Comment utiliser la lettre d'offre automatisée ?
💌 Grâce à cette fonctionnalité, le ou la responsable du recrutement aura la possibilité d'envoyer automatiquement la lettre d'offre à la personne ayant réussi le processus de sélection, et plus encore... 👇
À la fin du processus d'embauche, en tant que responsable du recrutement, vous déciderez quel candidat ou quelle candidate convient le mieux à l'entreprise.
Pour envoyer une lettre d'offre :
- Dans votre barre latérale, cliquez sur Recrutement
- Sélectionnez une offre d'emploi
- Cliquez sur la personne choisie
- Appuyez sur les trois points
- Sélectionnez Envoyer une lettre d'offre
- Faites glisser et déposez le pdf et écrivez un message
- Cliquez sur Envoyer une lettre d'offre
⚠️ Il est obligatoire d'écrire le message personnalisé au candidat ou à la candidate une fois la lettre d'offre importée.
Le mail de la lettre d'offre :
✍️ Une fois la lettre d'offre envoyée, un mail sera généré et envoyé à la personne choisie. Ce mail inclura un bouton avec le lien pour signer électroniquement le document d'offre.
🔴 Le message de la lettre d'offre apparaîtra comme un mail envoyé par le responsable des ressources humaines sur la page des messages.
Pour gérer une lettre d'offre envoyée :
- Ouvrez un profil au sein d'une offre d'emploi
- Allez dans l'onglet Fichiers
- Dans la section Lettre d'offre, cliquez sur les trois points (…)
- Choisissez de télécharger/supprimer le document ou d'annuler la demande de signature électronique
Remarque : Pour afficher uniquement la lettre d'offre, cliquez sur le bouton flèche à côté de celle-ci.
🔴 À partir des actions effectuées, il est possible de voir l'état de la lettre d'offre
Lettre d'offre acceptée :
Dans ce cas, la personne accepte l'offre et termine le processus de signature par une signature électronique ✍️
- Le candidat ou la candidate doit ouvrir le mail avec la lettre d'offre et le lien grâce auquel signer
🌟 Lorsque la lettre d'offre est signée, le ou la responsable des ressources humaines reçoit une notification d'une tâche en attente sur l'accueil et un mail renvoyant au profil. En cliquant dessus, la tâche en attente n'apparaît plus sur l'accueil.
Lettre d'offre refusée :
Comment refuser une lettre d'offre ?
- Allez dans le mail
- Ouvrez le lien via Signaturit
- Cliquez sur Confirmer
🔴 Dans Signaturit, il faut fournir un motif de refus via un champ de texte. Ce champ de texte contient un maximum de 250 caractères.
Le Responsable RH recevra une notification d'une tâche en attente dans le tableau de bord renvoyant au profil avec la déclinaison de la lettre d'offre 👇
🔴 Lorsqu'une lettre d'offre est refusée, elle devient « inactive » et le responsable des ressources humaines peut envoyer une nouvelle lettre d'offre.
Lettre d'offre annulée :
👀 La personne chargée des ressources humaines peut décider d'annuler une lettre d'offre après son envoi et avant qu'elle n'ait été signée (statut "En attente"), par exemple, en raison d'une erreur identifiée dans le document ou de l'ouverte d'une négociation.
- Dans votre barre latérale, cliquez sur Recrutement
- Sélectionnez une offre d'emploi
- Cliquez sur la personne choisie
- Allez dans la section Fichiers
- Cliquez sur les trois points
- Cliquez sur Annuler la demande de signature électronique
Supprimer une lettre d'offre après l'avoir envoyée ou signée :
- Dans votre barre latérale, cliquez sur Recrutement
- Sélectionnez une offre d'emploi
- Cliquez sur la personne choisie
- Allez dans la section Fichiers
- Cliquez sur Supprimer le document
Comment envoyer une nouvelle lettre d'offre ?
🔴 Gardez à l'esprit que cette action sera effectuée lorsqu'une lettre d'offre a été envoyée au préalable, elle affichera alors le statut en attente dans la section Fichiers.
- Dans votre barre latérale, cliquez sur Recrutement
- Sélectionnez la personne
- Cliquez sur Envoyer la lettre d'offre
🚨 Lorsque la nouvelle lettre d'offre est envoyée, l'ancienne est supprimée ainsi que la demande de signature électronique.
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