Al enviar documentos para la firma electrónica, puedes definir el orden en el que se solicita a los/as destinatarios/as que firmen. Esto ayuda a garantizar que las firmas sigan el flujo de aprobación correcto y que cada firmante revise el documento solo cuando sea su turno.
En este artículo, aprenderás cómo funciona la firma secuencial, qué pueden esperar los/as firmantes y consideraciones importantes antes de utilizar esta función.
Resumen
La firma secuencial te permite definir el orden en el que los/as destinatarios/as reciben, revisan y firman un documento.
En lugar de notificar a todos/as los/as firmantes al mismo tiempo, el sistema envía el documento a cada firmante uno por uno. El/la siguiente firmante solo es notificado/a después de que el firmante anterior haya completado su firma.
Esta función está disponible al enviar documentos de empleados o internos de la empresa.
Cuándo y por qué debe usarse
Utiliza la firma secuencial cuando tu organización requiera que las firmas sigan un proceso de aprobación específico. Esto es particularmente útil para:
- Acuerdos legales que requieren firmas en un orden específico
- Documentación relacionada con el cumplimiento
- Procesos de recursos humanos con aprobaciones jerárquicas
- Documentos internos donde una firma depende de una aprobación previa
La firma secuencial ayuda a reducir el trabajo manual, minimiza errores y asegura que los documentos sigan el flujo de aprobación previsto.
Cómo usar
- En tu barra lateral, ve a Organización y selecciona a un/a empleado/a
- Ve a la pestaña Documentos y elige una carpeta
- Haz clic en +Subir archivos
- En Configuración, activa el interruptor para Solicitar firma electrónica
- En el desplegable, haz clic en Incluir firmante adicional
- Organiza a los/as firmantes en la secuencia deseada
- Activa el interruptor para Firma secuencial
- Si eliges Indicar dónde colocar la firma, haz clic en Continuar
- Coloca los sellos de firma para cada empleado/a
- Una vez que eso esté hecho, haz clic en Subir archivo y solicitar firma electrónica
- Una vez que se envíe el documento:
- El/la primer/a firmante recibe una notificación y puede acceder al documento
- Después de que el/la primer/a firmante complete su firma, se notifica al/la siguiente firmante
- Este proceso continúa hasta que se hayan completado todas las firmas
- Cada firmante solo puede acceder y firmar el documento cuando sea su turno
Si el/la firmante todavía está esperando a que un/a firmante anterior complete su firma, no recibirá una notificación y no podrá acceder al documento hasta que sea su turno.
Si un documento fue rechazado por un/a firmante, los/as firmantes restantes ya no podrán ver ni firmar el documento.
Los/as empleados/as con permisos de administrador en la cola podrán ver el documento en su espacio, pero no podrán firmarlo hasta que sea su turno.
Consejos y mejores prácticas
- Revisa el orden de firma antes de enviar el documento
- Asegúrate de que la secuencia de firmantes refleje el proceso de aprobación de tu organización
- Confirma que los campos de firma estén asignados a los/as destinatarios/as correctos
Utiliza la firma secuencial para documentos que requieren validación legal, de cumplimiento o gerencial antes de avanzar al siguiente firmante.
FAQ
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¿Todos/as los/as firmantes recibirán el documento al mismo tiempo?
No. Los/as firmantes son notificados uno/a a la vez según el orden de firma que definas.
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¿Pueden los/as firmantes pendientes ver el documento antes de su turno?
No. Los/as firmantes pendientes no pueden acceder ni ver el documento hasta que se les notifique para firmar.
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¿Qué sucede si un/a firmante rechaza el documento?
El estado del documento cambia a Rechazado para todos/as los/as destinatarios/as, y el proceso de firma se detiene.
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¿Puedo usar la firma secuencial en flujos de trabajo de documentos en masa?
No. Actualmente, la firma secuencial no está disponible para documentos enviados a través de flujos de trabajo en masa.
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¿El orden de firma afecta la colocación de la firma?
Sí. El orden de firma está integrado con la colocación de la firma, creando una experiencia de firma más intuitiva para los/as destinatarios/as.