Reservar y gestionar espacios de trabajo es más rápido y flexible con ONE . Puedes consultar la disponibilidad, crear, actualizar o cancelar reservas directamente desde el chat, sin necesidad de acceder al módulo Espacios.
Descripción general
Esta función te permite gestionar el ciclo de vida completo de las reservas de espacios (salas de reuniones, escritorios, plazas de aparcamiento y cabinas) mediante lenguaje natural a través de ONE . Todas las acciones incluyen un paso de confirmación para garantizar la exactitud antes de aplicar los cambios.
Cuándo y por qué debe utilizarse
Utiliza esta función cuando:
- Quieras encontrar y reservar rápidamente espacios de trabajo disponibles
- Necesites actualizar o cancelar una reserva existente
- Estés reservando en nombre de otro/a empleado/a
- Prefieras una experiencia más rápida y conversacional en lugar de navegar por módulos
Cómo usar
Consultar disponibilidad
- Abre ONE desde tu espacio de trabajo
- Haz una pregunta como esta:
- ¿Qué salas de reuniones están disponibles mañana a las 10 de la mañana?
- ¿Hay algún escritorio libre en la oficina de Barcelona esta tarde?
- Revisa las opciones disponibles
Crear una reserva
- Pídele a ONE que cree una reserva
- Por ejemplo: “Reservar una sala de reuniones para mañana a las 3 de la tarde”
- Revisa el resumen de la reserva que muestra ONE
- Confirma la acción
Actualizar una reserva
- Solicítale a ONE que modifique una reserva existente
- Por ejemplo: “Cambiar mi reserva de escritorio al viernes”
- ONE comprobará la disponibilidad para la nueva solicitud
- Revisa el resumen de reservas actualizado
- Confirma los cambios
Cancelar una reserva
- Pídele a ONE que cancele una reserva
- Revisa el resumen de cancelación
- Confirma la acción
La creación, actualización y cancelación de reservas se realiza mediante un proceso de confirmación : el asistente muestra un resumen y solicita aprobación antes de ejecutar la acción.
Reservar en nombre de otro/a empleado/a
- Pídele a ONE que cree una reserva para otra persona
- ONE verificará tus permisos
- Si tienes permisos, revisa el resumen de la reserva
- Confirma la acción
Al reservar para otra persona, el asistente primero verifica que el/la usuario/a tenga permiso . Si no lo tiene, explica el motivo en lugar de mostrar un error sin mostrar ningún mensaje.
Si ONE no encuentra espacios disponibles, intenta ajustar la hora, la fecha o la ubicación. La disponibilidad puede ser limitada durante las horas pico.
Si no puedes realizar la reserva en nombre de otro/a empleado/a, es posible que no tengas los permisos necesarios. Ponte en contacto con tu administrador/a si es preciso.
Si la reserva no se creó ni se actualizó, asegúrate de haber confirmado la acción en el último paso.
Consejos y mejores prácticas
- Incluye detalles clave como fecha, hora, ubicación y tipo de espacio para obtener resultados más precisos
- Revisa detenidamente el resumen de confirmación antes de aprobar cualquier acción
- Utiliza un lenguaje claro al actualizar las reservas (por ejemplo, especifique la nueva hora o ubicación)
- Asegúrate de contar con los permisos necesarios antes de reservar en nombre de otras personas
Preguntas frecuentes
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¿Qué tipos de espacios puedo reservar con ONE ?
En función de la estructura de tu empresa, puedes reservar salas de reuniones, escritorios, plazas de aparcamiento y cabinas.
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¿Necesito confirmar cada acción?
Sí, todas las acciones (crear, actualizar, cancelar) requieren confirmación para evitar errores.
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¿Puede ONE consultar la disponibilidad en diferentes ubicaciones?
Sí, ONE puede buscar espacios disponibles en distintas ubicaciones y áreas de trabajo.
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¿Puedo actualizar la hora o el lugar de una reserva existente?
Sí, ONE te permite modificar las reservas, incluyendo fecha, hora y espacio, siempre que haya disponibilidad.
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¿Qué ocurre si no hay disponibilidad para el cambio que he solicitado?
ONE le informará y podrá sugerirle opciones alternativas.
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¿Puedo cancelar alguna reserva?
Puedes cancelar tus propias reservas. La cancelación de las reservas de otros/as depende de tus permisos.
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¿Cómo gestiona ONE los permisos al reservar para otras personas?
ONE comprueba automáticamente tus permisos antes de continuar y te explica si la acción no está permitida.
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¿Puedo ver un resumen antes de confirmar una reserva?
Sí, ONE siempre muestra un resumen detallado antes de que confirmes cualquier acción.