Configurando permisos

Para habilitar los grupos de empleados que deseas que puedan solicitar capacitación

1. En tu barra lateral, ve a Configuración
2. En General, abre Permisos
3. Elige el grupo de permisos
4. Haz clic en Capacitación
5. Habilita el permiso de Crear solicitudes de capacitación
6. Elige el alcance:
   • Para sí mismos
   • Para reportes directos e indirectos
   • Para personas en los equipos que lideran
   • Para personas en su entidad legal
   • Para toda la empresa
7. Haz clic en Guardar cambios

Para habilitar los grupos de empleados que deberían poder revisar, aprobar o rechazar solicitudes de capacitación (Gerentes o RRHH)

1. En tu barra lateral, ve a Configuración
2. En General, abre Permisos
3. Elige el grupo de permisos
4. Haz clic en Capacitación
5. Habilita los permisos:
   • Acceso al espacio de gestión de capacitación
   • Aprobar solicitudes de capacitación
   • Rechazar solicitudes de capacitación
   • Gestionar solicitudes de capacitación (elige el alcance)
6. Haz clic en Guardar

Creando flujos de aprobación

Vamos a crear un caso típico con tres grupos de aprobación:

1. Grupo de aprobación predeterminado: una vez que un empleado envía una solicitud de capacitación, en el primer paso, debe ser revisada y aprobada por el gerente. Si el gerente aprueba la solicitud, entonces, en un segundo paso, debe ser revisada y aprobada por cualquier miembro del personal de RRHH.
2. Grupo de aprobación para solicitudes de gerentes: si la solicitud es realizada por un gerente, entonces solo el personal de RRHH debe revisarla y aceptarla o rechazarla.
3. Grupo de aprobación para solicitudes del personal de RRHH: Si la solicitud es realizada por el personal de RRHH, será aprobada automáticamente.

1. Grupo de aprobación predeterminado

1. En tu barra lateral, ve a Configuración
2. Accede a la sección de Capacitación
3. En la sección de Configuración de aprobación para solicitudes de cursos, abre el Grupo de aprobación predeterminado
4. Cambia el Título y la Descripción si lo deseas
5. Configura el primer nivel de aprobación:
   1. Haz clic en el nivel de aprobación
   2. Haz clic en el icono de lápiz para modificar al aprobador
   3. Configura el nivel de aprobación de la siguiente manera: Tipo de aprobador: rol relativo y Aprobador: gerente
   4. Haz clic en Guardar aprobador
6. Configura el segundo nivel de aprobación:
   1. Haz clic en Agregar nivel de aprobación
   2. Selecciona Usuario como tipo de aprobador
   3. Selecciona a todos los usuarios que deseas que sean aprobadores en este nivel
   4. Haz clic en Guardar nivel de aprobación
7. Haz clic en Guardar cambios - en la esquina superior derecha de la página

2. Grupo de aprobación para solicitudes de gerentes

1. En tu barra lateral, ve a Configuración
2. Accede a la sección de Capacitación
3. En la sección de Configuración de aprobación para solicitudes de capacitación, haz clic en Agregar nuevo grupo de aprobación
4. Escribe un Título y Descripción
   • Puedes optar por configurarlo como un grupo de auto-aprobación
5. Haz clic en Guardar

   

6. Haz clic en el nivel de aprobación
7. Haz clic en el icono de lápiz para modificar al aprobador
8. Selecciona Usuario como tipo de aprobador
9. Selecciona a todos los usuarios que deseas que sean aprobadores en este nivel
10. Haz clic en Guardar
11. Haz clic en Guardar cambios
12. Ve a la pestaña de Empleados
13. Haz clic en Agregar empleados en la esquina superior derecha
14. Selecciona a los empleados cuyas solicitudes deseas que vayan a este grupo de aprobación.
    Puedes usar los filtros para encontrar solo a los gerentes, por ejemplo
15. Finalmente, haz clic en Guardar

3. Grupo de aprobación para solicitudes del personal de RRHH

1. En tu barra lateral, ve a Configuración
2. Accede a la sección de Capacitación
3. En la sección de Configuración de aprobación para solicitudes de capacitación, haz clic en Agregar nuevo grupo de aprobación
4. Escribe un Título y Descripción
5. Activa el interruptor de Grupo de auto-aprobación
6. Haz clic en Guardar
7. Ve a la pestaña de Empleados
8. Haz clic en Agregar empleados en la esquina superior derecha
9. Selecciona a los empleados cuyas solicitudes deseas que vayan a este grupo de aprobación
10. Finalmente, haz clic en Guardar

Activando el período de solicitudes

Puede que estés interesado en definir cuándo tus empleados pueden solicitar capacitación. Puedes querer limitar los momentos en que pueden crear estas solicitudes.

Para eso:

1. En tu barra lateral, ve a Configuración
2. Accede a la sección de Capacitación
3. En la sección de Solicitudes de cursos, activa Habilitar solicitudes de cursos
   • Cuando este interruptor esté activado, los empleados con los permisos adecuados podrán solicitar capacitación
   • Cuando este interruptor esté desactivado, nadie podrá solicitar capacitación

Creando una solicitud de capacitación

Nueva propuesta

1. En tu barra lateral, ve a Mi capacitación
2. Ve a la pestaña de Mis solicitudes de capacitación
3. Haz clic en Solicitar curso
4. Completa el campo de Solicitud de capacitación. Debes especificar:
   • La necesidad del curso
   • Información básica
     • Nombre del curso
     • Nombre del proveedor
     • Enlace externo
     • Competencias relacionadas
   • Información de tiempo y costo
     • Fechas
     • Total de horas del curso
     • Horario del curso
     • Costo
     • Curso subsidiado (si es necesario)
   • Participantes
   • Comentarios
5. Haz clic en Enviar para aprobación

Desde el catálogo

Los empleados también pueden solicitar unirse a un curso que ya existe en el plan de capacitación al

1. Hacer clic en Ver el catálogo completo
2. Directamente en la pestaña de Catálogo
3. Haciendo clic en + Solicitar curso → Desde el catálogo

Elegir un grupo o inscribirse directamente desde el catálogo

Para cada curso del catálogo, los administradores pueden permitir que los participantes elijan el grupo al que desean unirse y decidir si las solicitudes necesitan aprobación o no.

Configurar el curso

1. En tu barra lateral, ve a Capacitación
2. Abre el curso que deseas configurar
3. Haz clic en Configuración del curso
4. Ve a la sección de Visibilidad
5. Bajo Solicitudes, activa las opciones que necesites:
   • Los participantes eligen su grupo: las personas pueden ver los grupos abiertos del curso y elegir el que desean unirse
   • Auto-inscripción: las solicitudes del catálogo para este curso omiten la aprobación, y las personas se unen al curso de inmediato
6. Haz clic en Guardar

Solicitar un curso y elegir un grupo

1. Abre el curso desde la pestaña de Catálogo
2. Revisa las fechas disponibles. Cada grupo muestra sus fechas, formato y el número de lugares restantes
3. Haz clic en Solicitar curso
4. Bajo Elige tus fechas, selecciona el grupo al que deseas unirte
5. Envía la solicitud

El grupo elegido se guarda con la solicitud: el solicitante puede verlo en su solicitud, y los aprobadores pueden verlo antes de decidir.

• Solo se ofrecen grupos que aún están abiertos para unirse. Los grupos cuya sesión ya ha tenido lugar, o cuya fecha de finalización ha pasado, se ocultan automáticamente.
• Un grupo completo aún se muestra y puede ser seleccionado, pero no retendrá un asiento.
• Si Auto-inscripción está habilitada, el botón cambia a Inscribirse ahora y la persona se une al curso de inmediato, en el grupo elegido si hay uno.

Qué sucede cuando la solicitud es aprobada

• Si el grupo elegido tiene lugares disponibles, la persona es colocada en ese grupo y en sus sesiones automáticamente.
• Si el grupo se llenó mientras la solicitud estaba en espera, la solicitud no es rechazada. La persona se inscribe en el curso pendiente de asignación de grupo, el grupo solicitado permanece registrado, y un gerente de capacitación puede colocarlos en un grupo cuando un asiento esté disponible.
• Un grupo nunca se llena más allá de su límite. Aprende más en Límites de asientos para grupos de capacitación.

Aprobando o rechazando una solicitud de capacitación

Cuando se envía una solicitud, comienza el flujo de aprobación. Para cada nivel de aprobación, se envían notificaciones a los aprobadores, y la solicitud no avanzará al siguiente nivel hasta que al menos un aprobador del nivel actual la haya aprobado.

Los aprobadores recibirán:

• Una notificación en Bandeja de entrada → Solicitudes desde la cual pueden revisar la información básica de la solicitud y aprobar o rechazarla.
• Un correo electrónico desde el cual pueden aprobar o rechazar la solicitud directamente.

Los aprobadores pueden acceder a la lista de todas las solicitudes navegando a Capacitación → Solicitudes, donde pueden ver solicitudes por Estado y aplicar filtros por Solicitante, Competencias, y/o Fecha de solicitud. Cuando los participantes eligen su grupo, el grupo elegido también se muestra como una columna en esta lista.

Los aprobadores pueden:

• Agregar información a una solicitud pendiente
• Aprobar una solicitud: Si hay pasos pendientes en el flujo de aprobación, la solicitud permanece pendiente; si es el último paso, cambia a aprobada
• Rechazar una solicitud: La razón es obligatoria, y la solicitud es rechazada sin pasos adicionales.