Lorsqu'un employé quitte l'entreprise, les équipes RH ont souvent besoin d'accéder à son historique de données et de l'exporter à des fins de reporting, de conformité ou de documentation interne. Factorial vous permet de télécharger différents types d'informations relatives aux anciens employés, même après la désactivation de leur profil.
Dans cet article, vous apprendrez comment accéder aux données clés de suivi du temps de travail des employés ayant quitté l'entreprise et comment les télécharger.
Aperçu
Factorial conserve l'historique des dossiers des employés, même après leur départ ou leur inactivité . Les responsables RH peuvent exporter ces informations via les modules appropriés pour la tenue des registres, la réalisation d'audits ou la réponse aux demandes internes ou légales.
Quand et pourquoi l'utiliser
Le téléchargement des informations relatives aux employés ayant quitté l'entreprise est utile lorsque vous avez besoin de :
- Tenir à jour la documentation RH et les dossiers de conformité
- Fournir des données aux équipes financières, de paie ou juridiques
- Analyser l'activité historique des employés
- Préparer des audits ou des rapports internes
- Partager les informations avec l'employé sur demande
Comment utiliser
Les rapports généralement demandés aux anciens employés comprennent :
- Congé
- Suivi du temps
Les autorisations d'exportation peuvent dépendre de votre rôle utilisateur . Contactez votre administrateur Factorial si vous ne voyez pas l'option d'exportation.
Rapports de congés
- Aller à l'organisation
- Cliquez sur Exporter les données dans le coin supérieur droit
- Sélectionnez votre temps de congé
- Choisissez le type de congé :
- Congés payés par l'entreprise
- Congés utilisés
- Activité de congé
- Programme de congés
- Dans Sélectionner les employés, cliquez sur l' icône de filtre
- Filtrer par statut d'accès > Résilié
- Cliquez sur Télécharger
rapports de suivi du temps
- Dans votre barre latérale, accédez à Suivi du temps
- Filtrer les employés par statut > Anciens employés
- Sélectionnez les employés en cochant la case située à gauche de leur nom.
- Cliquez sur « Télécharger l’export » dans la barre en bas.
- Choisissez un type d'exportation
-
Exportation du suivi du temps - Version complète. Choisissez :
- Format de fichier
- Format horaire pour les contrats horaires
- Temps d'absence
- Dates (de - à)
-
Exportation du suivi du temps - Résumé. Choisir :
- Format de fichier
- Format horaire pour les contrats horaires
- Date (de - à)
-
Exporter le suivi du temps. Choisir
- Type d'exportation
- Format de fichier
- Format horaire pour les contrats horaires
- base périodique
- Types d'absence
- Date (de - à)
-
Exportation du suivi du temps - Version complète. Choisissez :
- Cliquez sur Soumettre
Si l'employé n'apparaît pas dans le filtre, assurez-vous que les employés inactifs ou ayant quitté l'entreprise sont inclus dans les paramètres du filtre .
Si le rapport exporté ne contient pas l'historique complet, vérifiez que la période couverte inclut bien toute la durée d'emploi de l'employé.
Conseils et bonnes pratiques
- Exportez les données avant de supprimer définitivement les profils : les données historiques pourraient ne plus être accessibles si le profil d’un employé est supprimé définitivement.
- Utilisez des filtres de dates pour vous assurer de couvrir toute la période d'activité de l'employé.
- Si vous avez régulièrement besoin de rapports pour les processus de départ des employés, envisagez de créer une liste de contrôle d'exportation standard pour les équipes RH.
FAQ
-
Puis-je accéder aux données des employés après leur licenciement ?
Oui. Factorial conserve l'historique des données, permettant aux équipes RH d'accéder aux données passées des employés inactifs et de les exporter.
-
Puis-je télécharger l'historique complet du suivi du temps de travail d'un ancien employé ?
Oui. En sélectionnant l'employé dans les rapports de suivi du temps et en définissant la plage de dates appropriée, vous pouvez exporter l'historique complet de ses heures de travail.