Cuando un/a empleado/a deja la empresa, los equipos de RR. HH. suelen necesitar acceder y exportar sus datos históricos para informes, cumplimiento normativo o documentación interna. Factorial permite descargar diversos tipos de información relacionada con antiguos/as empleados/as, incluso después de que su perfil haya sido desactivado.
En este artículo, aprenderás cómo acceder y descargar datos clave de control horario de empleados/as despedidos/as.
Descripción general
Factorial almacena registros históricos de los/as empleados/as incluso después de que hayan sido dados de baja o inactivos . Los responsables de RR. HH. pueden exportar esta información a través de los módulos pertinentes para mantener registros, realizar auditorías o responder a solicitudes internas o legales.
Cuándo y por qué se debe utilizar
La descarga de información de empleados/as despedidos/as es útil cuando necesitas:
- Mantener la documentación de RR.HH. y los registros de cumplimiento
- Proporcionar datos a los equipos de finanzas, nóminas o legales
- Analizar la actividad histórica de los/as empleados/as
- Preparar auditorías o informes internos
- Compartir información con el/la empleado/a si te lo solicita
Cómo utilizar
Los informes comunes solicitados para ex empleados/as incluyen:
- Ausencias
- Control horario
Los permisos de exportación pueden depender de tu rol de usuario . Contacta con tu administrador Factorial si no ves la opción de exportación.
Informes de ausencias
- Ve a Organización
- Haz clic en Exportar datos en la esquina superior derecha
- Selecciona Ausencias
- Selecciona el tipo de ausencias:
- Ausencias de la empresa
- Ausencias usadas
- Actividad de ausencias
- Horario de ausencias
- En Seleccionar empleados, haz clic en el icono de filtro
- Filtra por Estado de acceso > Terminado
- Haz clic en Descargar
Informes de control horario
- En la barra lateral, ve a control horario
- Filtra los/as empleados/as por Estado > Empleados anteriores
- Selecciona los/as empleados/as marcando la casilla a la izquierda de su nombre
- Haz clic en Descargar exportación en la barra de la parte inferior
- Elige un tipo de exportación
-
Exportación de control horario - Versión completa. Elige:
- Formato de archivo
- Formato de tiempo para contratos por horas
- Tiempos de ausencia
- Fechas (desde - hasta)
-
Exportación de control horario - Resumen. Selecciona:
- Formato de archivo
- Formato de tiempo para contratos por horas
- Fecha (desde - hasta)
-
Exportación de control horario. Selecciona:
- Tipo de exportación
- Formato de archivo
- Formato de tiempo para contratos por horas
- Base del período
- Tipos de ausencia
- Fecha (desde - hasta)
-
Exportación de control horario - Versión completa. Elige:
- Haz clic en Enviar
Si el/la empleado/a no aparece en el filtro, asegúrate de que los/as empleados/as inactivos/as o despedidos/as estén incluidos/as en la configuración del filtro .
Si el informe exportado no incluye el historial completo, verifica que el rango de fechas incluya todo el período de empleo del/la empleado/da.
Consejos y mejores prácticas
- Exporta datos antes de eliminar perfiles de forma permanente: es posible que los datos históricos ya no sean accesibles si se elimina permanentemente el perfil de un/a empleado/a
- Utiliza filtros de fecha para asegurarte de capturar el período completo de actividad del/la empleado/a
- Si necesitas informes periódicos para los procesos de offboarding, considera crear una lista de verificación de exportación estándar para los equipos de RR.HH.
Preguntas frecuentes
-
¿Puedo acceder a los datos de los empleados después de que hayan sido despedidos?
Sí. Factorial mantiene registros históricos, lo que permite a los equipos de RR.HH. acceder y exportar datos anteriores de empleados/as inactivos/as.
-
¿Puedo descargar el historial completo de control horario de un/a ex empleado/a?
Sí. Al seleccionar al/la empleado/a en los informes de control horario y configurar el rango de fechas apropiado, puede exportar su historial completo de horas trabajadas.