La gestion des demandes de congés ne devrait pas nécessiter de jongler entre calendriers, politiques et historiques. Grâce à One AI , les responsables et les administrateurs peuvent prendre des décisions justes et éclairées instantanément, en centralisant toutes les informations pertinentes. Cet article vous explique quand utiliser cette fonctionnalité, comment elle fonctionne et comment en tirer le meilleur parti.
Aperçu
One IA agit comme assistant d'approbation pour les demandes de congés. Elle centralise les disponibilités de l'équipe, les politiques de l'entreprise et les données historiques pour vous aider à examiner et à approuver les demandes rapidement et en toute confiance, sans changer d'écran ni vérifier manuellement les conflits.
Quand et pourquoi l'utiliser
Utilisez cette fonctionnalité lorsque vous :
- Demandes de congés en attente d'examen.
- Il faut vérifier la couverture de l'équipe ou les conflits d'horaires avant d'approuver.
- Nous souhaitons garantir l'équité en réexaminant les congés antérieurs.
- Besoin de confirmation que la demande est conforme aux politiques de l'entreprise .
Ceci est particulièrement utile pour les gestionnaires qui traitent de nombreuses demandes ou pour les équipes ayant des horaires complexes.
Comment utiliser
- Ouvrez One IA dans Factorial
- Ensuite, vous pouvez :
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Renseignez-vous sur les approbations en cours , par exemple :
- « Quelles demandes de congés sont en attente de mon approbation ? »
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Examinez une demande spécifique en demandant :
- « Puis-je approuver la demande de congé de Maria ? »
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Vérifiez les conflits d'intérêts ou la couverture , le cas échéant :
- « Qui d’autre sera en congé aux mêmes dates ? »
- « Des horaires de travail sont-ils déjà prévus pour ces jours-là ? »
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Examiner le contexte historique ou l'équité , par exemple :
- « Cette personne a-t-elle pris des vacances à Noël l'année dernière ? »
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Confirmer la conformité à la politique :
- « Cette demande est-elle conforme aux politiques de l’entreprise ? »
- Approuver ou rejeter directement la demande, en se basant sur la recommandation et les informations justificatives de One AI.
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Renseignez-vous sur les approbations en cours , par exemple :
One IA compare automatiquement le calendrier des absences , les horaires de travail et les règles de l'entreprise pour vous donner une recommandation claire, par « oui » ou par « non ».
Si vous ne voyez aucune approbation en attente, assurez-vous d'être désigné comme approbateur des demandes de congés et vérifiez qu'il existe bien des demandes en statut « en attente » .
Si One AI ne parvient pas à confirmer la conformité aux politiques, cela signifie généralement que ces dernières sont incomplètes ou imprécises. Veuillez revoir vos politiques relatives aux congés afin de vous assurer que les règles sont correctement définies.
Si les informations de disponibilité semblent incorrectes, vérifiez que les horaires et les roulements des équipes sont à jour dans le module Temps .
Conseils et bonnes pratiques
- Utilisez un langage naturel : vous n'avez pas besoin de commandes précises — posez des questions comme vous le feriez normalement.
- Combinez les questions si nécessaire, par exemple :
« Puis-je approuver cette demande, et l'équipe sera-t-elle toujours couverte ? » - S’appuyer sur les données historiques pendant les périodes de forte demande (vacances, été) pour assurer des rotations équitables.
- Si quelque chose vous semble obscur, vérifiez les paramètres de stratégie sous-jacents dans Time Off.
FAQ
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Qui peut utiliser les requêtes Smart Time Off dans One AI ?
Tous les gestionnaires et administrateurs ayant accès à One AI peuvent utiliser la gestion et l'approbation intelligentes des congés.
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One AI approuve-t-elle automatiquement les demandes ?
Non. One AI fournit des recommandations et du contexte, mais la décision finale vous appartient toujours.
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One IA peut-elle vérifier les absences futures et passées ?
Oui. Il peut analyser les absences à venir et les données historiques afin de faciliter une prise de décision équitable.
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