Comment puis-je utiliser une lettre d'offre automatisée ?
Grâce à cette fonctionnalité, le responsable du recrutement aura la possibilité d'envoyer automatiquement la lettre d'offre au candidat ayant réussi le processus de sélection , et bien plus encore…
À la fin du processus de recrutement, en tant que responsable du recrutement, vous déciderez quel candidat convient le mieux à l'entreprise.
Pour envoyer une lettre d'offre :
- Dans votre barre latérale, cliquez sur Recrutement
- Sélectionnez une offre d'emploi
- Cliquez sur le candidat choisi ; celui-ci n’a pas besoin d’être encore en phase d’ offre .
- Cliquez sur l'onglet Fichiers
- Envoyer la lettre d'offre
- Vous pouvez déposer un PDF et également rédiger un message contenant des variables et un modèle de message.
- Cliquez sur le bouton Envoyer la lettre d'offre
Il est obligatoire de rédiger le message personnalisé à l'attention du candidat une fois la lettre d'offre téléchargée.
Courriel de lettre d'offre
Une fois la lettre d'offre envoyée , un courriel sera généré et adressé au candidat concerné . Ce courriel contiendra un bouton permettant de signer électroniquement le document .
Le message relatif à la lettre d'offre apparaîtra comme un message envoyé par le responsable des ressources humaines sur le tableau d'affichage.
Pour gérer une lettre d'offre envoyée :
- Ouvrir un profil de candidat dans une offre d'emploi
- Allez dans l'onglet Fichiers
- Dans la section Lettre d'offre, cliquez sur (…)
- Choisissez d' afficher la lettre d'offre, de la télécharger, de la supprimer ou d'annuler la demande de signature électronique.
Les actions effectuées permettent de constater l'état de la lettre d'offre.
Le candidat signe la lettre d'offre
Dans ce cas, le candidat accepte la lettre d'offre et finalise le processus de signature par signature électronique.
- Le candidat doit ouvrir le courriel contenant la lettre d'offre et le lien pour signer.
Lorsque le candidat signe la lettre d'offre, le responsable RH reçoit une notification de tâche en attente sur le tableau de bord ainsi qu'un courriel contenant un lien vers le profil du candidat. En cliquant sur ce lien, la tâche en attente disparaît du tableau de bord.
Lettre d'offre refusée
Comment refuser une lettre d'offre ?
- Consultez l'e-mail
- Ouvrez le lien via Signature
- Cliquez sur Confirmer
Dans Signaturit, le candidat doit indiquer le motif de son refus dans un champ texte. Ce champ ne peut contenir que 250 caractères.
Le responsable des ressources humaines recevra une notification concernant une tâche en attente sur le tableau de bord, liée au profil du candidat et contenant le refus de la lettre d'offre.
Lorsqu'une lettre d'offre est refusée, elle devient « inactive » et le responsable des ressources humaines peut envoyer une nouvelle lettre d'offre.
Le responsable des ressources humaines annule la lettre d'offre
Le responsable du recrutement peut décider d' annuler une lettre d'offre après son envoi et avant que le candidat ne l'ait signée (« statut en attente ») , par exemple en raison d'une erreur identifiée dans le document ou d'une négociation en cours.
- Dans votre barre latérale, cliquez sur Recrutement
- Sélectionnez une offre d'emploi
- Cliquez sur le candidat choisi
- Allez dans la section « Fichiers ».
- Cliquez sur (...)
- Cliquez sur Annuler la demande de signature électronique
Lorsqu'un responsable RH décide de supprimer une lettre d'offre après son envoi ou sa signature :
- Dans votre barre latérale, cliquez sur Recrutement
- Sélectionnez une offre d'emploi
- Cliquez sur le candidat choisi
- Allez dans la section « Fichiers ».
- Cliquez sur Supprimer le document
Comment envoyer une nouvelle lettre d'offre ?
Le responsable des ressources humaines souhaite envoyer une nouvelle lettre d'offre , que se passe-t-il dans ce cas ?
Veuillez noter que cette action sera effectuée lorsqu'une lettre d'offre aura déjà été envoyée ; le statut « en attente » apparaîtra dans la section « Fichiers ».
- Dans votre barre latérale, cliquez sur Recrutement
- Sélectionnez le candidat
- Cliquez sur « Envoyer la lettre d'offre ».
Lorsque la nouvelle lettre d'offre sera envoyée, l' ancienne sera supprimée , ainsi que la demande de signature électronique.
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