Grâce à la gestion granulaire des autorisations d'accès aux dossiers de documents , vous pouvez configurer l'accès aux dossiers des employés de manière plus précise et en fonction de leur rôle. Vous pouvez ainsi attribuer des autorisations de « Modification » et de « Consultation » à des dossiers spécifiques, ce qui vous permet de mieux contrôler les informations sensibles tout en renforçant la sécurité des données et la conformité au RGPD. Cet article vous explique comment configurer et gérer ces autorisations pour une meilleure gouvernance des documents des employés.
Auparavant, les autorisations d'accès aux documents étaient appliquées globalement à l'ensemble du système de dossiers. Cela signifiait que les utilisateurs disposant d'un accès aux documents pouvaient consulter tous les dossiers du profil d'un employé, indépendamment de son rôle ou du niveau de confidentialité des dossiers. La nouvelle mise à jour introduit deux autorisations clés :
- Modifier les permissions du dossier de l'employé X
- Voir les autorisations du dossier de l'employé X
Ces autorisations permettent aux entreprises de configurer l'accès aux documents de manière plus précise, garantissant ainsi que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux dossiers sensibles, améliorant de ce fait la confidentialité, la sécurité et la conformité des données.
Quand et pourquoi l'utiliser
Cette fonctionnalité est idéale pour les organisations qui ont besoin d'un contrôle plus précis sur les personnes autorisées à accéder aux dossiers de documents de leurs employés, à les consulter ou à les modifier. Grâce aux autorisations basées sur les rôles , vous pouvez :
- Limiter l'accès à certains dossiers pour des rôles ou des groupes spécifiques.
- Veillez à ce que seul le personnel autorisé puisse modifier ou consulter les données sensibles des employés.
- Prendre en charge des flux de travail RH plus complexes où différents employés ont besoin de différents niveaux d'accès aux documents
Comment utiliser
- Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres → Autorisations
- Accédez à la section Documents
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Définissez les autorisations des dossiers. Choisissez le dossier dont vous souhaitez modifier les autorisations, puis attribuez-lui les autorisations « Modifier » ou « Consulter » selon vos besoins :
- Autorisation de modification : Permet à l’utilisateur de modifier les documents du dossier.
- Autorisation de voir: Accorde à l'utilisateur un accès en lecture seule pour consulter les documents du dossier
- Enregistrer les modifications
Si vous ne parvenez pas à attribuer des autorisations à un dossier, assurez-vous qu'il s'agit d'un dossier employé. Les dossiers d'entreprise et les espaces privés ne prennent pas en charge la gestion fine des autorisations. Si le problème persiste, vérifiez que vous disposez des droits d'accès nécessaires pour gérer les autorisations de ce dossier.
Si vous avez accordé à un utilisateur l'autorisation « Voir » mais qu'il ne peut toujours pas consulter le dossier, vérifiez que l' autorisation « Voir le dossier de l'employé X » a bien été attribuée et que l'utilisateur appartient au groupe approprié disposant des autorisations nécessaires. Si le problème persiste, essayez d'actualiser la page ou contactez l'assistance pour obtenir de l'aide.
Conseils et bonnes pratiques
- Vérifiez régulièrement les autorisations : Examinez et mettez à jour régulièrement les autorisations des dossiers de documents afin de garantir que seules les personnes autorisées aient accès aux données sensibles des employés.
- Utilisez les opérations groupées pour plus d'efficacité : si vous avez une grande équipe ou si vous devez ajuster les autorisations sur plusieurs dossiers, tirez parti de la fonctionnalité d'opérations groupées pour rationaliser le processus.
- Limiter les autorisations de modification : Soyez prudent lorsque vous accordez des autorisations de modification , car cela permet aux utilisateurs de modifier des documents. Pour les dossiers sensibles, envisagez de restreindre l’accès en modification et d’accorder uniquement l’autorisation de consultation aux utilisateurs qui n’ont pas besoin d’apporter de modifications.
- Accès spécifique aux rôles : Utilisez des autorisations basées sur les rôles pour garantir que différents groupes (par exemple, les RH, le service juridique ou les chefs d’équipe) disposent de l’accès approprié aux documents en fonction de leurs responsabilités.
FAQ
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En quoi les nouvelles autorisations améliorent-elles la sécurité des données ?
Les nouvelles autorisations « Modifier » et « Consulter » permettent aux entreprises de limiter l’accès aux données sensibles de leurs employés, garantissant ainsi que seul le personnel autorisé puisse consulter ou modifier certains documents. Cela réduit le risque d’accès non autorisé et contribue au respect des réglementations en matière de protection des données, telles que le RGPD.
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Puis-je appliquer des autorisations à des dossiers en masse ?
Oui, vous pouvez appliquer des autorisations en masse, mais vous devez disposer de l' autorisation « Modifier le dossier de l'employé X » avec le contexte « entreprise entière » activé pour au moins un dossier.
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Que se passe-t-il si j'attribue à un utilisateur les autorisations « Voir » et « Modifier » pour le même dossier ?
Si un utilisateur dispose des autorisations « Voir » et « Modifier » , il aura un accès en lecture et en écriture au dossier. Si vous souhaitez que l'utilisateur puisse uniquement consulter le dossier, attribuez-lui uniquement l'autorisation « Voir » .