Onde encontrar a distribuição de arquivos
- No menu lateral esquerdo, acesse Documentos.
- Selecione a guia Distribuir arquivos.
- Selecione os Holerites.
Arquivos pessoais também podem ser usados para distribuir holerites. No entanto, holerites com mais de uma página não serão mesclados.
O fluxo de holerites funcionará da seguinte forma: os holerites de cada colaborador serão automaticamente mesclados com base no nome, sobrenome e documento de identificação. Primeiro, o sistema fará a correspondência automática. Em seguida, você também poderá fazer a correspondência manualmente para garantir que todos os holerites sejam identificados e combinados corretamente.
Enviar holerites pelo fluxo de distribuição
O documento deve sempre estar em formato PDF. Normalmente, o holerite que você recebe está em formato PDF.
- Arraste e solte o documento PDF
- Defina as Configurações de Separação.
- Dividir por colaborador: Serão criados arquivos separados para cada colaborador, contendo apenas as páginas especificamente atribuídas a ele no documento original.
- Manter a formatação original: Cada arquivo PDF manterá sua formatação original de página e será atribuído a um colaborador específico.
- Selecione as preferências:
- Nome do arquivo: Opção para editar o nome do documento.
- Pasta de destino: Folha de pagamento.
- Assinatura Eletrônica : Se desejar solicitar assinaturas eletrônicas, ative este recurso e decida se deseja incluir assinaturas adicionais.
- Clique em Carregar Arquivos
Este processo está sendo executado em segundo plano; você pode fechá-lo e retornar mais tarde.
5. Após o upload do documento, verifique se ele corresponde corretamente ao holerite. Caso contrário, clique em Alterar e atribua o colaborador correto.
6. Se, por engano, você carregou uma página, pode clicar no ícone da lixeira no canto inferior esquerdo e descartar a página atual.
7. Depois de atribuir todos os holerites aos colaboradores corretos, clique no botão Distribuir para enviar todos os holerites.
Certifique-se de que o nome, sobrenome e documento de identificação do colaborador sejam idênticos aos do holerite. O perfil de cada colaborador deve estar devidamente atualizado:
- No menu lateral esquerdo, acesse Organização.
- Procure o perfil do colaborador e abra-o.
- Selecione a aba Detalhes pessoais.
- Confira Informações gerais.
- Nome e sobrenome do colaborador
- Confira Documento de identificação.
- Selecione o tipo correto de documento
- Preencha o número do documento
Está com problemas para carregar o documento? Verifique se o PDF está em formato de texto.
Para que o sistema identifique automaticamente os colaboradores ao distribuir holerites em massa, o documento deve estar em PDF com texto reconhecível (não apenas uma imagem escaneada).
Para verificar se o PDF está em formato de texto:
- Abra o documento PDF
- Clique em Arquivo
- Selecione Propriedades.
- Acesse a aba Fontes.
- Se aparecer uma lista de fontes (como Calibri, Arial etc.), significa que o documento contém texto reconhecível.
- Se a seção estiver vazia, o PDF provavelmente é apenas uma imagem escaneada, e o sistema pode não conseguir identificar os colaboradores automaticamente.
Como converter um PDF para PDF/A
Se você utiliza o Adobe Acrobat, siga os passos abaixo:
- Abra o documento no Adobe Acrobat.
- No menu superior, clique em Todas as ferramentas.
- Selecione Aplicar padrões de PDF.
- Clique em Salvar como PDF/A.
- Escolha o local onde deseja salvar o novo arquivo.
Após a conversão, tente importar o documento novamente na plataforma.
Converter vários arquivos ao mesmo tempo
O Adobe Acrobat também permite converter vários documentos para PDF/A de uma só vez.
- Clique em Ferramentas.
- Selecione Assistente de Ações.
- Clique em Nova ação.
- Adicione os arquivos que deseja converter.
- Em Formato de saída, selecione PDF/A.
- Execute a ação para converter todos os arquivos.