Gestionar documentos y garantizar el cumplimiento normativo puede ser una tarea que consume mucho tiempo. Con ONE , ahora puedes hacer preguntas directamente sobre tus documentos, carpetas y plantillas, lo que te ahorrará tiempo y mejorará la visibilidad en toda tu organización.
Descripción general
Esta función te permite interactuar con tu base de datos de documentos mediante lenguaje natural. En lugar de buscar manualmente en carpetas o pestañas, puedes hacerle una pregunta a ONE y recibir respuestas al instante.
Cuándo y por qué debe utilizarse
Utiliza esta función cuando:
- Debas comprobar rápidamente si los documentos cumplen con los requisitos (por ejemplo, si faltan firmas o archivos)
- Desees verificar el estado de un documento o empleado/a específico/a
- Estés preparando auditorías y necesites identificar deficiencias
- Necesites ayuda para comprender o utilizar las plantillas de documentos
Cómo usar
- Abre ONE
- Inicia una conversación: Escribe tu pregunta en lenguaje natural (como se la harías a un/a compañero/a)
- Revisa la respuesta proporcionada por ONE
- Si es necesario, refina tu pregunta para obtener resultados más específicos
- Seguimiento del cumplimiento: "Muéstrame una lista de todos/as los/as empleados/as con una firma 'Pendiente' para la Nueva Política de Seguridad."
- Situación individual: "¿Ha firmado Eduardo Oliveira su último contrato? Si es así, ¿cuándo?"
- Auditoría y deficiencias: "Coteja las contrataciones de 2025 y enumera a cualquier persona a la que le falte un archivo en su carpeta de 'Documentos de identificación'".
- Validación: "Confirma la fecha de carga del contrato de promoción de María López y verifica si recibió el nuevo archivo."
- Ayuda con las plantillas: "¿Qué variables relacionadas con los contratos puedo usar en mis plantillas?"
Si no obtienes los resultados esperados, intenta reformular tu pregunta con detalles más específicos (por ejemplo, nombre del/la empleado/a, tipo de documento o fecha).
Si ONE no encuentra la información que solicitas, asegúrate de que el documento exista en la plataforma y esté correctamente categorizado, y comprueba que tienes permiso para acceder a los datos solicitados.
Si la respuesta parece incompleta, formula una pregunta complementaria o proporciona más contexto para refinar los resultados.
Consejos y mejores prácticas
- Se lo más específico/a posible al formular preguntas (por ejemplo, incluya nombres, tipos de documentos o plazos)
- Utiliza palabras clave claras como "firmado", "pendiente", "cargado" o “faltante”
- Divide las consultas complejas en preguntas más pequeñas para obtener respuestas más precisas
- Verifica dos veces la información crítica sobre el cumplimiento normativo antes de tomar medidas
Preguntas frecuentes
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¿Puede ONE comprobar si un documento ha sido firmado?
Sí, ONE puede confirmar si un documento ha sido firmado y, si está disponible, proporcionar la fecha de la firma.
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¿Puedo usar ONE para identificar documentos faltantes?
Sí, puedes solicitarle a ONE que realice una comparación cruzada de empleados/as o períodos de tiempo y que resalte los archivos que faltan o las carpetas incompletas.
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¿Puedo preguntar sobre empleados/as específicos/as?
Sí, puedes preguntar sobre empleados/as individuales y el estado de sus documentos (por ejemplo, contratos firmados, archivos subidos).
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ONE puede ayudarme con plantillas de documentos?
Sí, puedes preguntar sobre las variables disponibles y cómo utilizarlas en tus plantillas.
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¿ ONE actualiza los documentos o solo proporciona información?
ONE proporciona información y análisis, pero no modifica los documentos ni su estado.
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¿Por qué ONE no puede acceder a ciertos documentos?
El acceso depende de tus permisos. Si no tienes acceso a un documento, ONE no podrá recuperar información sobre él.
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¿La información proporcionada por ONE está siempre actualizada?
ONE refleja los datos disponibles actualmente en la plataforma. Asegúrate de que los documentos se carguen y actualicen correctamente para obtener resultados precisos.