Was sind Sonderstunden?

Sonderstunden sind eine Zeitkategorie, die Ihnen hilft, Arbeit zu verfolgen und zu vergüten, die zu bestimmten Zeiten geleistet wird – wie Wochenenden, Feiertage oder Nachtschichten.

Sie können mehrere Sonderstunden erstellen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. Für jede Sonderstunde:

• Definieren Sie einen Namen zur einfachen Identifizierung.
• Geben Sie an, wann sie gilt, indem Sie bestimmte Tage und Zeitfenster auswählen oder sie auf einen ganzen Tag anwenden.
• Legen Sie einen individuellen Stundensatz fest
• Wählen Sie eine Vergütungsmethode, z. B. Abwesenheit, Gehaltsabrechnung oder Saldo.

So können Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden genau erfassen und fair vergüten.

So konfigurieren Sie Sonderstunden

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu Einstellungen
2. Wählen Sie unter Zeit den Punkt Zeiterfassung
3. Wählen Sie die entsprechende Zeiterfassungsrichtlinie
4. Navigieren Sie zum Tab Arbeitszeitkategorien
5. Scrollen Sie nach unten zum Bereich Sonderstunden
6. Klicken Sie auf Neue Sonderstunde, um einen neuen Eintrag zu erstellen:
   1. Definieren Sie den Namen der Sonderstunde oder wählen Sie eine aus dem Dropdown-Menü.
   2. Geben Sie an, wann sie gilt – wählen Sie bestimmte Tage und Zeitfenster oder wenden Sie sie für einen ganzen Tag an.
   3. Legen Sie den Stundensatz fest, der für diese Sonderstunde gilt.
   4. Wählen Sie die Vergütungsmethode:
      1. Abwesenheit: Die erfasste Zeit wird mit dem angewendeten Stundensatz auf das Freizeitkonto übertragen.
      2. Gehaltsabrechnung: Die erfasste Zeit steht im Stundenzettel zur manuellen Vergütung zur Verfügung. Im Vergütungs-Tab sehen Sie die erfassten Stunden, den Kategorienamen und den Multiplikatorwert.
         
      3. Saldo: Die erfasste Zeit wird mit dem angewendeten Stundensatz auf das Guthabenkonto übertragen.

Wo Sie die Arbeitszeit unter der Kategorie Sonderstunden sehen können

Sie können die Arbeitszeit der Mitarbeitenden, die als Sonderstunden klassifiziert ist, einsehen in:

1. Stundenzettel des Mitarbeitenden. Öffnen Sie die Aufschlüsselung der Zeiterfassung, indem Sie auf den Zähler Geleistete Stunden klicken. Manager und Mitarbeitende können alle klassifizierten Arbeitszeiten sehen.
   • Zum Beispiel:
     • 2 Stunden als Nachtschicht kategorisiert
     • 1 Stunde als Spätnachtschicht kategorisiert
       
2. Exporte

• Zeiterfassungsexport – Vollversion
  • Sie können pro Tag die Anzahl der erfassten Sonderstunden, deren Kategorienamen und den angewendeten Multiplikator sehen.

So kompensieren Sie Arbeitszeit unter der Kategorie Sonderstunden

Es gibt drei Vergütungsmethoden für jede Sonderstunde, die Sie bei der Einrichtung unter Einstellungen festlegen können:

• Abwesenheit
• Gehaltsabrechnung
• Saldo

Abwesenheit

Die Vergütung erfolgt automatisch und erfordert keine Genehmigung durch den Manager. Der Abwesenheit-Zähler des Mitarbeitenden wird automatisch mit dem Bonus-Stundensatz aktualisiert.

Gehaltsabrechnung

Über den Stundenzettel:

Manager mit der Berechtigung „Stundenzettel prüfen und genehmigen“ müssen diese Zeit manuell vergüten:

1. Klicken Sie im Stundenzettel auf den Zähler "Summe für Vergütung", um das Vergütungsseitenpanel zu öffnen.
2. Drücken Sie die Schaltfläche "Vergüten", um fortzufahren.
3. Wählen Sie die spezifischen Stunden aus, die Sie vergüten möchten.
4. Wählen Sie den entsprechenden Gehaltszeitraum für die Vergütung aus.
5. Ordnen Sie Zuschläge zu, falls Sie dies zuvor nicht getan haben.

Über die Zeiterfassung:

Manager können auf der Seite Zeiterfassung mehrere Mitarbeitende auswählen und diese gesammelt über die Gehaltsabrechnung vergüten.

Nach der Vergütung sehen Mitarbeitende und Manager diese Zeit im Stundenzettel als an die Gehaltsabrechnung übermittelt. Nutzer mit Gehaltsabrechnungszugriff können diesen Zuschlag im System einsehen.

Saldo

Die Stunden werden erfasst und mit dem angewendeten Multiplikator in Saldo umgewandelt. Die Stunden sind für den Mitarbeitenden in seinem Stundenzettel sichtbar, ohne dass weitere Aktionen erforderlich sind.

Die Formel zur Vergütung von Sonderstunden verstehen

Diese Formel wird verwendet, um einen Multiplikator auf Sonderstunden anzuwenden und zu berechnen, wie viel zusätzliche Vergütung ein Mitarbeitender erhält. Sie stellt sicher, dass der Mitarbeitende nur den Bonusbetrag erhält, da sein reguläres Gehalt die geleisteten Stunden bereits abdeckt.