Dokumente, die größer als 15 MB sind, werden nicht akzeptiert.
Wo finde ich Dokumente?
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Dokumente“.
- Von hier aus haben Sie Zugriff auf:
- Öffentlich
- Intern
- Mitarbeiter
- in großen Mengen senden
- Dokumentvorlagen
- Müll
Öffentliche Dokumente
Im Bereich „ Öffentlich “ können Sie Dokumente hochladen, die für das gesamte Unternehmen sichtbar sind. Wenn Sie diese öffentlich zugänglich machen, können alle Mitarbeiter sie einsehen.
So laden Sie neue Dokumente hoch:
- Klicken Sie oben rechts auf „Dateien hochladen“ .
- Ziehen Sie das Dokument per Drag & Drop in die App.
- Klicken Sie auf „Dateien hochladen“.
Sie können per Klick auf das Augensymbol festlegen , ob die Mitarbeiter das Dokument sehen sollen oder nicht.
Wenn Sie ein Dokument für die Mitarbeiter sichtbar machen, können Sie auswählen , ob diese benachrichtigt werden sollen oder nicht.
Private Dokumente
Im Bereich „ Privat “ können Sie die internen Firmendokumente verwalten. Nur Mitarbeiter mit entsprechenden Berechtigungen haben Zugriff auf diesen Bereich.
Wie man private Dokumente hochlädt oder in den Papierkorb verschiebt
- Öffnen Sie den Ordner, in dem Sie Dokumente hinzufügen möchten.
- Klicken Sie oben rechts auf „Dateien hochladen“ .
- Ziehen Sie das Dokument per Drag & Drop in die App.
- Klicken Sie auf „Dateien hochladen“.
So verschieben Sie eine Datei in den Papierkorb:
- Klicken Sie auf (..)
- Wählen Sie „ In den Papierkorb verschieben“ .
Wurden die Dateien innerhalb der letzten 30 Tage gelöscht, können sie wiederhergestellt werden. Wurden sie vor mehr als 30 Tagen gelöscht, ist eine Wiederherstellung nicht mehr möglich.
Der Administrator kann über Dateien → Papierkorb die Dateien von dort wiederherstellen.
Dokument endgültig löschen
Um eine Datei endgültig zu löschen, navigieren Sie zum Papierkorb, wählen Sie die Datei aus und wählen Sie die Option zum endgültigen Löschen.
Mitarbeiterdokumente
Im Bereich „ Mitarbeiterdokumente“ können Sie verschiedene Filter anwenden, um Dokumente schnell zu finden. Mit dieser Funktion können Sie Dokumente für alle Ihre Mitarbeiter finden, direkt darauf zugreifen oder Aktionen wie das Ändern der Sichtbarkeit , das Verschieben in den Papierkorb , das Herunterladen , Verschieben oder das Deaktivieren von Signaturerinnerungen durchführen – einzeln oder für mehrere Dokumente gleichzeitig.
Massenversand
Sie können verschiedene Dokumenttypen mithilfe unserer unterschiedlichen Workflows in großen Mengen versenden: Gehaltsabrechnungen, dieselbe Datei an alle, persönliche Dateien und Dokumentvorlagen . Sie können die PDF-Datei in separate Dokumente aufteilen, sie unverändert lassen oder zu einem einzigen Dokument zusammenführen.
Erfahren Sie mehr über Dokumente in großen Mengen
Ordner und Unterordner erstellen
Einen Ordner hinzufügen
- Gehen Sie zu den Einstellungen
- Im Allgemeinen: Dokumente öffnen
- Wählen Sie den Bereich aus, in dem Sie einen neuen Ordner hinzufügen möchten (Mitarbeiter, Privat oder Öffentlich).
- Klicken Sie auf „+ Neuer Ordner“, um einen neuen Ordner hinzuzufügen.
Um einen Unterordner hinzuzufügen
- Öffnen Sie einen Ordner Ihrer Wahl
- Klicken Sie auf „+ Neuer Ordner“
- Im Hauptordner wird ein Unterordner erstellt.
Um Ihren Dokumenten zusätzliche Informationen hinzuzufügen, können Sie jedem Ordner und Unterordner benutzerdefinierte Felder zuweisen.
Dokumentvorlagen
Dokumentvorlagen sparen Ihnen Zeit bei der Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten . Mit dieser Funktion können Sie dasselbe Dokument an mehrere Mitarbeiter senden, indem die persönlichen Daten in jedem Dokument automatisch mithilfe von Variablen ersetzt werden.
