Configuración de permisos

Para habilitar los grupos de empleados que deseas que puedan solicitar capacitación

1. En la barra lateral, ve a Configuración
2. En general, abre Permisos
3. Elige el grupo de permisos
4. Haz clic en Entrenamiento
5. Habilita el permiso para crear solicitudes de capacitación
6. Elige el alcance :
   • Para ellos mismos
   • Para reportados directos e indirectos
   • Para las personas en los equipos que lideran
   • Para las personas en su entidad jurídica
   • Para toda la empresa
7. Haz clic en Guardar cambios

Habilitar los grupos de empleados que deberían poder revisar, aprobar o rechazar solicitudes de capacitación (Gerentes o RR.HH.)

1. En la barra lateral, ve a Configuración
2. En general, abre Permisos
3. Elige el grupo de permisos
4. Haz clic en Entrenamiento
5. Habilita los permisos:
   • Acceso al espacio de gestión de formación
   • Aprobar solicitudes de capacitación
   • Rechazar solicitudes de capacitación
   • Gestionar solicitudes de formación (elegir el alcance)
6. Haz clic en Guardar

Creación de flujos de aprobación

Creemos un caso típico con tres grupos de aprobación:

1. Grupo de aprobación predeterminado: cuando un empleado envía una solicitud de capacitación, el gerente debe revisarla y aprobarla en un primer paso. Si el gerente la aprueba, cualquier miembro del equipo de RR. HH. debe revisarla y aprobarla en un segundo paso.
2. Grupo de aprobación para solicitudes del gerente: si la solicitud la realiza un gerente, entonces solo el personal de RR.HH. tiene que revisarla y aceptarla o rechazarla.
3. Grupo de aprobación de solicitudes del personal de RRHH: Si la solicitud la realiza el personal de RRHH, se aprobará automáticamente.

1. Grupo de aprobación predeterminado

1. En tu barra lateral, ve a Configuración
2. Accede a la sección de Formación
3. En la sección Configuración de aprobación para solicitudes de cursos , abre el grupo de aprobación predeterminado
4. Cambia el título y la descripción si lo deseas
5. Configura el primer nivel de aprobación:
   1. Haz clic en el nivel de aprobación
   2. Haz clic en el icono del lápiz para modificar el aprobador
   3. Configura el nivel de aprobación de la siguiente manera: Tipo de aprobador: rol relativo y Aprobador: gerente
   4. Haz clic en Guardar aprobador
6. Configurar el segundo nivel de aprobación:
   1. Haz clic en Agregar nivel de aprobación
   2. Selecciona Usuario como tipo de aprobador
   3. Selecciona todos los usuarios que deseas que sean aprobadores en este nivel
   4. Haz clic en Guardar nivel de aprobación
7. Haz clic en Guardar cambios , en la esquina superior derecha de la página.

2. Grupo de aprobación para solicitudes del gerente

1. En tu barra lateral, ve a Configuración
2. Accede a la sección de Formación
3. En la sección Configuración de aprobación para solicitudes de capacitación , haz clic en Agregar nuevo grupo de aprobación
4. Escribe un título y una descripción
   • Puedes elegir configurarlo como un grupo de aprobación automática
5. Haz clic en Guardar

   

6. Haz clic en el nivel de aprobación
7. Haz clic en el icono del lápiz para modificar el aprobador
8. Selecciona Usuario como tipo de aprobador
9. Selecciona todos los usuarios que deseas que sean aprobadores en este nivel
10. Haz clic en Guardar
11. Haz clic en Guardar cambios
12. Ve a la pestaña Empleados
13. Haz clic en Agregar empleados en la esquina superior derecha
14. Selecciona los empleados cuyas solicitudes deseas que vayan a este grupo de aprobación.
    Puedes usar los filtros para encontrar solo a los administradores, por ejemplo
15. Por último, haz clic en Guardar.

3. Grupo de aprobación de solicitudes del personal de RR.HH.

1. En tu barra lateral, ve a Configuración
2. Accede a la sección de Formación
3. En la sección Configuración de aprobación para solicitudes de capacitación , haz clic en Agregar nuevo grupo de aprobación
4. Escribe un título y una descripción
5. Activa el interruptor de grupo de aprobación automática
6. Haz clic en Guardar
7. Ve a la pestaña Empleados
8. Haz clic en Agregar empleados en la esquina superior derecha
9. Selecciona los empleados cuyas solicitudes deseas enviar a este grupo de aprobación
10. Por último, haz clic en Guardar.

Activación del periodo de solicitud

Quizás te interese definir cuándo sus empleados pueden solicitar capacitación. Quizás quieras limitar los momentos en que pueden realizar estas solicitudes.

Para eso:

1. En tu barra lateral, ve a Configuración
2. Accede a la sección de Formación
3. En la sección Solicitudes de cursos , activa Habilitar solicitudes de cursos
   • Cuando este interruptor está activado, los empleados con los permisos adecuados podrán solicitar capacitación.
   • Cuando este interruptor esté desactivado, nadie podrá solicitar capacitación.

Crear una solicitud de capacitación

Nueva propuesta

1. En tu barra lateral, ve a Mi formación
2. Ve a la pestaña Mis solicitudes de formación
3. Haz clic en Solicitar curso
4. Completa el campo de solicitud de capacitación . Debes especificar:
   • La necesidad del curso
   • Información básica
     • Nombre del curso
     • Nombre del proveedor
     • Enlace externo
     • Competencias relacionadas
   • Información de tiempo y costo
     • Fechas
     • Total de horas del curso
     • Horario del curso
     • Costo
     • Curso subvencionado (si es necesario)
   • Participantes
   • Comentarios
5. Haz clic en Enviar para aprobación

Del catálogo

Los empleados también pueden solicitar unirse a un curso que ya existe en el plan de capacitación mediante

1. Haciendo clic en Consultar el catálogo completo
2. Directamente en la pestaña Catálogo
3. Haciendo clic en + Solicitar curso → Desde catálogo

Aprobar o rechazar una solicitud de capacitación

Cuando se envía una solicitud, comienza el flujo de aprobación. Para cada nivel de aprobación, se envían notificaciones a los aprobadores y la solicitud no avanzará al siguiente nivel hasta que al menos un aprobador del nivel actual la haya aprobado .

Los aprobadores recibirán:

• Una notificación en Bandeja de entrada → Solicitudes desde la cual podrá revisar la información básica de la solicitud y aprobarla o rechazarla .
• Un correo electrónico desde el cual podrán aprobar o rechazar la solicitud directamente.

Los aprobadores pueden acceder a la lista de todas las solicitudes navegando a Capacitación → Solicitudes , donde pueden ver las solicitudes por estado y aplicar filtros por solicitante, competencias y/o fecha de solicitud.

Los aprobadores pueden:

• Agregar información a una solicitud pendiente
• Aprobar una solicitud: Si hay pasos pendientes en el flujo de aprobación, la solicitud permanece pendiente; si es el último paso, cambia a aprobada.
• Rechazar una solicitud: el motivo es obligatorio y la solicitud se rechaza sin más pasos.