Descripción general
El Importador Universal te permite crear proyectos y fases en Factorial de forma masiva subiendo una hoja de cálculo. En lugar de añadir proyectos uno por uno, puedes preparar todos tus datos en formato Excel o CSV e importarlos todos a la vez.
Esta guía te acompaña a través de todo el proceso: preparación del archivo, carga del mismo, asignación de columnas, revisión de los datos y finalización de la importación.
Antes de empezar
Permisos
Necesitas el permiso de Importar recursos para usar el importador universal. Si no ves la opción de importación, ponte en contacto con el/la administrador/a Factorial .
Formatos de archivo compatibles
El importador acepta los siguientes tipos de archivo:
- .xlsx (Microsoft Excel)
- .xls (Excel heredado)
- .csv (valores separados por comas)
Cómo funcionan los proyectos y las fases en el archivo
Cada fila de tu hoja de cálculo representa un proyecto o un proyecto con una fase. Así es como funciona:
- Si solo rellenas las columnas de nivel de proyecto, la fila crea un proyecto
- Si también rellenas las columnas de fase (nombre de la fase, estado de la fase, etc.), la fila crea un proyecto con una fase
- Para añadir varias fases al mismo proyecto, utiliza varias filas con el mismo nombre de proyecto . El importador detectará que pertenecen al mismo proyecto y creará un único proyecto con varias fases.
Ejemplo: Para importar un proyecto llamado "Rediseño del sitio web" con dos fases ("Diseño" y "Desarrollo"), crea dos filas. Ambas filas tendrán "Rediseño del sitio web" como nombre del proyecto, pero nombres de fase diferentes.
Paso 1 - Accede al importador
- Accede a Proyectos desde la barra de navegación lateral
- Haz clic en el botón Importar (icono de carga) en la parte superior derecha de la lista de proyectos
- Se abrirá la ventana del importador universal
Paso 2 - Sube tu archivo
- Arrastra y suelta el archivo en el área de carga, o haz clic en Examinar para seleccionar un archivo desde tu ordenador
- También puedes descargar una plantilla para ver el formato esperado antes de preparar sus datos. La plantilla incluye valores de ejemplo para guiarte
- Una vez cargado, el importador lee el archivo y pasa al paso de asignación de columnas
Paso 3 - Asigna tus columnas
El importador intentará hacer coincidir automáticamente las columnas de su hoja de cálculo con los campos Factorial . Revisa cada asignación y ajústala si es necesario:
- Las columnas con una marca de verificación verde se han emparejado automáticamente
- Las columnas con un icono de advertencia requieren tu atención: selecciona el campo Factorial correcto en el menú desplegable
- Puedes omitir las columnas que no deseas importar
Una vez que se hayan asignado todos los campos obligatorios, haz clic en Continuar .
Paso 4 - Revisa y corrige errores
El importador valida tus datos y muestra una pantalla de revisión similar a una hoja de cálculo donde puedes:
- Ver todas sus filas con sus valores mapeados
- Las celdas con errores están resaltadas en rojo; coloca el cursor sobre ellas para ver cuál es el problema
- Edita los valores directamente en la pantalla de revisión para corregir errores antes de importar
- Elimina las filas que no deseas importar
Los errores de validación más comunes incluyen:
| Error | Qué significa |
|---|---|
| Falta un campo obligatorio | El nombre del proyecto, el estado, la entidad legal o el tipo de presupuesto están vacíos. |
| Rango de fechas no válido | La fecha de vencimiento es anterior a la fecha de inicio. |
| Correo electrónico no válido | El correo electrónico del propietario del proyecto no coincide con el formato esperado. |
| Datos del proyecto inconsistentes | Dos filas con el mismo nombre de proyecto tienen valores diferentes para los campos a nivel de proyecto (por ejemplo, estados diferentes). |
| Campo de presupuesto no aplicable | Se rellena un campo de presupuesto, pero este no se aplica al tipo o alcance de presupuesto seleccionado. |
Corrige cualquier error y haz clic en Continuar cuando sus datos estén limpios.
Paso 5 - Confirma e importa
Revisa el resumen de importación para ver cuántos proyectos y fases se crearán. Haz clic en Importar para iniciar el proceso.
La importación se ejecuta en segundo plano. Puedes:
- Cerrar la ventana y continuar trabajando; la importación se completará automáticamente
- Consulta el historial de importaciones para ver el estado de tu importación
Historial de importación
Puedes consultar las importaciones anteriores en la sección Historial de importaciones :
- Ve a Configuración
- Accede a la sección de historial de importaciones
- Aquí verás todas las importaciones anteriores con su estado (completada, en curso o fallida), el número de registros importados y cualquier error
Referencia de campos disponibles
A continuación se muestra la lista completa de campos que puedes incluir en tu archivo de importación.
Campos del proyecto
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre del proyecto | Sí | El nombre del proyecto. Se utiliza para agrupar filas que pertenecen al mismo proyecto. |
| Código del proyecto | No | Un código corto o una referencia para el proyecto. |
| Estado | Sí | Estado del proyecto. Valores aceptados: Activo , Borrador , Cerrado . |
| Fecha de inicio | No | La fecha de inicio del proyecto. |
| Fecha de vencimiento | No | Fecha límite del proyecto. Debe ser igual o posterior a la fecha de inicio. |
| Descripción | No | Una descripción textual del proyecto. |
| Entidad jurídica | Sí | La entidad legal a la que pertenece el proyecto. Debe coincidir con una entidad legal existente en tu cuenta Factorial . |
| Propietario del proyecto (correo electrónico) | No | La dirección de correo electrónico del empleado responsable del proyecto. Debe coincidir con la dirección de correo electrónico de un empleado existente. |
| Tipo de presupuesto | Sí | El modelo de presupuesto. Valores aceptados: Tiempo y materiales , Precio fijo , Sin presupuesto . |
| Alcance del presupuesto | No | Si el presupuesto se controla a nivel de proyecto o se delega a fases. Valores aceptados: Proyecto , Fases . |
| Costo estimado | No | El importe del coste previsto. Solo aplicable a presupuestos de tiempo y materiales o de precio fijo con alcance de proyecto. |
| Costo fijo | No | Importe del coste fijo. Solo aplicable con alcance de proyecto. |
| Horas estimadas | No | Horas previstas para el proyecto. Solo aplicable a presupuestos de tiempo y materiales con alcance de proyecto. |
| Facturable | No | Indica si el proyecto es facturable. Valores aceptados: verdadero / falso . Solo aplicable con alcance de proyecto. |
| Presupuesto estimado del cliente | No | Ingresos previstos del cliente. Solo aplicable si el proyecto es facturable, para presupuestos de tiempo y materiales o de precio fijo. |
Campos de fase
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre de la fase | No | El nombre de la fase a crear dentro del proyecto. |
| Código de fase | No | Un código corto o referencia para la fase. |
| Fecha de inicio de la fase | No | La fecha de inicio de la fase. |
| Fecha de vencimiento de la fase | No | La fecha límite de la fase. Debe ser igual o posterior a la fecha de inicio de la fase. |
| Estado de la fase | No | Estado de la fase. Valores aceptados: Activo , Borrador , Cerrado . |
| Descripción de la fase | No | Una descripción textual de la fase. |
| Costo de fase | No | El coste previsto para la fase. Solo aplicable cuando el alcance del presupuesto es Fases . |
| Costo fijo de fase | No | El costo fijo para la fase. Solo aplicable cuando el alcance del presupuesto es Fases . |
| Horas de fase | No | Las horas previstas para la fase. Solo aplicable cuando el alcance del presupuesto sea Fases . |
| Facturación por fases | No | Si la fase es facturable. Solo aplicable cuando el alcance del presupuesto es Fases . |
| Presupuesto del cliente por fase | No | Los ingresos previstos del cliente para la fase. Solo aplicable cuando la fase es facturable y el alcance del presupuesto es Fases . |
Consejos y mejores prácticas
- Primero, descarga la plantilla. Incluye datos de ejemplo y todas las columnas disponibles, lo que facilita la preparación correcta del archivo.
- Mantén la coherencia en los nombres de los proyectos. Al importar varias fases para el mismo proyecto, asegúrate de que el nombre del proyecto sea idéntico en todas las filas (incluyendo mayúsculas y espacios).
- Los campos a nivel de proyecto deben ser consistentes. Si dos filas comparten el mismo nombre de proyecto, deben tener los mismos valores para todos los campos a nivel de proyecto (estado, entidad legal, tipo de presupuesto, etc.). De lo contrario, se producirá un error de validación.
- Utiliza el alcance del presupuesto con criterio. Establece el alcance del presupuesto en "Fases" si deseas realizar un seguimiento del presupuesto a nivel de fase. Establécelos en "Proyecto" (o déjelo en blanco) para gestionar el presupuesto a nivel de proyecto.
- Los proyectos existentes se identifican por nombre. Si ya existe un proyecto con el mismo nombre en tu cuenta Factorial , el importador añadirá fases a ese proyecto en lugar de crear uno duplicado. Sin embargo, no se añadirán nuevas fases a los proyectos que existían antes de que comenzara el proceso de importación.
- Las fases también se eliminan por nombre. Si dentro de la misma importación dos filas tienen el mismo nombre de proyecto y el mismo nombre de fase, solo se creará una fase.
Preguntas frecuentes
-
¿Puedo actualizar proyectos existentes con el importador?
El importador está diseñado para crear nuevos proyectos y fases. Si ya existe un proyecto con el mismo nombre, no se le realizarán cambios, pero sí se podrán añadir nuevas fases.
-
¿Qué ocurre si la importación falla a mitad del proceso?
Cada fila se procesa de forma independiente dentro de una transacción. Si una fila falla, no afectará a las demás. Puedes consultar qué filas se procesaron correctamente y cuáles fallaron en el historial de importación.
-
¿Puedo importar proyectos sin fases?
Sí. Simplemente deja todas las columnas de fase vacías y el importador creará proyectos sin fases.
-
¿Hay límite de filas?
El importador admite archivos con cientos de filas. Para importaciones muy grandes, considera dividirlas en varios archivos.
-
¿Puedo deshacer una importación?
Los proyectos y fases importados no se pueden deshacer automáticamente. Deberás eliminarlos manualmente si es necesario.