Configurando permissões

Para ativar os grupos de funcionários que você deseja que possam solicitar treinamento

1. No seu menu lateral, vá para Configurações
2. Em Geral, abra Permissões
3. Escolha o Grupo de permissão
4. Clique em Treinamento
5. Ative a permissão Criar solicitações de treinamento
6. Escolha o escopo:
   • Para si mesmos
   • Para subordinados diretos e indiretos
   • Para pessoas nas equipes que lideram
   • Para pessoas na sua entidade legal
   • Para toda a empresa
7. Clique em Salvar alterações

Para ativar os grupos de funcionários que devem ser capazes de revisar, aprovar ou rejeitar solicitações de treinamento (Gerentes ou RH)

1. No seu menu lateral, vá para Configurações
2. Em Geral, abra Permissões
3. Escolha o Grupo de permissão
4. Clique em Treinamento
5. Ative as permissões:
   • Acesso ao espaço de gestão de treinamento
   • Aprovar solicitações de treinamento
   • Rejeitar solicitações de treinamento
   • Gerenciar solicitações de treinamento (escolha o escopo)
6. Clique em Salvar

Criando fluxos de aprovação

Vamos criar um caso típico com três grupos de aprovação:

1. Grupo de aprovação padrão: uma vez que um funcionário envia uma solicitação de treinamento, no primeiro passo, ela deve ser revisada e aprovada pelo gerente. Se o gerente aprovar a solicitação, então, em um segundo passo, ela deve ser revisada e aprovada por qualquer membro da equipe de RH.
2. Grupo de aprovação para solicitações de gerentes: se a solicitação for feita por um gerente, então apenas a equipe de RH deve revisá-la e aceitá-la ou rejeitá-la.
3. Grupo de aprovação para solicitações da equipe de RH: Se a solicitação for feita pela equipe de RH, ela será aprovada automaticamente.

1. Grupo de aprovação padrão

1. No seu menu lateral, vá para Configurações
2. Acesse a seção de Treinamento
3. Na seção Configuração de aprovação para solicitações de curso, abra o Grupo de aprovação padrão
4. Altere o Título e a Descrição se desejar
5. Configure o primeiro nível de aprovação:
   1. Clique no nível de aprovação
   2. Clique no ícone de caneta para modificar o aprovador
   3. Configure o nível de aprovação da seguinte forma: Tipo de aprovador: papel relativo e Aprovador: gerente
   4. Clique em Salvar aprovador
6. Configure o segundo nível de aprovação:
   1. Clique em Adicionar nível de aprovação
   2. Selecione Usuário como tipo de aprovador
   3. Selecione todos os usuários que você deseja que sejam aprovadores neste nível
   4. Clique em Salvar nível de aprovação
7. Clique em Salvar alterações - no canto superior direito da página

2. Grupo de aprovação para solicitações de gerentes

1. No seu menu lateral, vá para Configurações
2. Acesse a seção de Treinamento
3. Na seção Configuração de aprovação para solicitações de treinamento, clique em Adicionar novo grupo de aprovação
4. Digite um Título e Descrição
   • Você pode optar por defini-lo como um grupo de auto-aprovação
5. Clique em Salvar

   

6. Clique no nível de aprovação
7. Clique no ícone de caneta para modificar o aprovador
8. Selecione Usuário como tipo de aprovador
9. Selecione todos os usuários que você deseja que sejam aprovadores neste nível
10. Clique em Salvar
11. Clique em Salvar alterações
12. Vá para a aba Funcionários
13. Clique em Adicionar funcionários no canto superior direito
14. Selecione os funcionários cujas solicitações você deseja que vão para este grupo de aprovação.
    Você pode usar os filtros para encontrar apenas os gerentes, por exemplo
15. Por fim, clique em Salvar

3. Grupo de aprovação para solicitações da equipe de RH

1. No seu menu lateral, vá para Configurações
2. Acesse a seção de Treinamento
3. Na seção Configuração de aprovação para solicitações de treinamento, clique em Adicionar novo grupo de aprovação
4. Digite um Título e Descrição
5. Ative o toggle de Grupo de auto-aprovação
6. Clique em Salvar
7. Vá para a aba Funcionários
8. Clique em Adicionar funcionários no canto superior direito
9. Selecione os funcionários cujas solicitações você deseja que vão para este grupo de aprovação
10. Por fim, clique em Salvar

Ativando o período de solicitação

Você pode estar interessado em definir quando seus funcionários podem solicitar treinamento. Você pode querer limitar os momentos em que eles podem criar essas solicitações.

Para isso:

1. No seu menu lateral, vá para Configurações
2. Acesse a seção de Treinamento
3. Na seção Solicitações de curso, ative Ativar solicitações de curso
   • Quando este toggle estiver ativado, funcionários com as permissões apropriadas poderão solicitar treinamento
   • Quando este toggle estiver desativado, ninguém poderá solicitar treinamento

Criando uma solicitação de treinamento

Nova proposta

1. No seu menu lateral, vá para Meu treinamento
2. Vá para a aba Minhas solicitações de treinamento
3. Clique em Solicitar curso
4. Preencha o campo Solicitação de treinamento. Você deve especificar:
   • A necessidade do curso
   • Informações básicas
     • Nome do curso
     • Nome do fornecedor
     • Link externo
     • Competências relacionadas
   • Informações sobre tempo e custo
     • Datas
     • Total de horas do curso
     • Horário do curso
     • Custo
     • Curso subsidiado (se necessário)
   • Participantes
   • Comentários
5. Clique em Enviar para aprovação

Do catálogo

Os funcionários também podem solicitar participar de um curso que já existe no plano de treinamento ao

1. Clicar em Ver o catálogo completo
2. Diretamente na aba Catálogo
3. Ao clicar em + Solicitar curso → Do catálogo

Escolha um grupo ou inscreva-se diretamente do catálogo

Para cada curso do catálogo, os administradores podem permitir que os participantes escolham o grupo que desejam ingressar e decidam se as solicitações precisam de aprovação.

Configure o curso

1. No seu menu lateral, vá para Treinamento
2. Abra o curso que você deseja configurar
3. Clique em Configurações do curso
4. Vá para a seção Visibilidade
5. Na seção Solicitações, ative as opções que você precisa:
   • Participantes escolhem seu grupo: as pessoas podem ver os grupos abertos do curso e escolher o que desejam ingressar
   • Auto-inscrição: solicitações do catálogo para este curso pulam a aprovação, e as pessoas ingressam no curso imediatamente
6. Clique em Salvar

Solicitar um curso e escolher um grupo

1. Abra o curso na aba Catálogo
2. Revise as datas disponíveis. Cada grupo mostra suas datas, formato e o número de vagas restantes
3. Clique em Solicitar curso
4. Na seção Escolha suas datas, selecione o grupo que deseja ingressar
5. Envie a solicitação

O grupo escolhido é salvo com a solicitação: o solicitante pode vê-lo em sua solicitação, e os aprovadores podem vê-lo antes de decidir.

• Apenas grupos que ainda estão abertos para ingressar são oferecidos. Grupos cuja sessão já ocorreu ou cuja data de término já passou são ocultados automaticamente.
• Um grupo cheio ainda é mostrado e pode ser selecionado, mas não garantirá uma vaga.
• Se Auto-inscrição estiver habilitada, o botão muda para Inscreva-se agora e a pessoa ingressa no curso imediatamente, no grupo escolhido se houver um.

O que acontece quando a solicitação é aprovada

• Se o grupo escolhido tiver vagas disponíveis, a pessoa será colocada nesse grupo e em suas sessões automaticamente.
• Se o grupo encher enquanto a solicitação estava aguardando, a solicitação não será rejeitada. A pessoa será inscrita no curso aguardando a atribuição de grupo, o grupo solicitado permanece registrado, e um gerente de treinamento pode colocá-la em um grupo quando uma vaga se tornar disponível.
• Um grupo nunca é preenchido além de seu limite. Saiba mais em Limites de vagas para grupos de treinamento.

Aprovando ou rejeitando uma solicitação de treinamento

Quando uma solicitação é enviada, o fluxo de aprovação começa. Para cada nível de aprovação, notificações são enviadas aos aprovadores, e a solicitação não avançará para o próximo nível até que pelo menos um aprovador do nível atual a tenha aprovado.

Os aprovadores receberão:

• Uma notificação em Caixa de entrada → Solicitações da qual podem revisar as informações básicas da solicitação e aprovar ou rejeitar.
• Um e-mail do qual podem aprovar ou rejeitar a solicitação diretamente.

Os aprovadores podem acessar a lista de todas as solicitações navegando para Treinamento → Solicitações, onde podem visualizar solicitações por Status e aplicar filtros por Solicitante, Competências, e/ou Data da solicitação. Quando os participantes escolhem seu grupo, o grupo escolhido também é exibido como uma coluna nesta lista.

Os aprovadores podem:

• Adicionar informações a uma solicitação pendente
• Aprovar uma solicitação: Se houver etapas pendentes no fluxo de aprovação, a solicitação permanece pendente; se for a última etapa, muda para aprovada
• Rejeitar uma solicitação: O motivo é obrigatório, e a solicitação é rejeitada sem mais etapas.