Assignez des centaines d'employé·e·s à des centres de coûts en une seule opération en téléchargeant un fichier CSV ou Excel. One associe automatiquement les employé·e·s, valide les allocations de centres de coûts et prépare les attributions pour votre examen avant d'appliquer des modifications.
Cette fonctionnalité aide les équipes Finance et Comptabilité à gagner du temps, à réduire le travail manuel et à améliorer l'exactitude des données des centres de coûts utilisées pour les rapports financiers et l'allocation des coûts de paie.
Présentation
Les attributions de centres de coûts en masse vous permettent d'assigner un ou plusieurs centres de coûts à de nombreux employé·e·s en même temps en utilisant One.
Au lieu de mettre à jour chaque employé·e individuellement, téléchargez un fichier CSV ou Excel contenant les noms des employé·e·s et leurs allocations de centres de coûts. One lit le fichier, associe les employé·e·s avec les enregistrements existants dans Factorial, valide les informations et prépare toutes les attributions pour révision avant de les appliquer.
Utilisez cette fonctionnalité lorsque vous devez :
- Assigner des centres de coûts à un grand nombre d'employé·e·s
- Mettre à jour les allocations de centres de coûts après un changement organisationnel
- Importer des données de centres de coûts depuis un système externe de Finance ou ERP
- Allouer des employé·e·s à travers plusieurs centres de coûts en utilisant des distributions basées sur des pourcentages
Si un centre de coûts inclus dans le fichier n'existe pas déjà dans Factorial, One le crée automatiquement avant de finaliser l'attribution.
Comment utiliser
- Ouvrez une conversation avec One
- Téléchargez un fichier CSV ou Excel contenant :
- Noms des employé·e·s
- Noms des centres de coûts
- Pourcentages d'allocation pour chaque centre de coûts
- One lit le fichier et compare les informations avec vos employé·e·s et centres de coûts existants dans Factorial.
- Si un centre de coûts référencé n'existe pas, One le crée automatiquement
- One valide les allocations et identifie tout enregistrement nécessitant votre attention avant d'apporter des modifications
- Examinez attentivement les attributions proposées
- Confirmez l'opération
- One applique les attributions de centres de coûts à tous les enregistrements d'employé·e·s correspondants en une seule opération
Si certains employé·e·s n'ont pas été assigné·e·s à un centre de coûts, vérifiez que les noms des employé·e·s dans votre fichier correspondent aux noms dans Factorial. Si One ne peut pas identifier un·e employé·e avec certitude, il signalera l'enregistrement pour révision avant d'appliquer les modifications.
Si le centre de coûts n'existe pas déjà, One le crée automatiquement lors de l'importation. Si l'attribution n'est toujours pas finalisée, examinez les résultats de validation pour identifier tout problème avec les données téléchargées.
Le total des allocations de chaque employé·e à travers tous les centres de coûts assignés doit être égal à 100%. Si les pourcentages d'allocation sont invalides, mettez à jour le fichier et téléchargez-le à nouveau si les totaux sont incorrects.
Conseils et meilleures pratiques
- Vérifiez que les noms des employé·e·s dans votre fichier correspondent aux noms enregistrés dans Factorial pour améliorer le processus de correspondance.
- Assurez-vous que le total des allocations pour chaque employé·e soit égal à 100% lors de l'attribution de plusieurs centres de coûts.
- Examinez les résultats de validation de One avant de confirmer l'importation pour identifier tout employé·e non associé·e ou toute allocation inattendue.
- Gardez votre fichier source à jour pour éviter d'importer des informations sur des centres de coûts obsolètes.
FAQ
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Quels formats de fichiers sont pris en charge ?
Vous pouvez télécharger des fichiers CSV et Excel contenant des noms d'employé·e·s, des noms de centres de coûts et des pourcentages d'allocation.
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Puis-je assigner un·e employé·e à plusieurs centres de coûts ?
Oui. One prend en charge plusieurs attributions de centres de coûts pour le même·e employé·e, à condition que l'allocation combinée soit égale à 100%.
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Que se passe-t-il si le centre de coûts n'existe pas encore ?
One crée automatiquement le centre de coûts manquant avant de finaliser l'attribution.
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Les modifications sont-elles appliquées immédiatement après le téléchargement du fichier ?
Non. One prépare les attributions et met en évidence tout problème nécessitant votre révision. Les modifications ne sont appliquées qu'après que vous ayez confirmé l'opération.
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Puis-je examiner les attributions avant qu'elles ne soient appliquées ?
Oui. One présente un résumé des attributions proposées et de tout problème de validation afin que vous puissiez les examiner avant de confirmer.