Che cos'è Siltra?

Siltra è l'applicazione che ogni azienda in Spagna utilizza per scambiare informazioni con la Sicurezza Sociale (TGSS/INSS). Tra i file che riceve c'è il file FIE (Fichero INSS Empresas), che riporta l'attività di malattia dei lavoratori dell'azienda: certificati iniziali (partes de baja), certificati di conferma, certificati di dimissione (partes de alta), ricadute, cancellazioni e risoluzioni INSS.

L'integrazione Factorial – Siltra legge quel file e trasforma quelle comunicazioni ufficiali in Factorial leaves, in modo che le risorse umane non debbano riscrivere le assenze mediche già comunicate dalla Sicurezza Sociale. Le aziende che non utilizzano Siltra possono invece caricare la versione Excel del file FIE scaricato online da Sistema RED.

Prima di iniziare

Caratteristiche principali

• Importazione del file FIE ufficiale: il .msj scaricato da Siltra, o il .xls scaricato da Sistema RED online.
• Dieci casi di assenza: le cinque contingenze ufficiali di malattia, più cinque benefici che il file FIE porta anche.
• Anteprima prima della scrittura: l'integrazione mostra esattamente cosa creerebbe, collegherebbe o chiuderebbe, per chi, e cosa lascerebbe fuori e perché.
• Creazione di assenze in Factorial come assenze del tipo di assenza scelto dall'azienda per ogni caso.
• Chiusura delle assenze quando arriva il certificato di dimissione (parte de alta).
• Collegamento di assenze già registrate a mano, invece di creare un duplicato.
• Controllo dei duplicati tra i giorni: il file FIE ripete le assenze in corso ogni giorno, e l'integrazione riconosce ciò che ha già importato.
• Riepilogo via email agli indirizzi configurati dall'azienda, dopo ogni importazione.
• Disponibile da One: fornisci a One il file FIE per l'anteprima e confermare l'importazione, o chiedi quali assenze siano già state sincronizzate dalla Sicurezza Sociale.

Impostazione dell'integrazione

Per installare l'integrazione, vai su Scopri Factorial > Integrazioni, apri l'App di integrazione Siltra e fai clic su Installa per l'azienda. Factorial apre quindi una schermata di configurazione. Ci sono solo due cose da configurare, e entrambe possono essere riviste in seguito dalle impostazioni dell'app.

1. Mappatura delle contingenze

La Sicurezza Sociale classifica ogni processo di disabilità temporanea in una delle cinque contingenze ufficiali, e il file FIE porta anche cinque altri benefici. Ogni azienda nomina i propri tipi di assenza in Factorial, quindi l'integrazione deve sapere quale tipo di assenza corrisponde a ciascuno di questi dieci casi. Per qualsiasi caso che non desideri importare, scegli Non importare.

2. Chi riceve il riepilogo dell'importazione

L'importazione avviene in background, quindi il risultato viene inviato via email. Nella stessa schermata elenchi gli indirizzi che dovrebbero riceverlo.

Lasciare l'elenco vuoto è valido: è così che un'azienda disattiva queste email.

Importazione di un file

1. Scarica il file FIE
   Scarica la trasmissione .msj da Siltra come al solito, oppure scarica il file Excel (.xls) da Sistema RED online in Consulta de Fichero INSS.
   
2. Passaggio 2 — Caricalo in Factorial
   In Factorial, vai su Calendario e fai clic su Importa FIE. Trascina il file .msj o .xls nella schermata di caricamento che si apre.
   

   Il pulsante Importa FIE appare solo se l'integrazione Siltra è installata e hai i permessi per utilizzarlo. Se non lo vedi, controlla con il tuo amministratore.
   Due impostazioni opzionali sono disponibili su questa schermata:
   1. Nascondi i dati sanitari — l'anteprima e l'email di riepilogo mostrano [nascosto: dati sanitari] invece del tipo di assenza, poiché il tipo rivela la contingenza.
   2. Mostra altri benefici — elenca gli altri benefici del file che non vengono importati, con i loro dettagli grezzi.
      
      Niente è scritto a questo punto.
      

      

3. Rivedi l'anteprima
   L'integrazione legge il file, lo confronta con ciò che Factorial ha già, e mostra un rapporto:
   

Il nome del dipendente mostrato è quello in Factorial, non quello nel file: il punto della revisione è confermare che la persona giusta sia stata abbinata.

4. Passaggio 4 — Conferma

Se c'è qualcosa da applicare, il pulsante legge Applica gli N aggiornamenti. Confermare avvia l'importazione in background; puoi chiudere la schermata.

Se non c'è nulla da applicare, l'unica opzione è Capito, chiudi — non viene offerto alcun pulsante di importazione che non farebbe nulla.

Passaggio 5 — Ricevi il riepilogo

Quando l'importazione termina, i destinatari configurati ricevono un'email con il rapporto completo: cosa è stato creato, cosa è stato collegato, cosa è stato chiuso, cosa non è cambiato e cosa non ha potuto essere importato e perché.

Cosa scrive l'integrazione in Factorial

L'integrazione scrive sotto la propria identità: non agisce per conto di alcun amministratore e non approva le assenze che crea.

Cosa non è importato e perché

Niente viene scartato silenziosamente. Ogni caso qui sotto appare nella schermata di anteprima e nell'email di riepilogo, con il suo motivo.

Non coperto ancora

Questi arrivano nel file, e l'integrazione legge, mostra e conta, ma non agisce ancora su di essi:

• Certificati di conferma (partes de confirmación): l'assenza non viene estesa.
• Cancellazione di un'assenza per malattia: l'assenza creata in precedenza non viene annullata.
• Cancellazione di una dimissione: l'assenza non viene riaperta.
• Cambio di contingenza deciso dalla INSS: il tipo di assenza dell'assenza non viene cambiato.

File che l'integrazione rifiuta

L'intero file viene rifiutato — non c'è importazione parziale — quando:

• non è un file .msj da Siltra o un file .xls da Sistema RED online;
• il download è troncato (i totali di controllo del file non corrispondono a quanto è stato letto);
• la trasmissione concatenava più messaggi: scaricali separatamente;
• la versione del messaggio non è FIE V5.0.

Cambiare la configurazione

Apri le impostazioni dell'integrazione per rivedere la mappatura delle contingenze o l'elenco dei destinatari. La nuova configurazione si applica al prossimo importo; le assenze già create non vengono toccate.

Vale la pena riaprire le impostazioni quando l'azienda crea o rinomina i propri tipi di assenza, o quando le persone che dovrebbero ricevere il riepilogo cambiano.

Disinstallazione dell'integrazione

Disinstallare elimina la configurazione dell'integrazione: la mappatura delle contingenze, l'elenco dei destinatari e il record di quale assenza per malattia è diventata quale assenza.

Le assenze già create in Factorial non vengono eliminate — sono i dati dell'azienda.

Se l'integrazione viene reinstallata, la mappatura deve essere configurata da zero. Le assenze che già esistono vengono riconosciute dalle loro date, quindi vengono collegate piuttosto che duplicate.

Domande Frequenti

1. L'integrazione si connette automaticamente alla Sicurezza Sociale?
   No. L'azienda scarica il file da Siltra o Sistema RED online e lo carica in Factorial. L'importazione è manuale e ogni importazione è confermata da una persona.
   
2. Con quale frequenza dovrei importare il file?
   La Sicurezza Sociale genera il file FIE quotidianamente. Importarlo quotidianamente mantiene Factorial aggiornato; importarlo meno frequentemente non fa perdere informazioni, poiché le assenze in corso vengono ripetute nei file successivi.
   
3. Cosa succede se carico lo stesso file due volte?
   Niente viene duplicato. La seconda importazione riporta ogni evento come Già importato.
   
4. Creerà dipendenti che non sono in Factorial?
   No, mai. Un'assenza per malattia non è un'evidenza sufficiente per creare un record di dipendente. Il caso viene riportato affinché le risorse umane possano agire su di esso.
   
5. Le assenze che crea vengono approvate automaticamente?
   No. Vengono create come assenze del tipo di assenza configurato; l'approvazione segue il processo abituale dell'azienda.
   
6. Posso distinguere un'assenza importata da una registrata a mano?
   Sì. Ogni assenza che l'integrazione crea porta una nota nella sua descrizione che dice che proviene dalla Sicurezza Sociale, con la trasmissione e la data di importazione.
   
7. Cosa succede a un'assenza per malattia che qualcuno ha già registrato a mano?
   L'integrazione la collega invece di crearne una seconda e la gestisce da quel momento in poi — quindi il certificato di dimissione chiude l'assenza già esistente.
   
8. Chi può vedere le informazioni mediche?
   L'anteprima viene mostrata alla persona che esegue l'importazione e l'email di riepilogo va solo agli indirizzi configurati nelle impostazioni dell'integrazione.