Qu'est-ce que Siltra ?

Siltra est l'application que chaque entreprise en Espagne utilise pour échanger des informations avec la Sécurité Sociale (TGSS/INSS). Parmi les fichiers qu'elle reçoit se trouve le fichier FIE (Fichero INSS Empresas), qui rapporte l'activité d'arrêt maladie des travailleurs de l'entreprise : certificats initiaux (partes de baja), certificats de confirmation, certificats de sortie (partes de alta), rechutes, annulations et résolutions de l'INSS.

L'intégration Factorial – Siltra lit ce fichier et transforme ces communications officielles en Factorial leaves, de sorte que les RH n'ont pas à ressaisir les absences médicales déjà communiquées par la Sécurité Sociale.

Avant de commencer

Fonctionnalités principales

• Importation du fichier FIE officiel (.msj) téléchargé depuis Siltra.
• Aperçu avant écriture : l'intégration montre exactement ce qu'elle créerait, lierait ou fermerait, pour qui, et ce qu'elle laisserait de côté et pourquoi.
• Création de congés maladie dans Factorial en tant qu'absences du type de congé que l'entreprise a choisi pour chaque situation officielle.
• Fermeture des congés lorsque le certificat de sortie (parte de alta) arrive.
• Association de congés déjà enregistrés à la main, au lieu de créer un duplicata.
• Contrôle des duplications sur plusieurs jours : le fichier FIE répète les congés en cours chaque jour, et l'intégration reconnaît ce qu'elle a déjà importé.
• Résumé par e-mail aux adresses que l'entreprise configure, après chaque importation.

Configuration de l'intégration

Lorsque l'intégration est installée, Factorial ouvre un écran de configuration. Il n'y a que deux choses à configurer, et les deux peuvent être revisitées plus tard depuis les paramètres de l'application.

1. Cartographie des contingences

La Sécurité Sociale classe chaque processus d'incapacité temporaire dans l'une des cinq contingences officielles. Chaque entreprise nomme ses propres types de congés dans Factorial, donc l'intégration doit savoir quel type de congé correspond à chaque contingence.

2. Qui reçoit le résumé de l'importation

L'importation s'exécute en arrière-plan, donc le résultat est envoyé par e-mail. Sur le même écran, vous listez les adresses qui devraient le recevoir.

Laisser la liste vide est valide : c'est ainsi qu'une entreprise désactive ces e-mails.

Importation d'un fichier

1. Téléchargez le fichier depuis Siltra
   Téléchargez la transmission depuis Siltra comme d'habitude. C'est un fichier .msj.
    
2. Étape 2 — Téléchargez-le sur Factorial
   Dans Factorial, allez dans Calendrier et cliquez sur Importer FIE. Déposez le fichier .msj dans l'écran de téléchargement qui s'ouvre.
   

   Le bouton Importer FIE n'apparaît que si l'intégration Siltra est installée et que vous avez les permissions pour l'utiliser. Si vous ne pouvez pas le voir, vérifiez avec votre administrateur.

    
   Deux paramètres optionnels sont disponibles sur cet écran :
   1. Cacher les données de santé — l'aperçu et l'e-mail de résumé montrent [caché : données de santé] au lieu du type de congé, puisque le type révèle la contingence.
   2. Afficher d'autres avantages — liste les avantages non liés aux congés maladie du fichier, que l'intégration ne synchronise pas, avec leurs détails bruts.
      
      Rien n'est écrit à ce stade.
      

      

3. Examinez l'aperçu
   L'intégration lit le fichier, le compare à ce que Factorial détient déjà, et montre un rapport :
    

Le nom de l'employé affiché est celui dans Factorial, pas celui dans le fichier : le but de l'examen est de confirmer que la bonne personne a été associée.
 

4. Étape 4 — Confirmer

S'il y a quelque chose à appliquer, le bouton indique Appliquer les N mises à jour. La confirmation lance l'importation en arrière-plan ; vous pouvez fermer l'écran.

S'il n'y a rien à appliquer, la seule option est Compris, fermer — aucun bouton d'importation n'est proposé qui ne ferait rien.

Étape 5 — Recevoir le résumé

Lorsque l'importation se termine, les destinataires configurés reçoivent un e-mail avec le rapport complet : ce qui a été créé, ce qui a été lié, ce qui a été fermé, ce qui n'a pas changé, et ce qui n'a pas pu être importé et pourquoi.

Ce que l'intégration écrit dans Factorial

L'intégration écrit sous sa propre identité : elle n'agit pas au nom d'un administrateur et elle ne n'approuve pas les absences qu'elle crée.

Ce qui n'est pas importé et pourquoi

Rien n'est rejeté silencieusement. Chaque cas ci-dessous apparaît à l'écran d'aperçu et dans l'e-mail récapitulatif, avec sa raison.

Pas encore couvert

Cela arrive dans le fichier, et l'intégration les lit, les montre et les compte — mais n'agit pas encore sur eux :

• Certificats de confirmation (partes de confirmación) : l'absence n'est pas prolongée.
• Annulation d'un congé maladie : l'absence créée précédemment n'est pas annulée.
• Annulation d'une sortie : l'absence n'est pas rouverte.
• Changement de contingence décidé par l'INSS : le type de congé de l'absence n'est pas changé.
• Avantages autres que l'incapacité temporaire (maternité, paternité, garde d'un mineur...) : hors du champ d'application.
   

Fichiers que l'intégration refuse

L'ensemble du fichier est rejeté — il n'y a pas d'importation partielle — lorsque :

• il n'a pas l'extension .msj ;
• le téléchargement est tronqué (les totaux de contrôle du fichier ne correspondent pas à ce qui a été lu) ;
• la transmission concatène plusieurs messages : téléchargez-les séparément ;
• la version du message n'est pas FIE V5.0.

Changer la configuration

Ouvrez les paramètres de l'intégration pour revisiter la cartographie des contingences ou la liste des destinataires. La nouvelle configuration s'applique à la prochaine importation ; les absences déjà créées ne sont pas touchées.

Il vaut la peine de rouvrir les paramètres lorsque l'entreprise crée ou renomme ses types de congés, ou lorsque les personnes qui doivent recevoir le résumé changent.

Désinstaller l'intégration

Désinstaller supprime la configuration propre de l'intégration : la cartographie des contingences, la liste des destinataires, et le registre de quel congé maladie est devenu quelle absence.

Les absences déjà créées dans Factorial ne sont pas supprimées — ce sont les données propres de l'entreprise.

Si l'intégration est réinstallée, la cartographie doit être configurée à partir de zéro. Les absences qui existent déjà sont reconnues par leurs dates, elles sont donc liées plutôt que dupliquées.

Questions Fréquemment Posées

1. L'intégration se connecte-t-elle automatiquement à la Sécurité Sociale ?
   Non. L'entreprise télécharge le fichier depuis Siltra et le télécharge sur Factorial. L'importation est manuelle, et chaque importation est confirmée par une personne.
    
2. À quelle fréquence dois-je importer le fichier ?
   La Sécurité Sociale génère le fichier FIE quotidiennement. L'importation quotidienne maintient Factorial à jour ; une importation moins fréquente ne perd pas d'informations, car les congés en cours sont répétés dans les fichiers ultérieurs.
    
3. Que se passe-t-il si je télécharge le même fichier deux fois ?
   Rien n'est dupliqué. La deuxième importation signale chaque événement comme Déjà importé.
    
4. Crée-t-il des employés qui ne sont pas dans Factorial ?
   Non, jamais. Un congé maladie n'est pas une preuve suffisante pour créer un enregistrement d'employé. Le cas est signalé afin que les RH puissent agir.
    
5. Les absences qu'il crée sont-elles automatiquement approuvées ?
   Non. Elles sont créées comme des absences du type de congé configuré ; l'approbation suit le processus habituel de l'entreprise.
    
6. Puis-je distinguer une absence importée d'une enregistrée à la main ?
   Oui. Chaque absence créée par l'intégration porte une note dans sa description indiquant qu'elle provient de la Sécurité Sociale, avec la transmission et la date d'importation.
    
7. Que se passe-t-il pour un congé maladie que quelqu'un avait déjà enregistré à la main ?
   L'intégration le lie au lieu de créer un second, et le gère à partir de ce moment — ainsi le certificat de sortie ferme l'absence qui existe déjà.
    
8. Qui peut voir les informations médicales ?
   L'aperçu est montré à la personne effectuant l'importation, et l'e-mail récapitulatif va uniquement aux adresses configurées dans les paramètres de l'intégration.