Los estados de ciclo introducen una forma clara y estructurada de gestionar tu nómina de principio a fin. Cada ciclo de nómina ahora avanza a través de un conjunto de estados definidos que reflejan el proceso real de nómina de RRHH, brindándote mejor visibilidad, control y confianza en cada paso.

¿Qué son los estados de ciclo?

Los estados de ciclo muestran el ciclo de vida de una nómina en Compensation: dónde se encuentra tu nómina, qué puedes hacer ahora y qué viene a continuación.

Cada estado coincide con una etapa real de nómina, desde la recolección de datos hasta la validación final:

Abierto → En preparación → Cálculo → En revisión → Completado

Una línea de tiempo en la parte superior de cada ciclo de nómina muestra estos estados. Destaca la etapa actual y la siguiente acción a realizar. Otras acciones están en el menú de acciones adicionales.

¿Por qué son importantes los estados de ciclo?

• Ver el progreso de un vistazo: la línea de tiempo muestra dónde está el ciclo y qué viene a continuación.
• Saber qué hacer a continuación: la acción principal cambia con cada etapa, por lo que no tienes que buscar entre cada botón.
• Controlar cuándo se pueden editar los datos: la fecha límite establece cuándo los/las gerentes aún pueden hacer cambios y cuándo los datos están bloqueados.
• Reducir la incertidumbre de la nómina: ya no más adivinanzas sobre si la nómina ha sido enviada, calculada o finalizada.

Estados del ciclo de nómina explicados

Abierto

El ciclo de nómina está abierto y editable.

• Estado predeterminado cuando se crea un ciclo
• Los/las gerentes pueden actualizar los datos de compensación e ingresar variables
• Se permite la sincronización con otros módulos (por ejemplo, seguimiento de tiempo, gastos)
• Funciona hasta la fecha límite

En preparación

El ciclo de nómina está bloqueado para los/las gerentes y otros módulos, y está listo para ser enviado para cálculo.

• Se activa automáticamente a medianoche después de la fecha límite (en la zona horaria del país del ciclo de nómina)
• Las ediciones de los/las gerentes y la sincronización desde otros módulos están bloqueadas
• Los/las administradores/as de RRHH aún pueden ajustar las variables del ciclo
• Si una variable de Por Día Trabajado se aprueba tarde, la persona que ejecuta la nómina decide si pagarla en este ciclo o en el siguiente
• El ciclo está listo para ser exportado, sincronizado o enviado a tu contador/a, dependiendo de tu configuración

Cálculo

Los datos de nómina han sido enviados para cálculo. Dependiendo de tu configuración, esto significa:

• Exportar un archivo de nómina
• Sincronizar datos con tu software de nómina
• Enviar información de nómina a tu contador/a o profesional de nómina

En esta etapa, estás esperando los resultados de la nómina.

En revisión

Los resultados de la nómina han sido recibidos y están listos para ser revisados.

• Los resultados de la nómina se importan a Factorial
• RRHH puede revisar montos, validaciones y resultados
• Se pueden generar archivos de pago SEPA para preparar los pagos de salarios (los montos netos se utilizan para generar el SEPA)
• Esta es la última revisión antes de completar el ciclo
• Se activa a través de Importar resultados

Completado

El ciclo de nómina está finalizado, este es un paso manual que debe ser activado por el/a administrador/a de RRHH.

• Los resultados se confirman y el ciclo se cierra
• Los datos de nómina se envían al Espacio Financiero para desbloquear análisis
• Los resultados de nómina aún pueden ser importados
• Se activa a través de Marcar como completado. Puedes completar un ciclo en una fecha específica, no solo en el último día del mes.
• Si completaste un ciclo por error, puedes reabrirlo.

Cómo funciona la fecha límite con los estados de ciclo

La fecha límite es el último día incluido en el ciclo de nómina. Reemplaza el botón manual de Bloquear: cuando finaliza la fecha límite, el ciclo pasa de Abierto a En preparación automáticamente.

Bueno saber:

• Cada ciclo de nómina tiene una fecha límite. Por defecto, es el último día del mes.
• Estableces el predeterminado una vez en Configuración → Compensación. Puedes anularlo para una única ejecución de nómina.
• Puedes cambiar la fecha límite solo para ejecuciones actuales y futuras, y solo a una fecha posterior.
• Cambiar la fecha límite nunca mueve un ciclo en En preparación de regreso a Abierto.

Cómo usar

1. Ve a Compensación
2. Abre el ciclo de nómina relevante
3. Revisa la línea de tiempo para ver el estado actual
4. Sigue la siguiente acción destacada para avanzar el ciclo:
   • Abierto → En preparación: ocurre automáticamente después de la fecha límite
   • En preparación → Cálculo: exportar, sincronizar o enviar a tu contador/a (la acción mostrada depende de tu configuración)
   • Cálculo → En revisión: haz clic en Importar resultados
   • En revisión → Completado: haz clic en Marcar como completado
   • Completado → de regreso a un estado anterior: haz clic en Reabrir ciclo
5. Otras opciones están en el menú de acciones adicionales

¿Puedo completar un ciclo en una fecha personalizada?

Sí. Puedes completar un ciclo de nómina en una fecha personalizada. Esto es útil cuando la nómina se confirma antes o después de lo esperado, o para coincidir con tu proceso de nómina interno o externo.

Una vez que el ciclo está completado:

• Los datos de nómina se envían al Espacio Financiero para desbloquear análisis
• No se pueden hacer más ediciones a menos que reabras el ciclo
• Los resultados de nómina aún pueden ser importados

¿Puedo reabrir un ciclo completado?

Sí. Si un ciclo fue completado por error, o necesitas importar nuevos resultados de nómina, puedes reabrirlo tú mismo/a.

Qué ciclos pueden ser reabiertos

• Ciclos completados para el período actual, el período anterior y períodos futuros
• Para períodos anteriores, el botón Reabrir ciclo se muestra pero está deshabilitado

Qué estado vuelve el ciclo

Factorial elige el estado por ti, y la ventana de confirmación lo muestra antes de que confirmes:

Qué se mantiene

• Los resultados de nómina importados se mantienen
• No se eliminan líneas de compensación, compensación adicional ni notas de observación
• La planificación financiera mantiene los últimos resultados importados

Pagos después de reabrir

Si importas nuevos resultados de nómina después de reabrir:

• Mismo pago neto: nada nuevo que enviar, por lo que Enviar para pago está deshabilitado
• Pago neto más alto: solo se envía la diferencia como una nueva solicitud de pago
• Pago neto más bajo: no se envía nada. Maneja la diferencia fuera de Factorial.

Cómo reabrir un ciclo

1. Ve a Compensación y abre el ciclo completado
2. Haz clic en Reabrir ciclo en la barra de herramientas
3. Revisa el estado al que volverá el ciclo, luego haz clic en Confirmar
4. La línea de tiempo se actualiza al nuevo estado. Cuando termines, haz clic en Marcar como completado para cerrar el ciclo nuevamente.

Para reabrir ciclos, necesitas el permiso de Reabrir Ciclo Completado.

FAQ

1. ¿Puedo mover un ciclo de regreso a un estado anterior? 
   Solo desde Completado. Puedes reabrir un ciclo completado para el período actual, anterior o un período futuro, y regresa a En Revisión, En Preparación o Abierto dependiendo de sus datos. De lo contrario, los ciclos solo avanzan: una vez que la fecha límite ha pasado, un ciclo no puede ser devuelto a Abierto manualmente.
    
2. ¿Por qué no puedo reabrir un ciclo más antiguo?
   Solo se pueden reabrir ciclos completados del período actual, anterior y futuros. Esto protege la nómina que ya ha sido pagada e informada.
    
3. ¿Se incluye el día de corte en el ciclo?
   Sí. El ciclo pasa a En preparación a medianoche después de la fecha límite, así que cualquier cosa aprobada en el día de corte se incluye.
    
4. ¿Qué pasa con las horas aprobadas después de la fecha límite?
   No se pierden. Para variables de Por Día Trabajado, eliges si pagarlas en el ciclo actual o en el siguiente. Las horas extras y especiales pueden ser enviadas al ciclo siguiente.
    
5. ¿Reabrir un ciclo elimina mis resultados de nómina?
   No. Los resultados importados, líneas de compensación, suplementos y notas de observación se mantienen.
    
6. ¿Puedo completar la nómina antes del último día del mes?
   Sí. Puedes completar un ciclo en una fecha que coincida con el horario de nómina de tu empresa.