Qu'est-ce que Siltra ?

Siltra est l'application que chaque entreprise en Espagne utilise pour échanger des informations avec la Sécurité Sociale (TGSS/INSS). Parmi les fichiers qu'elle reçoit se trouve le fichier FIE (Fichero INSS Empresas), qui rapporte l'activité de congé maladie des travailleurs de l'entreprise : certificats initiaux (partes de baja), certificats de confirmation, certificats de sortie (partes de alta), rechutes, annulations et résolutions de l'INSS.

L'intégration Factorial – Siltra lit ce fichier et transforme ces communications officielles en Factorial congés, afin que les RH n'aient pas à ressaisir les absences médicales déjà communiquées par la Sécurité Sociale. Les entreprises qui n'utilisent pas Siltra peuvent télécharger la version Excel du fichier FIE depuis le Sistema RED en ligne à la place.

Avant de commencer

Fonctionnalités principales

• Importation du fichier FIE officiel : le .msj téléchargé depuis Siltra, ou le .xls téléchargé depuis Sistema RED en ligne.
• Dix cas de congé : les cinq contingences de congé maladie officielles, plus cinq prestations que le fichier FIE contient également.
• Aperçu avant écriture : l'intégration montre exactement ce qu'elle créerait, lierait ou fermerait, pour qui, et ce qu'elle laisserait de côté et pourquoi.
• Création de congés dans Factorial en tant qu'absences du type de congé que l'entreprise a choisi pour chaque cas.
• Fermeture de congés lorsque le certificat de sortie (parte de alta) arrive.
• Liens de congés déjà enregistrés manuellement, au lieu de créer un duplicata.
• Contrôle des duplicatas sur plusieurs jours : le fichier FIE répète les congés en cours chaque jour, et l'intégration reconnaît ce qu'elle a déjà importé.
• Résumé par e-mail aux adresses que l'entreprise configure, après chaque importation.
• Disponible depuis One : donnez à One le fichier FIE pour prévisualiser et confirmer l'importation, ou demandez quels congés ont déjà été synchronisés depuis la Sécurité Sociale.

Configuration de l'intégration

Pour installer l'intégration, allez dans Découvrir Factorial > Intégrations, ouvrez l'application Intégration Siltra et cliquez sur Installer pour l'entreprise. Factorial ouvre ensuite un écran de configuration. Il n'y a que deux choses à configurer, et les deux peuvent être revisitées plus tard depuis les paramètres de l'application.

1. Cartographie des contingences

La Sécurité Sociale classe chaque processus d'incapacité temporaire dans l'une des cinq contingences officielles, et le fichier FIE contient également cinq autres prestations. Chaque entreprise nomme ses propres types de congé dans Factorial, donc l'intégration doit savoir à quel type de congé chacun de ces dix cas correspond. Pour tout cas que vous ne souhaitez pas importer, choisissez Ne pas importer.

2. Qui reçoit le résumé de l'importation

L'importation s'exécute en arrière-plan, donc le résultat est envoyé par e-mail. Sur le même écran, vous listez les adresses qui doivent le recevoir.

Laisser la liste vide est valide : c'est ainsi qu'une entreprise désactive ces e-mails.

Importer un fichier

1. Téléchargez le fichier FIE
   Téléchargez la transmission .msj depuis Siltra comme d'habitude, ou téléchargez le fichier Excel (.xls) depuis Sistema RED en ligne dans Consulta de Fichero INSS.
   
2. Étape 2 — Téléchargez-le dans Factorial
   Dans Factorial, allez dans Calendrier et cliquez sur Importer FIE. Déposez le fichier .msj ou .xls dans l'écran de téléchargement qui s'ouvre.
   

   Le bouton Importer FIE apparaît uniquement si l'intégration Siltra est installée et que vous avez les permissions pour l'utiliser. Si vous ne le voyez pas, vérifiez avec votre administrateur.
   Deux paramètres optionnels sont disponibles sur cet écran :
   1. Cacher les données de santé — l'aperçu et l'e-mail de résumé affichent [caché : données de santé] au lieu du type de congé, puisque le type révèle la contingence.
   2. Afficher d'autres prestations — liste les autres prestations du fichier qui ne sont pas importées, avec leur détail brut.
      
      Rien n'est écrit à ce stade.
      

      

3. Examinez l'aperçu
   L'intégration lit le fichier, le compare à ce que Factorial détient déjà, et montre un rapport :
   

Le nom de l'employé affiché est celui dans Factorial, pas celui dans le fichier : le but de l'examen est de confirmer que la bonne personne a été appariée.

4. Étape 4 — Confirmer

S'il y a quelque chose à appliquer, le bouton indique Appliquer les N mises à jour. Confirmer lance l'importation en arrière-plan ; vous pouvez fermer l'écran.

S'il n'y a rien à appliquer, la seule option est Compris, fermer — aucun bouton d'importation n'est proposé qui ne ferait rien.

Étape 5 — Recevoir le résumé

Lorsque l'importation est terminée, les destinataires configurés reçoivent un e-mail avec le rapport complet : ce qui a été créé, ce qui a été lié, ce qui a été fermé, ce qui n'a pas changé, et ce qui n'a pas pu être importé et pourquoi.

Ce que l'intégration écrit dans Factorial

L'intégration écrit sous sa propre identité : elle n'agit pas au nom d'aucun administrateur, et elle ne n'approuve pas les absences qu'elle crée.

Ce qui n'est pas importé et pourquoi

Rien n'est rejeté silencieusement. Chaque cas ci-dessous apparaît à l'écran de prévisualisation et dans l'e-mail récapitulatif, avec sa raison.

Pas encore couvert

Cela arrive dans le fichier, et l'intégration lit, montre et les compte — mais n'agit pas encore sur eux :

• Certificats de confirmation (partes de confirmación) : l'absence n'est pas prolongée.
• Annulation d'un congé maladie : l'absence créée précédemment n'est pas annulée.
• Annulation d'une sortie : l'absence n'est pas rouverte.
• Changement de contingence décidé par l'INSS : le type de congé de l'absence n'est pas modifié.

Fichiers que l'intégration refuse

L'ensemble du fichier est rejeté — il n'y a pas d'importation partielle — lorsque :

• ce n'est pas un fichier .msj de Siltra ou un fichier .xls de Sistema RED en ligne ;
• le téléchargement est truncé (les totaux de contrôle du fichier ne correspondent pas à ce qui a été lu) ;
• la transmission concatène plusieurs messages : téléchargez-les séparément ;
• la version du message n'est pas FIE V5.0.

Changer la configuration

Ouvrez les paramètres de l'intégration pour revisiter la cartographie des contingences ou la liste des destinataires. La nouvelle configuration s'applique à la prochaine importation ; les absences déjà créées ne sont pas touchées.

Il vaut la peine de rouvrir les paramètres lorsque l'entreprise crée ou renomme ses types de congé, ou lorsque les personnes qui doivent recevoir le résumé changent.

Désinstaller l'intégration

Désinstaller supprime la configuration propre de l'intégration : la cartographie des contingences, la liste des destinataires, et l'enregistrement des congés maladie devenus absences.

Les absences déjà créées dans Factorial ne sont pas supprimées — ce sont les données propres de l'entreprise.

Si l'intégration est réinstallée, le mappage doit être configuré depuis le début. Les absences qui existent déjà sont reconnues par leurs dates, donc elles sont liées plutôt que dupliquées.

Questions Fréquemment Posées

1. L'intégration se connecte-t-elle automatiquement à la Sécurité Sociale ?
   Non. L'entreprise télécharge le fichier depuis Siltra ou Sistema RED en ligne et le télécharge dans Factorial. L'importation est manuelle, et chaque importation est confirmée par une personne.
   
2. À quelle fréquence dois-je importer le fichier ?
   La Sécurité Sociale génère le fichier FIE quotidiennement. L'importer quotidiennement maintient Factorial à jour ; l'importer moins souvent ne perd pas d'informations, car les congés en cours sont répétés dans les fichiers suivants.
   
3. Que se passe-t-il si je télécharge le même fichier deux fois ?
   Rien n'est dupliqué. La deuxième importation rapporte chaque événement comme Déjà importé.
   
4. Crée-t-il des employés qui ne sont pas dans Factorial ?
   Non, jamais. Un congé maladie n'est pas une preuve suffisante pour créer un enregistrement d'employé. Le cas est rapporté afin que les RH puissent agir.
   
5. Les absences qu'il crée sont-elles approuvées automatiquement ?
   Non. Elles sont créées en tant qu'absences du type de congé configuré ; l'approbation suit le processus habituel de l'entreprise.
   
6. Puis-je distinguer une absence importée d'une enregistrée manuellement ?
   Oui. Chaque absence que l'intégration crée contient une note dans sa description indiquant qu'elle provient de la Sécurité Sociale, avec la transmission et la date d'importation.
   
7. Que se passe-t-il pour un congé maladie que quelqu'un avait déjà enregistré manuellement ?
   L'intégration le lie au lieu de créer un second, et le gère à partir de ce moment — ainsi le certificat de sortie ferme l'absence qui existe déjà.
   
8. Qui peut voir les informations médicales ?
   L'aperçu est montré à la personne effectuant l'importation, et l'e-mail de résumé ne va qu'aux adresses configurées dans les paramètres de l'intégration.