Com as permissões granulares para pastas de documentos , você pode configurar o acesso às pastas de documentos dos funcionários de forma mais detalhada e específica para cada função. Isso permite atribuir permissões de "Editar" e "Visualizar" a pastas específicas, proporcionando maior controle sobre informações confidenciais, além de aprimorar a segurança dos dados e a conformidade com o GDPR. Neste artigo, você aprenderá como definir e gerenciar essas permissões para uma melhor governança dos documentos dos funcionários.
Anteriormente, as permissões de acesso a documentos eram aplicadas globalmente em todo o sistema de pastas. Isso significava que os usuários com acesso a documentos podiam visualizar todas as pastas no perfil de um funcionário, independentemente da função ou do nível de confidencialidade da pasta. A nova atualização introduz duas permissões principais:
- Editar permissão da pasta do funcionário X
- Consulte a permissão da pasta do funcionário X.
Essas permissões permitem que as empresas configurem o acesso a documentos em um nível mais granular, garantindo que apenas usuários autorizados possam acessar pastas confidenciais, aprimorando assim a privacidade, a segurança e a conformidade dos dados.
Quando e por que deve ser usado
Essa funcionalidade é ideal para organizações que precisam de maior controle sobre quem pode acessar, visualizar ou editar pastas de documentos de funcionários. Ao usar permissões baseadas em funções , você pode:
- Restrinja o acesso a determinadas pastas para funções ou grupos específicos.
- Garanta que apenas pessoal autorizado possa editar ou visualizar dados confidenciais de funcionários.
- Suporte a fluxos de trabalho de RH mais complexos, onde diferentes funcionários precisam de diferentes níveis de acesso a documentos.
Como usar
- Na sua barra lateral, acesse Configurações → Permissões.
- Acesse a seção Documentos
-
Defina as permissões para pastas. Escolha a pasta para a qual deseja ajustar as permissões e, em seguida, atribua as permissões de "Editar" ou "Visualizar" de acordo com suas necessidades:
- Permissão de edição : Permite ao usuário fazer alterações nos documentos da pasta.
- Permissão de leitura: Concede ao usuário acesso somente leitura para visualizar os documentos na pasta.
- Salvar alterações
Se você não conseguir atribuir permissões a uma pasta, verifique se a pasta que está tentando gerenciar é uma pasta de funcionário. Pastas de espaço corporativo e privado não suportam permissões granulares específicas para cada pasta. Se o problema persistir, verifique se você tem o acesso necessário para gerenciar as permissões dessa pasta.
Se você concedeu permissões de "Ver" a um usuário, mas ele ainda não consegue visualizar a pasta, verifique se a permissão "Ver pasta do funcionário X" foi atribuída corretamente e se o usuário pertence ao grupo apropriado com as permissões necessárias. Se o problema persistir, tente atualizar a página ou entre em contato com o suporte para obter mais ajuda.
Dicas e boas práticas
- Revise as permissões regularmente : Revise e atualize regularmente as permissões das pastas de documentos para garantir que apenas as pessoas apropriadas tenham acesso aos dados confidenciais dos funcionários.
- Utilize operações em lote para maior eficiência : Se você tem uma equipe grande ou precisa ajustar permissões em várias pastas, aproveite o recurso de operações em lote para agilizar o processo.
- Limitar permissões de "Editar" : Tenha cautela ao conceder permissões de "Editar" , pois isso permite que os usuários façam alterações em documentos. Para pastas confidenciais, considere restringir o acesso de "Editar" e conceder permissões de "Visualizar" apenas aos usuários que não precisam fazer alterações.
- Acesso específico por função : Utilize permissões baseadas em funções para garantir que diferentes grupos (por exemplo, RH, Jurídico ou Líderes de Equipe) tenham o acesso apropriado aos documentos com base em suas responsabilidades.
Perguntas frequentes
-
Como as novas permissões melhoram a segurança dos dados?
As novas permissões "Editar" e "Ver" permitem que as empresas limitem o acesso a dados confidenciais dos funcionários, garantindo que apenas pessoal autorizado possa visualizar ou modificar documentos específicos. Isso reduz o risco de acesso não autorizado e ajuda a manter a conformidade com regulamentações de proteção de dados como o GDPR.
-
Posso aplicar permissões a pastas em massa?
Sim, você pode aplicar permissões em massa, mas precisa ter a permissão "Editar pasta do funcionário X" com o contexto "empresa inteira" ativado para pelo menos uma pasta.
-
O que acontece se eu atribuir permissões de "Ver" e "Editar" a um usuário para a mesma pasta?
Se um usuário tiver as permissões "Ver" e "Editar" , ele terá acesso de leitura e gravação à pasta. Se você quiser que o usuário apenas visualize a pasta, atribua somente a permissão "Ver" .