Qu'est-ce que les heures spéciales ?

Heures Spéciales est une catégorie de temps qui vous aide à suivre et à compenser le travail effectué pendant des périodes spécifiques, comme les week-ends, les jours fériés ou les quarts de nuit.

Vous pouvez créer plusieurs Heures Spéciales pour répondre à vos besoins. Pour chaque Heure Spéciale :

• Définissez un nom pour une identification facile.
• Spécifiez quand cela s'applique, en sélectionnant des jours et des créneaux horaires particuliers ou en l'appliquant à une journée entière.
• Définissez un taux horaire personnalisé
• Choisissez une méthode de compensation, comme un congé, une paie ou un solde.

Cela vous permet de suivre avec précision et de compenser équitablement les employé·e·s pour leur travail.

Comment configurer les heures spéciales

1. Dans la barre latérale, allez à Paramètres
2. Sous Temps, sélectionnez Suivi du temps
3. Choisissez la politique de suivi du temps pertinente
4. Accédez à l'onglet Heures supplémentaires et spéciales
5. Faites défiler jusqu'à la section Heures spéciales
6. Cliquez sur Nouvelle Heure Spéciale pour créer une nouvelle entrée :
   • Définissez le nom de l'Heure Spéciale ou sélectionnez-en un dans le menu déroulant
   • Spécifiez quand cela s'applique — Choisissez des jours spécifiques et des créneaux horaires, ou appliquez-le pour une journée entière ou sélectionnez une date spécifique
   • Définissez le taux horaire à appliquer pour cette Heure Spéciale
   • Choisissez la méthode de compensation:
     • Congé: Le temps suivi est transféré au compteur de Congé avec le taux horaire appliqué
     • Paie: Le temps suivi est disponible pour une compensation manuelle à partir de la feuille de temps. Dans l'onglet de compensation, vous verrez les heures suivies, le nom de la catégorie et la valeur multiplicatrice.
       
     • Solde: Le temps suivi est transféré au compteur de Solde avec le taux horaire appliqué.

Catégories qui se chevauchent

Par défaut, si un·e employé·e travaille pendant un créneau horaire qui tombe sous plusieurs catégories d'Heures Spéciales (par exemple, un quart de nuit pendant un jour férié), seule la catégorie la plus spécifique prend la priorité et les autres sont ignorées.

Activer les Catégories qui se chevauchent modifie ce comportement : la même heure est suivie sous chaque catégorie correspondante simultanément, et chacune applique ses propres conditions de compensation indépendamment. Ainsi, 1 heure travaillée pendant un quart de nuit un jour férié compterait à la fois comme une heure de Quart de Nuit et une heure de Jour Férié, chacune compensée selon ses propres règles.

Désactiver le toggle revient au comportement par défaut, où la catégorie la plus spécifique prend la priorité sur la plus large.

Vous pouvez permettre aux heures spéciales de se chevaucher. Cela donne à votre entreprise plus de contrôle sur la manière dont les heures spéciales sont configurées et rend le Suivi du Temps mieux adapté à des scénarios de compensation plus complexes.

 

Où voir le temps travaillé sous la catégorie Heures Spéciales

Vous pouvez voir le temps travaillé des employé·e·s classé comme Heures Spéciales dans :

1. La feuille de temps de l'employé·e
   Ouvrez le panneau latéral de Suivi du Temps avec la répartition des Heures Spéciales en cliquant sur Compensation. Les gestionnaires et les employé·e·s peuvent voir tout le temps classé par catégorie.
   

   

2. La feuille de temps de l'employé·e - Solde
   Cliquez sur le compteur de Solde pour ouvrir le panneau latéral de Solde avec la répartition des Heures Spéciales.
   

   

3. La page de Suivi du Temps - Solde
   Allez à la page de Suivi du Temps et cliquez sur n'importe quelle ligne d'employé·e pour ouvrir le panneau latéral de Solde.
   

   

4. Exports
   En utilisant l'exportation du Suivi du Temps – Version complète, vous pouvez voir, par jour : le nombre d'heures spéciales suivies, leur nom de catégorie et le multiplicateur appliqué.
   

   Comment exporter des rapports de suivi du temps

    

Comment compenser le temps travaillé sous la catégorie Heures Spéciales

Il existe trois méthodes de compensation disponibles pour chaque Heure Spéciale, que vous pouvez définir lors de la configuration de l'Heure Spéciale dans Paramètres :

• Congé
• Paie
• Solde

Congé

La compensation est automatique et ne nécessite pas d'approbation du gestionnaire.

Le compteur de Congé de l'employé·e sera mis à jour automatiquement avec le taux horaire de bonus.

Paie

• Via la feuille de temps :

Les gestionnaires ayant la permission « Examiner et approuver les feuilles de temps » doivent compenser manuellement ce temps :

1. Cliquez sur le compteur "Total pour Compensation" dans la feuille de temps pour accéder au panneau latéral de Compensation.
2. Appuyez sur le bouton "Compenser" pour continuer.
3. Choisissez les heures spécifiques que vous souhaitez compenser.
4. Sélectionnez la période de paie appropriée pour la compensation.
5. Mappez les suppléments si vous ne l'avez pas fait précédemment.

• Via le suivi du temps :

Les gestionnaires peuvent choisir plusieurs employé·e·s sous la page de suivi du temps et choisir de les compenser en masse avec la Paie.

Une fois compensé·e·s, les employé·e·s et les gestionnaires verront ce temps marqué comme envoyé à la Paie dans la feuille de temps. Les utilisateurs ayant accès à la Paie peuvent voir ce supplément dans le système de Paie.

Solde

Les heures seront suivies et transformées en solde avec le multiplicateur appliqué. Les heures seront disponibles pour l'employé·e dans sa feuille de temps, sans autre action requise.

Comprendre la formule de compensation des heures spéciales

Cette formule est utilisée pour appliquer un multiplicateur pour les heures spéciales et calculer combien de compensation supplémentaire un·e employé·e recevra. Elle garantit que l'employé·e ne reçoit que le montant du bonus, car leur salaire régulier inclut déjà le paiement des heures travaillées.

Comment configurer les multiplicateurs : Heures supplémentaires vs Heures spéciales

Le multiplicateur est configuré différemment selon que vous configurez des Heures Supplémentaires ou des Heures Spéciales.

Heures Supplémentaires — Entrez le multiplicateur tel quel.

• Si le taux est de 1.45x, configurez-le comme 1 = 1.45

Heures Spéciales — Ajoutez toujours 1 au multiplicateur. Comme les heures spéciales tombent dans des heures de travail déjà incluses dans le bulletin de paie, le salaire de base doit être pris en compte dans la configuration.

• Si le taux est de 1.45x, configurez-le comme 1 = 2.45

Cette règle s'applique comme suit :

• Congé & Banque d'Heures — Ajoutez toujours 1 au multiplicateur
• Paie — Ajouter 1 est recommandé pour la cohérence, bien que le temps soit envoyé à la paie tel quel sans être multiplié. Donc 1 heure travaillée = 1 heure envoyée à la paie