Onde encontrar documentos em massa

1. No seu menu lateral, vá para Documentos
2. Selecione a aba Distribuir arquivos
3. Selecione Holeres

O fluxo de holeres pertencentes ao funcionário será automaticamente mesclado (com base no Primeiro Nome, Sobrenome e ID). Primeiro, o sistema irá correspondê-los automaticamente. Então, você também pode correspondê-los manualmente para garantir que todos os holeres sejam corretamente identificados e combinados.

Enviar holeres via fluxo de holeres

1. Arraste e solte um documento PDF
2. Defina as Configurações de divisão
   1. Dividir por funcionário: Arquivos separados serão criados para cada funcionário, contendo apenas as páginas especificamente atribuídas a eles do documento original.
   2. Manter a formatação original: Cada arquivo PDF manterá sua formatação de página original e será atribuído a um funcionário específico.
3. Escolha as Preferências
   1. Selecionador de pasta: Holeres
   2. Assinaturas eletrônicas: Se você deseja solicitar assinaturas eletrônicas, ative esse recurso e decida se incluirá assinaturas adicionais.
4. Clique em Carregar Arquivos

5. Uma vez que o documento tenha sido carregado, verifique se ele corresponde corretamente ao holere. Se não, clique em alterar e atribua o funcionário correto.

6. Se por acaso você carregou uma página por engano, pode clicar no ícone de lixeira no canto inferior esquerdo e descartar a página atual.

7. Depois de atribuir todos os holeres ao funcionário correto, clique no botão Distribuir para distribuir todos os holeres.

8. Verifique o número de holeres a serem distribuídos e clique em Distribuir para confirmar. Os holeres são entregues em segundo plano, então você pode sair da página e voltar mais tarde. Cada holere aparece na lista à medida que é entregue, com o funcionário, a pasta e a data em que foi enviado.

Enviar holeres pedindo ao One

Você também pode pedir ao One para preparar um envio de holeres para você. O One só pergunta o que precisa e abre o envio pronto para você revisar.

1. Abra One de qualquer página
2. Peça ao One para enviar os holeres do mês e anexar o PDF com cada holere. Por exemplo: "Quero enviar os holeres de outubro para a equipe"
3. Responda às perguntas do One:
   • Como dividir o arquivo: Dividir por funcionário ou Manter a formatação original
   • Pasta: confirme a pasta onde cada funcionário receberá seu holere
   • Assinatura: Sem assinatura, Cada funcionário assina, ou Cada funcionário e mais alguém
4. One abre o novo envio em Distribuir arquivos com o status Para revisar
5. Verifique o funcionário atribuído a cada página e clique em Distribuir

Verifique o progresso de um envio

Peça ao One a qualquer momento como está indo um envio de holeres. O One informa quantos holeres foram entregues e quantos estão pendentes, com um link para o envio.

Como funciona a correspondência de funcionários

O mecanismo de correspondência de holeres em massa identifica cada funcionário comparando simultaneamente os seguintes três campos:

• Primeiro Nome — como aparece no perfil do funcionário no Factorial.
• Sobrenome — como aparece no perfil do funcionário no Factorial.
• Número de Identificação (ID) — o principal documento de identificação armazenado na aba Pessoal do funcionário sob Documentos de Identificação (por exemplo, Número de Segurança Social, DNI, NIE ou similar).

Um holere é atribuído automaticamente apenas quando:

• Todos os três campos estão presentes tanto no PDF quanto no perfil do funcionário no Factorial.
• Os valores correspondem exatamente, sem espaços extras, diferenças de formatação ou problemas de codificação.

Resolução de problemas de correspondência automática de funcionários

Se um ou mais holeres não forem atribuídos automaticamente após o upload do PDF, verifique o seguinte.

1. Verifique o documento de identificação do funcionário

Vá para:

Perfil do funcionário → Pessoal → Documentos de Identificação

Confirme que o funcionário tem pelo menos um documento de identificação preenchido (por exemplo, Número de Segurança Social, DNI, NIE ou passaporte).

Se este campo estiver vazio, o funcionário não poderá ser correspondido automaticamente.

Esta é a razão mais comum pela qual apenas alguns funcionários são atribuídos corretamente, enquanto outros permanecem não atribuídos.

2. Compare o número de identificação

Abra o PDF do holere e localize o número de identificação do funcionário.

Compare-o caractere por caractere com o valor armazenado no perfil do funcionário no Factorial.

Certifique-se de que não haja diferenças, como:

• Zeros à frente
• Espaços extras
• Diferentes formatações (por exemplo, 00011 vs 11)

3. Verifique o nome do funcionário

Verifique se o Primeiro Nome e o Sobrenome exibidos no PDF correspondem exatamente aos valores armazenados no Factorial.

Diferentes em qualquer um dos seguintes podem impedir uma correspondência:

• Acentos
• Nomes do meio
• Sobrenomes duplos
• Ordem do nome invertida

4. Verifique se o PDF contém texto selecionável

O PDF carregado deve ser baseado em texto.

Quando você está tentando carregar um documento ou enviar documentos em massa, um dos requisitos é que o documento esteja em PDF, não editável e em formato de texto.

Para saber se o PDF está em formato de texto:

• Abra o PDF.
• Tente selecionar ou copiar o nome ou número de identificação do funcionário.

Se você consegue selecionar palavras individuais, o PDF é baseado em texto.

Se a página inteira é selecionada como uma única imagem, o PDF é um documento escaneado e não pode ser processado corretamente.

Você também pode verificar isso abrindo:

1. Abra um Documento PDF
2. Clique em Arquivos
3. Selecione Propriedades e Fontes: se o formato for texto, as diferentes fontes usadas serão listadas; caso contrário, um espaço em branco aparecerá.

5. Verifique se há problemas de codificação no PDF

Copie o número de identificação do funcionário do PDF e cole-o em um editor de texto simples (por exemplo, Bloco de Notas).

Se caracteres inesperados, invisíveis ou corrompidos aparecerem, o PDF pode ter problemas de codificação.

Como resolver problemas de correspondência

Dependendo da causa, use uma das seguintes soluções.

O documento de identificação está faltando

Peça ao administrador para adicionar o documento de identificação do funcionário:

1. Vá para Organização → Perfil do funcionário → Pessoal.
2. Abra Documentos de Identificação.
3. Adicione o mesmo número de identificação que aparece no holere.
4. Salve as alterações.
5. Tente novamente a distribuição em massa de holeres.

O número de identificação não corresponde

Atualize o documento de identificação no Factorial para que corresponda exatamente ao valor mostrado no PDF.

Certifique-se de que não haja diferenças de formatação, dígitos ausentes, zeros à frente ou espaços extras.

O PDF é um documento escaneado

Use um PDF gerado diretamente do software de folha de pagamento em vez de uma cópia escaneada.

O PDF tem problemas de codificação

Gere um novo PDF a partir do software de folha de pagamento ou re-salve o arquivo existente usando:

Abrir → Imprimir → Salvar como PDF

Alternativamente, valide o documento usando um software de validação PDF/A.