Configuração de permissões
 

Para ativar os grupos de colaboradores que possam solicitar formação:
 

1. Na sua barra lateral, aceda a Configurações
2. Em Geral, abra Permissões
3. Selecione o grupo de permissões
4. Clique em Formação
5. Ative a permissão Criar pedidos de formação
6. Clique em Guardar alterações

Para ativar os grupos de colaboradores que devem poder rever, aprovar ou rejeitar pedidos de formação (Gestores ou RH):

1. Na sua barra lateral, aceda a Configurações
2. Em Geral, abra Permissões
3. Selecione o grupo de permissões
4. Clique em Formação
5. Ative as permissões:
   • Ver pedidos de formação
   • Atualizar, eliminar, aprovar ou rejeitar pedidos de formação
6. Clique em Guardar alterações

Criando fluxos de aprovação
 

Vamos criar um caso típico com três grupos de aprovação:

1. Grupo de aprovação predefinido: quando um colaborador envia um pedido de formação, na primeira etapa, este tem de ser revisto e aprovado pelo gestor. Se o gestor aprovar o pedido, numa segunda etapa, este tem de ser revisto e aprovado por qualquer membro da equipa de RH.
2. Grupo de aprovação para pedidos de gestores: se o pedido for efetuado por um gestor, apenas a equipa de RH tem de o rever e aceitar ou rejeitar.
3. Grupo de aprovação para pedidos da equipe de RH: se o pedido for efetuado pela equipa de RH, será aprovado automaticamente.

1. Grupo de aprovação padrão

1. Aceda a Formação → Configurações (ícone de roda dentada no canto superior direito)
2. Na secção Configuração da aprovação dos pedidos de formação, abra o Grupo de aprovação predefinido
3. Altere o título e a descrição, se quiser
4. Configure o primeiro nível de aprovação:
   1. Clique no botão de três pontos no nível de aprovação e seleccione Modificar nível de aprovação
   2. Clique no ícone da caneta para modificar o aprovador
   3. Configure o nível de aprovação da seguinte forma: Tipo de aprovador: função relativa e Aprovador: gestor(a)
   4. Clique em Guardar aprovador
5. Configurar o segundo nível de aprovação:
   1. Clique em Adicionar nível de aprovação
   2. Seleccione Utilizador como tipo de aprovador
   3. Seleccione todos os utilizadores que pretende que sejam aprovadores neste nível
   4. Clique em Guardar nível de aprovação
6. Clique em Guardar alterações - no canto superior direito da página

2. Grupo de aprovação de solicitações do gestor

1. Aceda a Formação → Definições (ícone de roda dentada no canto superior direito)
2. Na secção Configuração da aprovação dos pedidos de formação, clique em Adicionar novo grupo de aprovação
3. Introduza um título e uma descrição
4. Clique em Guardar grupo de aprovação
5. Clique no botão de três pontos no nível de aprovação e seleccione Modificar nível de aprovação
6. Clique no ícone da caneta para modificar o aprovador
7. Selecione Utilizador como tipo de aprovador
8. Selecione todos os utilizadores que pretende que sejam aprovadores neste nível
9. Clique em Guardar nível de aprovação
10. Clique em Guardar alterações - no canto superior direito da página
11. Vá para o separador Colaboradores
12. Clique no botão + - no canto superior direito
13. Selecione os colaboradores cujos pedidos pretende que sejam enviados para este grupo de aprovação. Pode utilizar os filtros para encontrar apenas os gestores, por exemplo.
14. Por fim, clique em Adicionar colaboradores ao grupo de aprovação

3. Grupo de aprovação de solicitações da equipa de RH

1. Aceda a Formação → Definições (ícone de roda dentada no canto superior direito)
2. Na secção Configuração da aprovação dos pedidos de formação, clique em Adicionar novo grupo de aprovação
3. Introduza um título e uma descrição
4. Ative a opção Grupo de aprovação automática
5. Clique em Guardar grupo de aprovação
6. Vá para o separador Colaboradores
7. Clique no botão + - no canto superior direito
8. Selecione os colaboradores cujos pedidos pretende que passem para este grupo de aprovação. 
9. Por fim, clique em Adicionar colaboradores ao grupo de aprovação

Ativação do período de pedido

Poderá estar interessado em definir quando é que os seus colaboradores podem solicitar formação. Pode querer limitar as alturas em que eles podem criar esses pedidos.

Para isso:

1. Aceda a Formação → Definições (ícone de roda dentada no canto superior direito)
2. Na secção Pedidos de formação, active Permitir pedidos de formação
   • Quando esta opção está ativada, os colaboradores com as permissões adequadas podem pedir formação.
   • Se esta opção estiver desativada, ninguém poderá pedir formação.

Criar um pedido de formação

1. Navegar para A minha formação → Meus pedidos
2. Clique em Pedir formação e depois em Nova proposta
3. Preencha o campo Necessidade de formação. 
4. Especifique as seguintes informações:
   1. O nome do curso (apenas um é obrigatório), o nome do fornecedor, a ligação externa e as competências relacionadas
   2. Informações sobre a duração e o custo
   3. Participantes
   4. Comentários
5. Pode deixar um comentário adicional
6. Clique em Enviar para aprovação

Aprovação ou rejeição de um pedido de formação

Quando um pedido é submetido, inicia-se o fluxo de aprovação. Para cada nível de aprovação, são enviadas notificações para os aprovadores e o pedido não avança para o nível seguinte até que pelo menos um aprovador do nível atual o tenha aprovado.
 

Os aprovadores receberão:

• Uma notificação na Caixa de entrada → Pedidos, a partir da qual podem rever as informações básicas do pedido e aprová-lo ou rejeitá-lo.
• Um e-mail a partir do qual podem aprovar ou rejeitar o pedido diretamente.

Quando o pedido for aprovado no seu nível final, será marcado como aprovado. Se for rejeitado em qualquer um dos níveis, será assinalado como rejeitado.
 

Os aprovadores podem:

• Adicionar informações a um pedido pendente.
• Aprovar um pedido. Se houver etapas pendentes no fluxo de aprovação, o pedido permanece pendente; se for a última etapa, ela muda para aprovada.
• Rejeitar um pedido. O motivo é obrigatório e a solicitação é rejeitada sem outras etapas.