Gestionar documentos y asegurar el cumplimiento puede llevar tiempo. Con ONE, ahora puedes hacer preguntas directamente sobre tus documentos, carpetas y plantillas, ahorrando tiempo y mejorando la visibilidad en tu organización.
Descripción general
Esta función te permite interactuar con tu base de datos de documentos utilizando lenguaje natural. En lugar de buscar manualmente en carpetas o rastrear pestañas, simplemente puedes preguntar a ONE y recibir respuestas instantáneas.
Cuándo y por qué debería usarse
Usa esta función cuando:
- Necesites verificar rápidamente el cumplimiento de documentos (por ejemplo, firmas o archivos faltantes)
- Quieras verificar el estado de un documento específico o de un empleado
- Estés preparando auditorías y necesites identificar brechas
- Necesites ayuda para entender o utilizar plantillas de documentos
Cómo usar
- Abre ONE
- Inicia una conversación: Escribe tu pregunta utilizando lenguaje natural (como lo harías con un colega)
- Revisa la respuesta proporcionada por ONE
- Refina tu pregunta si es necesario para obtener resultados más específicos
- Seguimiento de cumplimiento: "Muéstrame una lista de todos los empleados con una firma 'Pendiente' para la Nueva Política de Seguridad."
- Estado individual: "¿Ha firmado Eduardo Oliveira su último contrato ya? Si es así, ¿cuándo?"
- Auditoría y brechas: "Cruza las contrataciones de 2025 y lista a quienes les falta un archivo en su carpeta de 'Documentos de Identidad'."
- Validación: "Confirma la fecha de carga del contrato de promoción de María López y verifica si recibió el nuevo archivo."
- Asistencia con plantillas: "¿Qué variables relacionadas con contratos puedo usar en mis plantillas?"
Si no estás obteniendo los resultados esperados, intenta reformular tu pregunta con más detalles específicos (por ejemplo, nombre del empleado, tipo de documento o fecha).
Si ONE no puede encontrar la información que estás solicitando, asegúrate de que el documento exista en la plataforma y esté correctamente categorizado, y verifica que tengas permiso para acceder a los datos solicitados.
Si la respuesta parece incompleta, haz una pregunta de seguimiento o proporciona más contexto para refinar los resultados.
Pide a ONE que actúe sobre tus documentos
Además de responder preguntas, ONE puede realizar trabajos documentales cotidianos por ti. Los administradores de recursos humanos, gerentes y empleados pueden pedir a ONE, con sus propias palabras, que realice cualquier acción que harían manualmente en Documentos:
- Almacenar un archivo: un archivo que subas, o uno que ONE creó, va a una carpeta que ONE sugiere. Puedes confirmarlo o elegir otra carpeta, incluso en los documentos de otro empleado.
- Enviar para firma: ONE solicita las firmas, y cada firmante recibe un correo electrónico.
- Verificar quién no ha firmado: ONE lista a los firmantes pendientes y puede enviarles un recordatorio.
- Mover documentos: a la carpeta que nombres.
- Encontrar y abrir: ONE responde con un enlace al documento, o lista las opciones cuando varios documentos coinciden.
- Eliminar y restaurar: el documento va a la papelera y puede ser restaurado. ONE te advierte antes de cancelar una firma en progreso.
- Gestionar carpetas: crear o renombrar carpetas y subcarpetas.
- Abre ONE
- Describe la acción que deseas, o adjunta el archivo que deseas almacenar
- Revisa el resumen. Antes de cualquier cambio, ONE muestra cada documento con su enlace, espacio y carpeta
- Confirma la acción. Nada cambia hasta que confirmes
ONE trabaja dentro de los permisos de cada persona en Factorial, por lo que solo puedes actuar sobre los documentos y carpetas que ya puedes gestionar manualmente.
Recordatorios de firma son el mismo correo electrónico que recibieron los firmantes la primera vez. Cada documento pendiente envía un correo electrónico separado, por lo que un empleado con varios documentos pendientes recibe un correo electrónico por documento.
Enviar documentos a varios empleados a la vez solo está disponible a través de ONE para recibos de sueldos: adjunta el PDF del recibo del mes y ONE prepara el envío para que lo revises y distribuyas. Aprende más en Cómo enviar recibos de sueldos en masa. Para otros documentos, ONE puede enviar uno o más documentos a un empleado a la vez. Para enviarlos a muchos empleados, usa la pestaña Distribuir archivos en Documentos.
Pide a ONE que cree y envíe plantillas de documentos
ONE también puede crear plantillas de documentos (DOCX y PDF) y enviarlas a un empleado por ti. Esto está disponible para usuarios que pueden gestionar plantillas de documentos.
Para crear una plantilla:
- Abre ONE en Inicio
- Arrastra un archivo al chat de ONE y pídele a ONE que lo convierta en una plantilla, o describe el documento que necesitas
- Confirma. ONE lo convierte en una plantilla
Para enviar una plantilla a un empleado:
- Abre ONE
- Pide a ONE que envíe la plantilla al empleado. Por ejemplo: "Envía la carta de promoción a Alda, nuevo título Analista Senior"
- ONE llena la plantilla con los datos del empleado y te pregunta por cualquier valor que Factorial no tenga (por ejemplo, un nuevo título de trabajo o la fecha de inicio del próximo contrato)
- Revisa la vista previa. ONE te muestra el documento final antes de que sea enviado
- Elige la carpeta de destino y confirma
- Pide firmas si es necesario. Puedes decirle a ONE quién necesita firmar primero
PDFs rellenables: cuando le pides a ONE que envíe un PDF rellenable, eliges si lo llenas tú mismo o se lo envías al empleado para que lo complete. Si lo llenas tú, el empleado recibe la versión final, sin formulario que completar.
Consejos y mejores prácticas
- Sé lo más específico posible al hacer preguntas (por ejemplo, incluye nombres, tipos de documentos o plazos)
- Usa palabras clave claras como “firmado,” “pendiente,” “subido,” o “faltante”
- Descompón consultas complejas en preguntas más pequeñas para obtener respuestas más precisas
- Verifica dos veces la información crítica de cumplimiento antes de tomar acción
FAQ
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¿Puede ONE verificar si un documento ha sido firmado?
Sí, ONE puede confirmar si un documento ha sido firmado y, si está disponible, proporcionar la fecha de la firma.
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¿Puedo usar ONE para identificar documentos faltantes?
Sí, puedes preguntar a ONE que cruce empleados o períodos de tiempo y resalte archivos faltantes o carpetas incompletas.
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¿Puedo preguntar sobre empleados específicos?
Sí, puedes preguntar sobre empleados individuales y su estado de documentos (por ejemplo, contratos firmados, archivos subidos).
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¿Puede ONE ayudarme con plantillas de documentos?
Sí. Puedes preguntar sobre las variables disponibles y cómo usarlas en tus plantillas. ONE también puede convertir un archivo o una descripción en una plantilla y enviar una plantilla a un empleado llena con sus datos.
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¿Puede ONE hacer cambios en mis documentos?
Sí. ONE puede almacenar, enviar para firma, enviar recordatorios de firma, mover, eliminar y restaurar documentos, y crear o renombrar carpetas. Antes de cualquier cambio, ONE te muestra lo que hará y espera tu confirmación.
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¿Por qué no puede ONE acceder a ciertos documentos?
El acceso depende de tus permisos. Si no tienes acceso a un documento, ONE no podrá recuperar información sobre él.
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¿La información proporcionada por ONE siempre está actualizada?
ONE refleja los datos actuales disponibles en la plataforma. Asegúrate de que los documentos estén correctamente subidos y actualizados para obtener resultados precisos.