Con los permisos granulares para carpetas de documentos , puedes configurar el acceso a las carpetas de documentos de los empleados de forma más detallada y específica para cada rol. Esto te permite asignar permisos de "Editar" y "Ver" a carpetas específicas, lo que le brinda mayor control sobre la información confidencial, a la vez que mejora la seguridad de los datos y el cumplimiento del GDPR. En este artículo, aprenderás a configurar y administrar estos permisos para una mejor gestión de los documentos de los empleados.
Anteriormente, los permisos de acceso a documentos se aplicaban globalmente en todo el sistema de carpetas. Esto significaba que los usuarios con acceso a documentos podían ver todas las carpetas dentro del perfil de un empleado, independientemente de su rol o confidencialidad. La nueva actualización introduce dos permisos clave:
- Editar el permiso de la carpeta de X empleados
- Ver el permiso de la carpeta de empleados X
Estos permisos permiten a las empresas configurar el acceso a los documentos en un nivel más granular, garantizando que solo los usuarios autorizados puedan acceder a carpetas confidenciales, mejorando así la privacidad, la seguridad y el cumplimiento de los datos.
Cuándo y por qué se debe utilizar
Esta funcionalidad es ideal para organizaciones que necesitan mayor control sobre quién puede acceder, ver o editar las carpetas de documentos de los empleados. Al usar permisos basados en roles , puedes:
- Restringir el acceso a determinadas carpetas para roles o grupos específicos
- Asegurarte de que solo el personal autorizado pueda editar o ver datos confidenciales de los empleados
- Admitit flujos de trabajo de RR.HH. más complejos donde distintos empleados necesitan distintos niveles de acceso a los documentos
Cómo utilizar
- En tu barra lateral, ve a Configuración → Permisos
- Accede a la sección Documentos
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Establece permisos para las carpetas. Selecciona la carpeta cuyos permisos desea ajustar y asigna los permisos "Editar" o "Ver" según tus necesidades.
- Permiso de edición : permite al usuario realizar cambios en los documentos de la carpeta.
- Permiso para ver : otorga al usuario acceso de solo lectura para ver los documentos en la carpeta
- Guarda los cambios
Si no puedes asignar permisos a una carpeta, asegúrate de que la carpeta que intentas administrar sea de empleado. Las carpetas de empresa y de espacio privado no admiten permisos específicos para cada carpeta. Si el problema persiste, comprueba si tienes el acceso necesario para administrar los permisos de esa carpeta.
Si le otorgaste a un usuario el permiso "Ver", pero aún no puede ver la carpeta, verifica que el permiso "Ver la carpeta del empleado X" se haya asignado correctamente y que el usuario pertenezca al grupo correspondiente con los permisos necesarios. Si el problema persiste, intenta actualizar la página o contacta con el soporte técnico para obtener más ayuda.
Consejos y mejores prácticas
- Revisa los permisos periódicamente : revisa y actualiza periódicamente los permisos de las carpetas de documentos para garantizar que solo las personas adecuadas tengan acceso a los datos confidenciales de los empleados.
- Utiliza operaciones masivas para lograr eficiencia : si tienes un equipo grande o necesitas ajustar permisos en varias carpetas, aprovecha la función de operaciones masivas para agilizar el proceso.
- Limita los permisos de "Edición" : Ten cuidado al otorgar permisos de "Edición" , ya que permiten a los usuarios realizar cambios en los documentos. Para carpetas confidenciales, considera restringir el acceso de "Edición" y otorgar permisos de "Ver" solo a los usuarios que no necesiten realizar cambios.
- Acceso específico de roles : utiliza permisos basados en roles para garantizar que los diferentes grupos (por ejemplo, RR. HH., Legal o Líderes de equipo) tengan el acceso adecuado a los documentos en función de sus responsabilidades.
Preguntas frecuentes
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¿Cómo mejoran los nuevos permisos la seguridad de los datos?
Los nuevos permisos "Editar" y "Ver" permiten a las empresas limitar el acceso a datos confidenciales de los empleados, garantizando que solo el personal autorizado pueda ver o modificar documentos específicos. Esto reduce el riesgo de acceso no autorizado y ayuda a cumplir con las normativas de protección de datos, como el RGPD.
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¿Puedo aplicar permisos para carpetas de forma masiva?
Sí, puedes aplicar permisos de forma masiva, pero debes tener habilitado el “Permiso para editar carpeta de X empleados” con el contexto “toda la empresa” para al menos una carpeta para hacerlo.
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¿Qué sucede si asigno permisos "Ver" y "Editar" a un usuario para la misma carpeta?
Si se asignan los permisos "Ver" y "Editar" a un usuario, este tendrá acceso de lectura y escritura a esa carpeta. Si deseas que el usuario solo vea la carpeta, asígnale solo el permiso "Ver" .