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A proposito di richieste per corsi di formazione e flussi di approvazione

Scopri come dare la possibilità ai dipendenti di richiedere un nuovo corso di formazione da inserire nel piano formativo.

Configurazione delle autorizzazioni

Per consentire ai gruppi di dipendenti desiderati di richiedere il corso di formazione:

  1. Dalla barra laterale, vai in Impostazioni
  2. In generale, apri Autorizzazioni
  3. Scegli il gruppo di autorizzazione
  4. Clicca su Formazione
  5. Abilita l'autorizzazione Creare richieste di formazione
  6. Fai clic su Salva modifiche

 

Per consentire a determinati gruppi di dipendenti di controllare, approvare o rifiutare le richieste di formazione (Manager o Risorse Umane):

  1. Dalla barra laterale, vai in Impostazioni
  2. In generale, apri Autorizzazioni
  3. Scegli il gruppo di autorizzazione
  4. Clicca su Formazione
  5. Abilita le autorizzazioni:
    • Vedere le richieste di formazione
    • Aggiornare, eliminare, approvare o rifiutare le richieste di formazione
  6. Fai clic su Salva modifiche

 

Creazione dei flussi di approvazione

Creiamo un caso tipico con tre gruppi di approvazione:

  1. Gruppo di approvazione predefinito: una volta che un dipendente invia una richiesta di formazione, nella prima fase, questa deve essere esaminata e approvata dal manager. Se il manager approva la richiesta, allora, in una seconda fase, deve essere esaminata e approvata da qualsiasi membro dello staff delle risorse umane.
  2. Gruppo di approvazione per le richieste dei manager: se la richiesta viene avanzata da un manager, solo il personale HR deve esaminarla e accettarla o rifiutarla.
  3. Gruppo di approvazione per le richieste del personale HR: se la richiesta viene effettuata dal personale HR, verrà approvata automaticamente.

Puoi adattare il flusso di approvazione alle esigenze della tua azienda.

 

 

1. Gruppo di approvazione predefinito

  1. Vai in Formazione → Impostazioni (icona nell'angolo in alto a destra)
  2. Nella sezione Configurazione del flusso di approvazione per le richieste di formazione, apri il Gruppo di approvazione predefinito
  3. Se preferisci, cambia il titolo e la descrizione
  4. Configura il primo livello di approvazione:
    1. Fai clic sul pulsante con i tre puntini nel livello di approvazione e seleziona Modifica livello di approvazione
    2. Fai clic sull'icona della penna per modificare l'approvatore
    3. Configura il livello di approvazione come segue: Tipo di approvatore: ruolo relativo e Approvatore: manager
    4. Fai clic su Salva approvatore
  5. Configura il secondo livello di approvazione:
    1. Fai clic su Aggiungi livello di approvazione
    2. Seleziona Utente come tipo di approvatore
    3. Seleziona tutti gli utenti che desideri siano approvatori in questo livello
    4. Fai clic su Salva livello di approvazione
  6. Fai clic su Salva modifiche nell'angolo in alto a destra della pagina

 

2. Gruppo di approvazione per le richieste dei manager

  1. Vai su Formazione → Impostazioni (icona nell'angolo in alto a destra)
  2. Nella sezione Configurazione del flusso di approvazione per le richieste di formazione, fai clic su Aggiungi nuovo gruppo di approvazione
  3. Digita un titolo e una descrizione
  4. Fai clic su Salva gruppo di approvazione
  5. Fai clic sul pulsante con tre puntini nel livello di approvazione e seleziona Modifica livello di approvazione
  6. Fai clic sull'icona della penna per modificare l'approvatore
  7. Seleziona Utente come tipo di approvatore
  8. Seleziona tutti gli utenti che desideri siano approvatori in questo livello
  9. Fare clic su Salva livello di approvazione
  10. Fai clic su Salva modifiche nell'angolo in alto a destra della pagina
  11. Vai alla scheda Dipendenti
  12. Fai clic sul pulsante + nell'angolo in alto a destra
  13. Seleziona i dipendenti le cui richieste vuoi che vengano inviate a questo gruppo di approvazione. Puoi utilizzare i filtri per trovare, ad esempio, solo i manager.
  14. Infine, fai clic su Aggiungi dipendenti al gruppo di approvazione

 

3. Gruppo di approvazione per le richieste del personale HR

  1. Vai su Formazione → Impostazioni (icona nell'angolo in alto a destra)
  2. Nella sezione Configurazione del flusso di approvazione per le richieste di formazione, fai clic su Aggiungi nuovo gruppo di approvazione
  3. Digita un titolo e una descrizione
  4. Attiva l'opzione gruppo di autoapprovazione
  5. Fai clic su Salva gruppo di approvazione
  6. Vai alla scheda Dipendenti
  7. Fai clic sul pulsante + nell'angolo in alto a destra
  8. Seleziona i dipendenti le cui richieste vuoi che vengano inviate a questo gruppo di approvazione. 
  9. Infine, fai clic su Aggiungi dipendenti al gruppo di approvazione

 

Attivazione del periodo di richiesta

Potresti essere interessato a definire quando i tuoi dipendenti possono richiedere corsi di formazione. Potresti voler limitare il periodo in cui possono creare queste richieste.

  1. Vai in Formazione → Impostazioni (icona nell'angolo in alto a destra)
  2. Nella sezione Richieste di formazione, attiva Abilita richieste di formazione
    • Quando questa opzione è attivata, i dipendenti con le autorizzazioni appropriate potranno richiedere corsi di formazione.
    • Quando questa opzione è disattivata, nessuno potrà richiedere corsi di formazione.

 

Creazione di una richiesta di formazione

Sia i dipendenti che i manager possono richiedere corsi di formazione (a seconda delle impostazioni di configurazione/autorizzazione). La differenza è che i manager possono inoltre indicare per quali membri del loro team richiedono la formazione.

 
  1. Vai a La mia formazione → Le mie richieste
  2. Fai clic su Richiedi formazione e poi su Nuova proposta
  3. Compila il campo Bisogno formativo. Questo è l'unico campo obbligatorio per richiedere un corso.
  4. In aggiunta, è possibile specificare:
    • Il nome della formazione e un collegamento esterno
    • Quali competenze verranno sviluppate nella formazione
    • Le informazioni su tempistiche e costi
  5. Puoi lasciare un commento aggiuntivo
  6. Fai clic su Invia per l'approvazione

Prima di inviare per l'approvazione, puoi salvare la tua richiesta come bozza cliccando su Salva come bozza. Le bozze sono elencate e possono essere completate e inviate in seguito.

 

I dipendenti possono anche richiedere di iscriversi ad un corso già esistente nel piano formativo.

 

 


 

Approvare o rifiutare una richiesta di formazione

Quando viene inviata una richiesta, inizia il flusso di approvazione. Per ogni livello di approvazione, le notifiche vengono inviate agli approvatori e la richiesta non passerà al livello successivo finché almeno un approvatore del livello corrente non l'avrà approvata.

I revisori riceveranno:

  • Una notifica in Posta in arrivo → Richieste da cui è possibile rivedere le informazioni di base della richiesta e approvarla o rifiutarla.
  • Un'e-mail dalla quale possono approvare o rifiutare direttamente la richiesta.

Quando la richiesta verrà approvata al suo livello finale, verrà contrassegnata come approvata. Se viene rifiutato a uno qualsiasi dei livelli, verrà contrassegnato come rifiutato.

I revisori possono accedere all'elenco di tutte le richieste accedendo a Formazione → Richieste, dove possono visualizzare le richieste per Stato e applicare filtri per Richiedente, Competenze e/o Data della richiesta.

 

I revisori possono:

  • Aggiungere informazioni a una richiesta in sospeso.
  • Approvare una richiesta. Se ci sono passaggi in sospeso nel flusso di approvazione, la richiesta rimane in sospeso; se è l'ultimo passaggio, lo stato cambia in approvato.
  • Rifiutare una richiesta. La motivazione è obbligatoria e la richiesta viene respinta senza ulteriori passaggi.

Dopo il rifiuto o l'approvazione, i candidati ricevono un'e-mail con i dettagli.

 

 

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