Berechtigungen konfigurieren

Um die Gruppen von Mitarbeitenden zu aktivieren, die Schulungen anfordern können

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen
2. Öffne unter Allgemein Berechtigungen
3. Wähle die Berechtigungsgruppe
4. Klicke auf Schulung
5. Aktiviere die Berechtigung Schulungsanfragen erstellen
6. Wähle den Geltungsbereich:
   • Für sich selbst
   • Für direkte und indirekte Berichterstattung
   • Für Personen in Teams, die sie leiten
   • Für Personen in ihrer rechtlichen Einheit
   • Für das gesamte Unternehmen
7. Klicke auf Änderungen speichern

Um die Gruppen von Mitarbeitenden zu aktivieren, die Schulungsanfragen überprüfen, genehmigen oder ablehnen sollen (Manager oder HR)

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen
2. Öffne unter Allgemein Berechtigungen
3. Wähle die Berechtigungsgruppe
4. Klicke auf Schulung
5. Aktiviere die Berechtigungen:
   • Zugang zum Schulungsmanagementbereich
   • Schulungsanfragen genehmigen
   • Schulungsanfragen ablehnen
   • Schulungsanfragen verwalten (wähle den Geltungsbereich)
6. Klicke auf Speichern

Genehmigungsabläufe erstellen

Lass uns einen typischen Fall mit drei Genehmigungsgruppen erstellen:

1. Standardgenehmigungsgruppe: Sobald ein/e Mitarbeitende/r eine Schulungsanfrage sendet, muss diese im ersten Schritt von der/dem Manager/in überprüft und genehmigt werden. Wenn die/die Manager/in die Anfrage genehmigt, muss sie im zweiten Schritt von einem Mitglied des HR-Teams überprüft und genehmigt werden.
2. Genehmigungsgruppe für Anfragen von Managern: Wenn die Anfrage von einem/einer Manager/in gestellt wird, muss nur das HR-Team diese überprüfen und akzeptieren oder ablehnen.
3. Genehmigungsgruppe für Anfragen von HR-Mitarbeitenden: Wenn die Anfrage von HR-Mitarbeitenden gestellt wird, wird sie automatisch genehmigt.

1. Standardgenehmigungsgruppe

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen
2. Greife auf den Schulungsbereich zu
3. Öffne im Abschnitt Genehmigungskonfiguration für Kursanfragen die Standardgenehmigungsgruppe
4. Ändere den Titel und die Beschreibung, wenn du möchtest
5. Konfiguriere die erste Genehmigungsstufe:
   1. Klicke auf die Genehmigungsstufe
   2. Klicke auf das Stift-Symbol, um den Genehmiger zu ändern
   3. Konfiguriere die Genehmigungsstufe wie folgt: Genehmiger-Typ: relative Rolle und Genehmiger: Manager/in
   4. Klicke auf Genehmiger speichern
6. Konfiguriere die zweite Genehmigungsstufe:
   1. Klicke auf Genehmigungsstufe hinzufügen
   2. Wähle Benutzer/in als Genehmiger-Typ
   3. Wähle alle Benutzer/innen aus, die in dieser Stufe Genehmiger/in sein sollen
   4. Klicke auf Genehmigungsstufe speichern
7. Klicke auf Änderungen speichern - in der oberen rechten Ecke der Seite

2. Genehmigungsgruppe für Anfragen von Managern

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen
2. Greife auf den Schulungsbereich zu
3. Klicke im Abschnitt Genehmigungskonfiguration für Schulungsanfragen auf Neue Genehmigungsgruppe hinzufügen
4. Gib einen Titel und eine Beschreibung ein
   • Du kannst wählen, sie als Auto-Genehmigungsgruppe festzulegen
5. Klicke auf Speichern

   

6. Klicke auf die Genehmigungsstufe
7. Klicke auf das Stift-Symbol, um den Genehmiger zu ändern
8. Wähle Benutzer/in als Genehmiger-Typ
9. Wähle alle Benutzer/innen aus, die in dieser Stufe Genehmiger/in sein sollen
10. Klicke auf Speichern
11. Klicke auf Änderungen speichern
12. Gehe zum Tab Mitarbeitende
13. Klicke auf Mitarbeitende hinzufügen in der oberen rechten Ecke
14. Wähle die Mitarbeitenden aus, deren Anfragen in diese Genehmigungsgruppe gehen sollen.
    Du kannst die Filter verwenden, um nur die Manager/innen zu finden, zum Beispiel
15. Klicke schließlich auf Speichern

3. Genehmigungsgruppe für Anfragen von HR-Mitarbeitenden

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen
2. Greife auf den Schulungsbereich zu
3. Klicke im Abschnitt Genehmigungskonfiguration für Schulungsanfragen auf Neue Genehmigungsgruppe hinzufügen
4. Gib einen Titel und eine Beschreibung ein
5. Aktiviere den Auto-Genehmigungsgruppe Schalter
6. Klicke auf Speichern
7. Gehe zum Tab Mitarbeitende
8. Klicke auf Mitarbeitende hinzufügen in der oberen rechten Ecke
9. Wähle die Mitarbeitenden aus, deren Anfragen in diese Genehmigungsgruppe gehen sollen
10. Klicke schließlich auf Speichern

Aktivierung des Anfragezeitraums

Du möchtest vielleicht definieren, wann deine Mitarbeitenden Schulungen anfordern können. Möglicherweise möchtest du die Zeiten einschränken, in denen sie diese Anfragen erstellen können.

Dafür:

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen
2. Greife auf den Schulungsbereich zu
3. Aktiviere im Abschnitt Kursanfragen Kursanfragen aktivieren
   • Wenn dieser Schalter aktiviert ist, können Mitarbeitende mit den entsprechenden Berechtigungen Schulungen anfordern
   • Wenn dieser Schalter deaktiviert ist, kann niemand Schulungen anfordern

Eine Schulungsanfrage erstellen

Neuer Vorschlag

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Meine Schulung
2. Gehe zum Tab Meine Schulungsanfragen
3. Klicke auf Kurs anfordern
4. Fülle das Feld Schulungsanfrage aus. Du musst angeben:
   • Den Bedarf an dem Kurs
   • Grundinformationen
     • Kursname
     • Anbietername
     • Externer Link
     • Verwandte Kompetenzen
   • Zeit- und Kosteninformationen
     • Daten
     • Gesamte Kursstunden
     • Kurszeitplan
     • Kosten
     • Subventionierter Kurs (falls erforderlich)
   • Teilnehmende
   • Kommentare
5. Klicke auf Zur Genehmigung senden

Aus dem Katalog

Mitarbeitende können auch anfordern, einem Kurs beizutreten, der bereits im Schulungsplan existiert, indem sie

1. Auf Den vollständigen Katalog überprüfen klicken
2. Direkt im Katalog-Tab
3. Indem sie auf + Kurs anfordern → Aus dem Katalog klicken

Wähle eine Gruppe oder melde dich direkt aus dem Katalog an

Für jeden Katalogkurs können Administratoren den Teilnehmenden erlauben, die Gruppe auszuwählen, der sie beitreten möchten, und entscheiden, ob Anfragen überhaupt genehmigt werden müssen.

Konfiguriere den Kurs

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Schulung
2. Öffne den Kurs, den du konfigurieren möchtest
3. Klicke auf Kurseinstellungen
4. Gehe zum Abschnitt Sichtbarkeit
5. Aktiviere unter Anfragen die Optionen, die du benötigst:
   • Teilnehmende wählen ihre Gruppe: Personen können die offenen Gruppen des Kurses sehen und die auswählen, der sie beitreten möchten
   • Selbstanmeldung: Kataloganfragen für diesen Kurs überspringen die Genehmigung, und Personen treten sofort dem Kurs bei
6. Klicke auf Speichern

Fordere einen Kurs an und wähle eine Gruppe

1. Öffne den Kurs aus dem Katalog-Tab
2. Überprüfe die verfügbaren Daten. Jede Gruppe zeigt ihre Daten, Format und die Anzahl der verbleibenden Plätze
3. Klicke auf Kurs anfordern
4. Wähle unter Wähle deine Daten die Gruppe aus, der du beitreten möchtest
5. Reiche die Anfrage ein

Die gewählte Gruppe wird mit der Anfrage gespeichert: Der/die Anfragende kann sie in seiner/ihrer Anfrage sehen, und Genehmigende können sie vor der Entscheidung einsehen.

• Es werden nur Gruppen angeboten, die noch offen sind. Gruppen, deren Sitzung bereits stattgefunden hat oder deren Enddatum überschritten ist, werden automatisch ausgeblendet.
• Eine volle Gruppe wird weiterhin angezeigt und kann ausgewählt werden, aber sie wird keinen Platz halten.
• Wenn Selbstanmeldung aktiviert ist, ändert sich die Schaltfläche in Jetzt anmelden und die Person tritt sofort dem Kurs bei, in der gewählten Gruppe, falls vorhanden.

Was passiert, wenn die Anfrage genehmigt wird

• Wenn die gewählte Gruppe noch Plätze hat, wird die Person automatisch in dieser Gruppe und in ihren Sitzungen platziert.
• Wenn die Gruppe während der Wartezeit der Anfrage voll wurde, wird die Anfrage nicht abgelehnt. Die Person wird im Kurs mit ausstehender Gruppenplatzierung angemeldet, die angeforderte Gruppe bleibt im System, und ein/e Schulungsmanager/in kann sie in eine Gruppe einteilen, wenn ein Platz verfügbar wird.
• Eine Gruppe wird niemals über ihr Limit hinaus gefüllt. Erfahre mehr in Platzbeschränkungen für Schulungsgruppen.

Genehmigung oder Ablehnung einer Schulungsanfrage

Wenn eine Anfrage eingereicht wird, beginnt der Genehmigungsablauf. Für jede Genehmigungsstufe werden Benachrichtigungen an die Genehmigenden gesendet, und die Anfrage wird nicht zur nächsten Stufe weitergeleitet, bis mindestens ein Genehmigender aus der aktuellen Stufe sie genehmigt hat.

Die Genehmigenden erhalten:

• Eine Benachrichtigung in Posteingang → Anfragen, aus der sie die grundlegenden Informationen der Anfrage überprüfen und genehmigen oder ablehnen können.
• Eine E-Mail, aus der sie die Anfrage direkt genehmigen oder ablehnen können.

Genehmigende können die Liste aller Anfragen aufrufen, indem sie zu Schulung → Anfragen navigieren, wo sie Anfragen nach Status anzeigen und Filter nach Antragsteller/in, Kompetenzen, und/oder Antragsdatum. Wenn Teilnehmende ihre Gruppe wählen, wird die gewählte Gruppe auch als Spalte in dieser Liste angezeigt.

Genehmigende können:

• Informationen zu einer ausstehenden Anfrage hinzufügen
• Eine Anfrage genehmigen: Wenn es ausstehende Schritte im Genehmigungsablauf gibt, bleibt die Anfrage ausstehend; wenn es der letzte Schritt ist, ändert sie sich in genehmigt
• Eine Anfrage ablehnen: Der Grund ist obligatorisch, und die Anfrage wird ohne weitere Schritte abgelehnt.