Documentos com mais de 15 MB não serão aceitos.
Onde encontrar documentos
- No menu lateral esquerdo, acesse Documentos.
Nesta área você encontrará as seguintes abas:
- Público
- Privados
- Colaboradores
- Distribuir arquivos
- Modelos
- Lixeira
Documentos Públicos
Na aba Público, você pode carregar documentos que ficarão visíveis para todos os colaboradores da empresa.
Como carregar um documento público
- Clique em Carregar arquivos no canto superior direito.
- Arraste e solte o documento na área de upload.
- Clique em Carregar Arquivos para finalizar.
Após o upload, você pode definir se o documento ficará visível para os colaboradores clicando no ícone de olho.
Ao tornar o documento visível, também é possível escolher se os colaboradores receberão uma notificação.
Documentos Privados
Na aba Privado, você pode gerenciar os documentos internos da empresa. Somente colaboradores com permissões podem acessar este espaço.
Como editar Permissões
- Clique em Configurações no canto superior esquerdo.
- Pesquise por Permissões.
- Crie um Novo grupo personalizado ou selecione um existente.
- Pesquise por Documentos.
- Selecione as permissões desejadas para esse grupo.
- Clique em Salvar alterações.
Como carregar documentos privados
- Abra a pasta na qual deseja adicionar o documento.
- Clique em Carregar arquivos no canto superior direito.
- Arraste e solte o documento.
- Clique em Carregar arquivos para finalizar.
Para enviar um arquivo para a lixeira:
- Clique em (...) ao lado do documento.
- Selecione Mover para a lixeira.
Se os arquivos foram excluídos nos últimos 30 dias, eles podem ser recuperados. Após esse período, a recuperação não será mais possível.
O administrador pode acessar Documentos → Lixeira para recuperar os arquivos de lá.
EXCLUIR UM DOCUMENTO DE FORMA PERMANENTE
Para excluir um arquivo permanentemente, acesse a lixeira, selecione o arquivo e escolha a opção para excluí-lo permanentemente.
Documentos dos Colaboradores
Na aba Colaboradores, você pode visualizar todos os documentos dos colaboradores cadastrados na plataforma.
Incluindo:
- Nome do documento
- Proprietário
- Localização na pasta
- Data de criação
- Status da assinatura eletrônica
Além do ícone de edição da visualização, ao lado, é possível mover o documento para pasta, enviar lembrete para assinatura, baixar o documento e mover para a lixeira. Esse recurso pode ser feito individualmente, ou é possível selecionar os colaboradores e realizar em massa.
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Ao escolher a opção de selecionar todos os documentos, apenas a primeira página de arquivos será selecionada. Para selecionar todos os documentos, é preciso repetir o processo nas páginas subsequentes.
Na opção + Novo filtro, é possível personalizar a visualização dos documentos, é possível adicionar mais de um filtro ao mesmo tempo. Quando os filtros não forem mais necessários, eles devem ser removidos para restaurar a visualização completa dos documentos.
Distribuir arquivos
Na aba Distribuir arquivos, você pode enviar documentos em massa utilizando diferentes modalidades:
-
Holerites
- Distribua holerites que são automaticamente correspondentes às informações de cada colaborador
-
Mesmo arquivo para todos
- Envie uma cópia do mesmo documento para um ou mais colaboradores.
-
Arquivos pessoais
- Distribua documentos específicos para um colaborador, como contrato de trabalho, aviso de férias ou termo de rescisão.
-
Modelo de documento
- Distribua documentos inteligentes que utilizam variáveis para preencher automaticamente as informações dos colaboradores.
Você pode optar por dividir o PDF em documentos separados, deixá-los inalterados ou combiná-los em um único documento.
Saiba mais sobre documentos em massa.
Criar pastas e subpastas
Para adicionar uma pasta
- Acesse as Configurações.
- Abra a seção Documentos.
- Selecione o espaço onde deseja adicionar uma nova pasta (Público, Privado ou Colaborador).
- Clique em + Nova pasta.
Para adicionar uma subpasta
- Abra uma pasta de sua preferência.
- Clique em + Nova pasta
- Uma subpasta será criada dentro da pasta principal.
Para adicionar informações extras aos seus documentos, você pode aplicar campos personalizados a cada pasta e subpasta.
Modelos de documentos
Os modelos de documentos economizam tempo no gerenciamento de documentos dos colaboradores. Esse recurso permite enviar o mesmo documento para vários colaboradores, substituindo automaticamente as informações pessoais em cada documento final por meio de variáveis.
Em Modelos estão localizados todos os modelos de documentos criados. Para criar um Novo Modelo é necessário fazer o upload de um PDF com recurso de preenchimento contendo variáveis, arquivos DOCx com variáveis ou qualquer outro tipo de documento que precise enviar com variáveis para substituir pelos dados dos colaboradores.
As Variáveis são os campos editáveis a serem preenchidos com as informações dos colaboradores nos modelos de documentos. Nessa aba é possível copiar uma variável e adicionar ao modelo de documento.
Saiba mais sobre modelos de documentos