez 3 pour s'adapter
- Retirez des participants de votre sélection jusqu'à ce qu'elle s'inscrive dans la capacité disponible
- Attribuez les participants
L'action Attribuer reste désactivée tant que la sélection dépasse la limite du groupe.
Augmenter la capacité lors de l'attribution de participants
Si vous avez l'autorisation d'éditer la formation, vous pouvez augmenter la limite du groupe sans quitter le flux d'attribution.
- Sélectionnez les participants que vous souhaitez attribuer
- Si votre sélection dépasse la limite actuelle, utilisez l'option pour augmenter la capacité
- La nouvelle limite suggérée correspond à votre sélection actuelle
- Confirmez le changement
- Attribuez les participants
Le changement de capacité est confirmé à la fois dans le flux du groupe et avec une notification. Les deux confirmations incluent une option Annuler.
Pour annuler le changement :
- Sélectionnez Annuler après avoir augmenté la limite
- Le groupe revient à sa capacité précédente
Si des sièges supplémentaires ont été pris depuis l'augmentation de la limite, le changement ne peut pas être annulé. Un message explique pourquoi.
Si le bouton Attribuer est désactivé, vérifiez si le nombre de participants sélectionnés dépasse la capacité du groupe. Retirez des participants jusqu'à ce que la sélection s'inscrive dans les sièges disponibles, ou augmentez la limite du groupe si vous avez l'autorisation d'éditer la formation.
Si le groupe est affiché comme étant au-dessus de la limite, le groupe peut avoir atteint ou dépassé sa capacité car des participants ont déjà été assignés. Examinez la liste actuelle des participants et augmentez la limite si nécessaire.
Annuler n'est pas disponible si des participants supplémentaires ont pris les sièges depuis l'augmentation de la limite. Cela empêche le groupe de se retrouver en dessous de son nombre actuel de participants.
Si vous ne voyez pas de limite de capacité, le groupe peut être configuré comme Sans limite. Les groupes sans maximum affichent explicitement Sans limite plutôt que de laisser la capacité vide.
Conseils et meilleures pratiques
- Définissez la capacité lors de la création d'un groupe afin que les sièges disponibles soient clairs dès le départ.
- Utilisez Sans limite lorsqu'il n'y a vraiment pas de nombre maximum de participants plutôt que de laisser la capacité ambiguë.
- Vérifiez l'indicateur de capacité avant d'attribuer des participants, surtout pour les groupes avec un espace physique ou des licences limités.
- Si un groupe atteint régulièrement sa limite, envisagez de revoir la capacité du groupe avant de créer une autre attribution.
FAQ
-
Un groupe de formation peut-il n'avoir aucune limite de capacité ?
Laissez le champ maximum de participants vide lors de la création ou de l'édition du groupe. Le groupe sera marqué Sans limite.
-
Puis-je attribuer plus de participants que le groupe ne le permet ?
Non. Si les participants sélectionnés dépassent la limite du groupe, l'attribution est bloquée jusqu'à ce que la sélection s'inscrive ou que la capacité soit augmentée.
-
Puis-je augmenter la capacité lors de l'attribution de participants ?
Oui, si vous avez l'autorisation d'éditer la formation. Vous pouvez augmenter la limite directement depuis le flux d'attribution pour s'adapter à votre sélection actuelle.
-
Que se passe-t-il lorsqu'un groupe atteint sa limite ?
Le groupe est affiché en rouge comme étant plein, et vous ne pouvez pas attribuer de participants supplémentaires à moins que la capacité ne soit augmentée.
-
Que se passe-t-il si des participants sont déjà au-dessus de la limite ?
Le groupe continue d'afficher son nombre réel de participants et est marqué comme étant en surcharge. Vous pouvez revoir ou ajuster la limite si nécessaire.
-
Que se passe-t-il si quelqu'un demande un groupe complet depuis le catalogue de formation ?
La demande est toujours traitée, mais elle ne réserve pas de siège. Si elle est approuvée alors que le groupe est plein, la personne est inscrite au cours en attente d'attribution de groupe, le groupe demandé reste enregistré, et un responsable de formation peut les placer dans un groupe lorsqu'un siège devient disponible. Un groupe n'est jamais rempli au-delà de sa limite. En savoir plus dans À propos des demandes de formation et des flux d'approbation.