Tout document supérieur à 15 Mo ne sera pas accepté.
Où trouver des documents
- Dans votre barre latérale, allez dans Documents
- À partir d'ici, vous pouvez accéder à :
- Public
- Interne
- Employé/e
- Envoyer en masse
- Modèles de documents
- Poubelle
Documents Publics
Dans la section "Public", vous pouvez télécharger des documents publics pour que toute l'entreprise puisse les voir. Si vous les rendez publics, tous les employés pourront les voir.
Pour télécharger de nouveaux documents :
- Cliquez sur Télécharger des fichiers dans le coin supérieur droit
- Faites glisser et déposez le document
- Cliquez sur Télécharger des fichiers
Vous pouvez choisir si les employés verront le document ou non en cliquant sur l'œil
Lorsque vous rendez un document visible pour les employés, vous pouvez choisir s'ils seront notifiés ou non.
Documents Privés
Dans la section "Privé", vous pouvez gérer les documents internes de l'entreprise. Seuls les employés ayant des autorisations peuvent accéder à cet espace.
Comment télécharger ou envoyer à la poubelle des documents privés
- Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez ajouter des documents
- Cliquez sur Télécharger des fichiers dans le coin supérieur droit
- Faites glisser et déposez le document
- Sélectionnez un dossier
- Activez le bouton si vous souhaitez demander une signature électronique
- Cliquez sur Télécharger des fichiers
Comment supprimer un document
- Cliquez sur (..)
- Sélectionnez Déplacer vers la poubelle
Si les fichiers ont été supprimés au cours des 30 derniers jours, ils peuvent être récupérés. S'ils ont été supprimés il y a plus de 30 jours, la récupération n'est plus possible.
L'administrateur peut aller dans Fichiers → Poubelle pour récupérer les fichiers à partir de là.
Comment supprimer définitivement un document
Pour supprimer définitivement un fichier, accédez à la section de la poubelle, sélectionnez le fichier et choisissez l'option pour le supprimer définitivement.
Documents des Employé/e/s
Dans la section "Documents des Employé/e/s", vous pouvez appliquer divers filtres pour trouver facilement des documents. Cette fonctionnalité vous permet de localiser des documents pour tous les employé/e/s que vous gérez, d'y accéder directement ou d'effectuer des actions telles que changer la visibilité, les envoyer à la poubelle, télécharger, déplacer, ou envoyer des rappels de signature, individuellement ou en masse.
Envoyer en Masse
Vous pouvez envoyer divers types de documents en masse en utilisant nos différents workflows : bulletins de paie, le même fichier pour tout le monde, fichiers personnels, et modèles de documents. Vous pouvez choisir de diviser le PDF en documents séparés, de les laisser inchangés ou de les combiner en un seul document.
Le sélecteur d'employé/e classe les employé/e/s par un score de correspondance calculé à partir du texte extrait de chaque fichier (prénom, nom, ID), la personne la plus susceptible d'être en premier, et montre des balises pour les correspondances les plus fortes. Cela fonctionne à la fois pour les fichiers personnels et les bulletins de paie.
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Créer des dossiers et sous-dossiers
Pour ajouter un dossier
- Allez dans Paramètres
- Dans Général, ouvrez Documents
- Sélectionnez l'espace où vous souhaitez ajouter un nouveau dossier (Employé/e, Privé ou Public)
- Cliquez sur + Nouveau dossier pour en ajouter un nouveau
Pour ajouter un sous-dossier
- Ouvrez un dossier de votre choix
- Cliquez sur + Nouveau dossier
- Un sous-dossier sera créé dans le dossier principal
Pour ajouter des informations supplémentaires à vos documents, vous pouvez appliquer des Champs personnalisés à chaque dossier et sous-dossier.
Modèles de Documents
Les Modèles de Documents vous font gagner du temps dans la gestion des documents des employé/e/s. Cette fonctionnalité vous permet d'envoyer le même document à plusieurs employé/e/s en substituant automatiquement les informations personnelles dans chaque document final à l'aide de variables.
